Uma integração PMS hotel para o housekeeping deve sincronizar o estado dos quartos nos dois sentidos, bem como as chegadas, as partidas, as estadias em curso, o número de hóspedes e as observações da reserva, à medida que mudam ao longo do dia. A Sweeply é um software de housekeeping e operações hoteleiras que funciona sobre o seu PMS através de integrações bidirecionais com mais de 20 plataformas PMS, para que a receção e a equipa de housekeeping trabalhem sempre com o mesmo estado dos quartos.

Este guia enumera os dados que importam, mostra como distinguir uma integração bidirecional em tempo real de uma exportação noturna e apresenta as perguntas a fazer a um fornecedor antes de assinar. Declaração de interesses: a Sweeply vende software de housekeeping e manutenção que se integra com plataformas PMS, pelo que deve ler este guia tendo isso em conta.

De que integrações PMS precisa um hotel para o housekeeping?

Comece por uma ligação: o PMS à sua ferramenta de housekeeping. O PMS sabe quem chega, quem parte e quem fica, e o housekeeping sabe que quartos estão limpos, quais foram inspecionados e quais têm um problema. Se estes dois factos estiverem em sistemas separados, alguém tem de os transmitir por telefone, rádio ou papel, e é aí que os quartos são vendidos sujos ou ficam limpos mas por libertar.

Quando essa ligação funciona, seguem-se normalmente mais duas. Os pedidos dos hóspedes feitos através de uma app de hóspedes ou de uma ferramenta de mensagens devem chegar como tarefas à equipa certa, que é o que faz o Guest Connect. As reparações devem bloquear e libertar quartos no PMS quando um técnico fecha um trabalho, que é a função do software de manutenção hoteleira. As três assentam na mesma base: uma integração PMS fiável que mantém o estado dos quartos correto em todo o lado.

Se não tem a certeza do que o seu PMS atual suporta, a página de integrações da Sweeply lista todos os PMS a que nos ligamos, e o nosso guia sobre os benefícios da integração entre PMS e gestão de tarefas aborda a justificação de negócio com mais pormenor.

Que dados devem ser sincronizados entre o PMS e o housekeeping?

Nem todos os campos do PMS são úteis a uma empregada de andares. A tabela abaixo enumera os dados que mudam a forma como o housekeeping planeia o dia, o sentido em que devem circular e porque são importantes.

Se os códigos do seu PMS e da sua ferramenta de housekeeping não coincidirem, a integração tem de os traduzir. O nosso guia sobre códigos de estado dos quartos de hotel explica o que significam VD, VC, OOO e OOS e porque é que o mapeamento é importante.

Qual é a diferença entre uma integração unidirecional e uma bidirecional?

Uma integração unidirecional apenas lê dados do PMS. O housekeeping vê as chegadas e partidas do dia, mas quando uma empregada de andares termina um quarto, alguém na receção continua a ter de atualizar o PMS manualmente. Essa lacuna é pequena num dia calmo e cara num dia movimentado, porque cada quarto limpo que não é libertado é um hóspede à espera no lobby.

Uma integração bidirecional também escreve de volta. Quando um quarto é marcado como limpo ou inspecionado na app de housekeeping, o PMS atualiza-se sozinho, e a receção pode fazer o check-in do hóspede sem telefonar a ninguém. As alterações feitas no PMS, como uma mudança de quarto ou um check-out tardio, seguem no sentido inverso para o plano de housekeeping.

Sinais de que uma integração não é verdadeiramente bidirecional:

• O estado de housekeeping no PMS só muda depois de um supervisor o atualizar num computador.

• O plano diário é criado a partir de um relatório exportado de manhã e não muda depois disso.

• As mudanças de quarto e os check-outs tardios chegam ao housekeeping por telefone ou rádio.

• Os quartos fora de ordem têm de ser bloqueados em dois sítios.

Com que rapidez deve o estado dos quartos ser atualizado?

Com rapidez suficiente para que ninguém precise de telefonar. Na prática, isso significa que a alteração feita no telemóvel de uma empregada de andares aparece no PMS enquanto o hóspede ainda está na receção, e que uma mudança de quarto feita pela receção aparece no plano de housekeeping antes de a empregada chegar à porta errada.

