O software de housekeeping para hotéis transforma o ciclo diário de limpeza numa lista única, partilhada e em tempo real: que quartos estão sujos, quem os limpa, quando são inspecionados e quando a receção os pode voltar a vender. A Sweeply faz isto no seu software de housekeeping hoteleiro, que funciona sobre o seu PMS e dá às empregadas de andares, à chefe de housekeeping e à receção o mesmo estado dos quartos no telemóvel.

Este guia acompanha um quarto do check-out até à inspeção, mostra o que o software deve tratar em cada passo e explica como avaliar se uma ferramenta vai realmente ser usada pela sua equipa. A Sweeply vende software de housekeeping e manutenção, por isso tenha isso em conta ao ler; os passos aplicam-se seja qual for a ferramenta que escolher.

O que faz realmente o software de limpeza para hotéis?

A maioria dos hotéis já tem a informação necessária para gerir o housekeeping: o PMS sabe quem sai, quem fica e quem chega. O problema é fazer chegar essa informação a quem limpa, na sua língua, e fazer chegar o progresso de volta à receção sem telefonemas. O software de limpeza fecha esse ciclo. Faz quatro trabalhos:

• Cria o plano do dia a partir dos dados do PMS: check-outs, limpezas durante a estadia, chegadas, check-ins antecipados e hóspedes que recusaram o serviço.

• Atribui quartos às empregadas de andares e equilibra a carga de trabalho por tipo de quarto e tipo de limpeza e não apenas pelo número de quartos.

• Acompanha cada quarto em tempo real de sujo a em curso, a limpo e a inspecionado, com o estado enviado de volta ao PMS.

• Regista a qualidade através de inspeções, para que a chefe de housekeeping veja que quartos foram aprovados, quais foram devolvidos e porquê.

Se uma ferramenta só faz as duas primeiras, é uma versão digital da lista impressa. O valor vem do estado em tempo real e do registo das inspeções, porque é isso que permite à receção libertar quartos mais cedo e aos supervisores deixarem de percorrer os corredores para verificar o progresso.

Como passa um quarto de sujo a inspecionado?

Este é o ciclo de limpeza de um quarto de check-out, com o que acontece em papel e o que deve acontecer no software. Os passos são os mesmos num hotel boutique de 40 quartos e num resort de 400 quartos; só muda o volume.

Cada telefonema ou deslocação na coluna da esquerda é tempo que nem a empregada de andares nem a receção dedicam aos hóspedes. Os códigos de estado dos quartos de hotel que o seu PMS usa (vago sujo, vago limpo, inspecionado, fora de serviço) só ajudam se mudarem no momento em que o trabalho muda.

Porque é que as inspeções importam mais do que a lista de limpeza

A maioria das apps de limpeza centra-se na lista da empregada de andares. Isso é importante, mas o passo que protege as pontuações nas avaliações é a inspeção. Em muitos hotéis, a chefe de housekeeping (a gobernanta em Espanha) verifica todos os quartos de check-out antes de os libertar. Em papel, essa verificação não deixa rasto: não consegue ver que quartos foram reprovados, porquê, nem se o mesmo item falha todas as semanas.

Com as inspeções no software, o supervisor percorre uma checklist no telemóvel, pontua o quarto e devolve os itens reprovados como tarefa com fotografia. Ao fim de um mês tem um registo do que falha com mais frequência (cabelos no duche, amenities em falta, pó em superfícies altas), o que lhe indica onde é necessária formação. O módulo de Housekeeping da Sweeply inclui inspeções com pontuação como parte do fluxo de trabalho normal.

Que funcionalidades deve verificar antes de comprar?

Use estas perguntas numa demonstração. Peça ao fornecedor que mostre cada uma num telemóvel real, não em diapositivos.

A Sweeply traduz tanto a interface como o texto escrito pela equipa para mais de 30 idiomas, o que é importante em equipas onde a empregada de andares, o supervisor e o rececionista podem preferir, cada um, uma língua diferente. Para uma comparação mais alargada de fornecedores, consulte como comparar software de housekeeping hoteleiro.

Como o usam os hotéis em Espanha e Portugal?

Quando um hotel trabalha com grandes equipas sazonais, muitos quartos com limpeza durante a estadia num destino de resort ou uma combinação de pessoal de limpeza próprio e subcontratado, uma lista partilhada e em tempo real é ainda mais valiosa, porque o pessoal novo tem de ser produtivo logo no primeiro turno e as equipas subcontratadas precisam de um registo factual dos quartos que limparam.

The Views Hotels, na Madeira, é um bom exemplo. Ao combinar o Sweeply Housekeeping com escolhas de serviço dos hóspedes através do Guest Connect, o grupo reduziu as atividades de housekeeping em 60% e poupou 5.370 EUR por mês. Menos limpezas durante a estadia desnecessárias permitiram à equipa dedicar mais tempo aos quartos de check-out e às inspeções.

A Sweeply funciona com mais de 20 sistemas PMS, listados na página de integrações, para que o estado dos quartos, as chegadas e as partidas entrem automaticamente, seja qual for o PMS do seu hotel.

E as empregadas de andares que o usam todos os dias?

O software de limpeza falha quando as empregadas de andares não o usam. O fator decisivo raramente é a lista de funcionalidades; é se uma empregada de andares nova consegue perceber a sua lista no primeiro dia sem formação. Procure estados com código de cores, ícones para ocupação e prioridade, botões grandes e uma interface na língua da própria empregada de andares. O nosso guia sobre uma app de housekeeping para a equipa do hotel aborda o lado da empregada de andares com mais detalhe.

Também ajuda quando a mesma app trata das avarias. Se uma empregada de andares encontra uma torneira a pingar, comunica-o a partir do quarto com uma fotografia, e a avaria chega ao técnico através do Sweeply Maintenance. O Volkshotel, em Amesterdão, com 196 quartos e uma equipa de 33 nacionalidades, gere o housekeeping com a Sweeply sobre o Mews.

Como medir se está a funcionar

Escolha três ou quatro números antes de começar e compare-os após o primeiro mês:

• Tempo médio entre o check-out e a inspeção, sobretudo antes do pico de chegadas da tarde.

• Número de telefonemas ou mensagens de rádio entre a receção e o housekeeping por dia.

• Percentagem de inspeções aprovadas à primeira, e os itens que falham com mais frequência.

• Quartos limpos por empregada de andares por turno, separados entre check-out e limpeza durante a estadia.

Se o tempo entre o check-out e a inspeção diminuir e os telefonemas baixarem, o software está a cumprir a sua função. Se a equipa continuar a perguntar ao supervisor o que fazer a seguir, analise como estão configuradas as regras e as atribuições antes de culpar a equipa.

Onde este guia não se aplica

• Hotéis muito pequenos, onde uma só pessoa limpa e verifica todos os quartos, podem não precisar de fluxos de inspeção.

• Os hotéis que subcontratam totalmente o housekeeping podem descobrir que a empresa de limpeza já usa o seu próprio sistema; a questão passa então a ser como o estado dos quartos chega ao seu PMS.

• Os controlos de higiene obrigatórios por lei, como o controlo da legionela, seguem a regulamentação local e prestadores certificados; o software de limpeza pode registar tarefas, mas não substitui essas obrigações.

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Se quiser ver como um quarto passa do check-out à inspeção no seu próprio hotel, com o seu PMS e as línguas da sua equipa, Marque uma chamada com a nossa equipa comercial.