Como o Sand Hotel deixou os hóspedes escolher, e 82% dispensaram a limpeza durante a estadia
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Erlendur Steinn Guðnason
Noites de estadia sem serviço pedido, outubro de 2026
72%
Noites de estadia sem serviço pedido, média do verão
36 a 46%
Taxa sem serviço com o opt-in do Sweeply no check-in, antes do Guest Connect
cerca de 80%
Menos mensagens de chat entre o housekeeping e a receção
0,75 FTE
Mão de obra libertada com ocupação total
Sævar Snorrason,
General Manager, Sand Hotel by Keahotels
Sobre o Sand Hotel e a Keahotels
A Keahotels gere 10 hotéis de três e quatro estrelas, com mais de 800 quartos em três regiões da Islândia: seis em Reykjavík e quatro no sul e no norte da Islândia, desde o Hotel Katla, perto de Vík, até ao Hotel Kea, em Akureyri, onde a cadeia começou.
O Sand Hotel é um dos seus hotéis urbanos de quatro estrelas, com 78 quartos em oito categorias, desde quartos standard a uma suite ampla. Sævar Snorrason é o General Manager e está na Keahotels desde 2021.
A maioria dos hóspedes viaja em lazer e, para muitos, a Islândia é a viagem de uma vida. Isso significa expectativas elevadas, com alguns dos custos operacionais mais altos da Europa.
O desafio: trabalhar às cegas
Na Islândia, os custos laborais sobem em toda a economia, pelo que todos os custos de abastecimento sobem com eles. Preços mais altos significam expectativas mais altas dos hóspedes. Sævar chamou-lhe «uma linha muito ténue»: manter equipas enxutas sem abdicar de nenhum padrão.
Nas palavras de Sævar, o método antigo funcionava com «listas impressas e mensagens constantes». Cada dia começava com o rececionista da noite a imprimir listas de tarefas para o housekeeping. As empregadas de andares levavam o papel e atualizavam-no à mão. Os quartos eram libertados para a receção uma mensagem de cada vez, através de uma aplicação de chat semelhante ao WhatsApp.
A receção trabalhava às cegas. A equipa tinha de perguntar constantemente se os quartos estavam prontos, e os hóspedes esperavam.
As empregadas de andares perdiam o ritmo. Cada mensagem obrigava a interromper o trabalho num quarto para tratar de outro.
Os gestores não tinham dados. Não havia forma fiável de medir o progresso ou o desempenho, por isso qualquer mudança era uma experiência. «No fim de contas, é só adivinhar.»
A solução: o Sweeply integrado no PMS
O Sweeply sincroniza com o PMS da Keahotels, pelo que as partidas e os estados dos quartos entram automaticamente. Todas as manhãs, os quartos do dia são atribuídos às empregadas de andares de turno.
As empregadas de andares veem no telemóvel o momento em que um quarto faz check-out, por isso vão diretamente a ele em vez de esperar ou andar à procura de informação.
Tocam em iniciar quando entram num quarto e em parar quando terminam. A receção vê em tempo real quem está em que quarto.
Uma checklist final cobre o que tem de ser verificado duas vezes antes de um quarto avançar.
O quarto passa para inspeção e um supervisor liberta-o como limpo. Cada atualização é sincronizada de volta com o PMS.
Como cada limpeza é cronometrada, Sævar criou um tempo padrão para cada um dos oito tipos de quarto. Usa-o para dividir a carga de trabalho de forma equilibrada e perceber para onde vai o tempo.
A formação foi leve. Descreve a aplicação como fácil de usar e, em grande parte, intuitiva para as empregadas de andares.
Repensar a limpeza durante a estadia
Digitalizar o processo antigo foi o primeiro passo. O maior ganho veio de perguntar aos hóspedes o que querem.
O primeiro passo foi o housekeeping opcional (opt-in) do Sweeply. A receção perguntava a cada hóspede no check-in com que frequência queria que o quarto fosse limpo, e o Sweeply transformava as respostas nas tarefas do dia. Isso levou o Sand Hotel a ter entre 36 e 46% das noites de estadia sem serviço.
Mas, no check-in, os hóspedes «só querem despachar», por isso muitos nunca chegaram a pensar a sério na pergunta.
Antes do verão de 2026, o Sand Hotel adicionou o Sweeply Guest Connect. A pergunta saiu do check-in e passou para o telemóvel dos hóspedes, onde decidem ao seu ritmo. Os hóspedes podem definir as suas preferências no email pré-chegada, até dois dias antes de chegarem, ou a partir do quarto, e mudar de ideias durante a estadia, e cada escolha entra diretamente no Sweeply como uma tarefa de housekeeping.
Com o Guest Connect, a taxa sem serviço subiu para uma média de 72% no verão, e 82% em outubro.
Resultados
O maior ganho é uma equipa dimensionada para a carga de trabalho real. As limpezas que os hóspedes agora dispensam libertam 0,75 FTE com ocupação total, e Sævar sublinha que se trata de equilíbrio: «ninguém está sobrecarregado».
Comunicação mais calma. O chat entre o housekeeping e a receção desceu para um quinto do volume anterior. O que resta é o que importa, por isso perde-se menos.
Menos erros. As atualizações de estado automáticas substituem as libertações manuais, o que elimina toda uma categoria de erro humano.
Decisões baseadas em dados. Os tempos de limpeza medidos por tipo de quarto substituem as suposições no planeamento de turnos ou no teste de mudanças.
Hóspedes no controlo. Os hóspedes recebem exatamente o serviço que pedem, com menos água, produtos químicos e roupa de cama gastos em limpezas que ninguém queria.
Isto assenta nos resultados anteriores da Keahotels com o Sweeply em toda a cadeia: 179 horas poupadas no primeiro mês do piloto de housekeeping opcional (estudo de caso).
Os próximos passos
O objetivo de Sævar para a receção é simples: menos trabalho administrativo, mais serviço. Com o housekeeping a funcionar sozinho, a equipa pode dedicar o seu tempo a recomendar passeios e a ajudar os hóspedes a planear os seus dias.
A seguir, está a configurar as tarefas recorrentes do Sweeply para trabalho preventivo. Cada quarto vai receber um lembrete para rodar o colchão a cada três meses, o que prolonga a vida útil do colchão e reduz os custos de substituição.