Pergunte ao fornecedor como circulam as atualizações no caso do seu PMS específico. Algumas plataformas PMS enviam as alterações no momento em que acontecem, enquanto outras são consultadas a intervalos, e a resposta pode ser diferente entre dois hotéis que usam a mesma ferramenta de housekeeping. Se a atualização depender de uma sincronização agendada, pergunte com que frequência é executada e o que acontece se falhar.

Como funciona isto num hotel real?

O grupo The Views Hotels gere 750 quartos em três hotéis na Madeira e trabalhava com o Host PMS há mais de uma década. Antes da Sweeply, os horários de housekeeping, os pedidos de manutenção e as atualizações sobre a disponibilidade dos quartos eram tratados em papel ou por telefone. Com a integração com o Host PMS, a Sweeply obtém o estado dos quartos e os horários de housekeeping do Host em tempo real e envia as atualizações de volta, o que desencadeia tarefas de limpeza e a preparação dos quartos sem seguimento manual.

Ao fim de um mês, o hotel deixou de usar papel por completo. O grupo regista menos 60% de atividades de housekeeping e uma poupança estimada de 5.370 EUR por mês no The Views Oasis, em parte porque os hóspedes podem recusar a limpeza diária e essa recusa chega automaticamente ao housekeeping. Pode ler a história completa no estudo de caso do The Views Hotels.

As observações da reserva são o outro campo que vale a pena automatizar. No THE FLAG Zurich, que usa Apaleo, o agente de IA da Sweeply, Tracey, lê as observações no PMS e encaminha-as como tarefas para a equipa certa, com 99,7% de precisão e mais de 8 horas poupadas por semana. Veja como o THE FLAG Zurich o utiliza e a visão geral dos agentes de IA.

Que perguntas deve fazer a um fornecedor sobre a integração PMS?

Um logótipo numa página de integrações indica que existe uma ligação, não o que ela faz. Estas perguntas mostram se vai funcionar para o seu hotel:

1. A integração com o nosso PMS é bidirecional, e que campos escreve de volta?

2. Com que rapidez aparecem as alterações do estado dos quartos em cada sistema, e isso é igual para o nosso PMS?

3. Lê as opções de serviço durante a estadia, como os hóspedes que recusaram a limpeza diária?

4. Lê as observações da reserva, o número de hóspedes, as camas extra e as indicações VIP?

5. Como são tratadas as mudanças de quarto, os check-outs tardios e as reservas no próprio dia durante o turno?

6. Os quartos fora de ordem podem ser bloqueados e libertados a partir da app de housekeeping ou de manutenção?

7. Quem configura a ligação, quem lhe dá suporte e quanto tempo demora para um hotel como o nosso?

Se está a planear o projeto em si, o nosso plano de integração em 30 dias percorre os passos desde a primeira chamada até à entrada em funcionamento.

O que corre mal nas integrações entre PMS e housekeeping?

A maioria dos problemas não são falhas técnicas. Resultam de pressupostos que ninguém verificou antes da entrada em funcionamento:

• Estados que não coincidem. O PMS não tem o estado inspecionado, pelo que um quarto marcado como limpo é libertado antes de um supervisor o verificar. Defina que estado liberta um quarto.

• Opções de serviço deixadas nas observações. Se os hóspedes recusarem a limpeza diária através de uma nota de texto livre, a integração pode não a ler. Utilize um campo ou serviço dedicado sempre que o PMS o permita.

• Dois sítios para bloquear um quarto. Se a manutenção bloqueia quartos num sistema e a receção noutro, o inventário deixa de bater certo. Escolha uma única fonte e deixe que a integração transmita a alteração.

• Grupos com várias plataformas PMS. Um grupo hoteleiro com plataformas PMS diferentes em cada hotel precisa de testar cada ligação individualmente, e não apenas a da sede.

Quando este guia não se aplica

Unidades hoteleiras muito pequenas, em que uma só pessoa trata da receção e da limpeza, podem tirar pouco proveito de uma ferramenta de housekeeping separada, porque o estado dos quartos já está na cabeça dessa pessoa. O mesmo se aplica se o seu PMS não tiver uma interface aberta ou funcionar num servidor local sem uma ligação suportada: consulte primeiro a lista de integrações, porque nenhuma ferramenta de housekeeping consegue sincronizar dados que o PMS não partilha. Os apartamentos de férias limpos por uma empresa externa que nunca acede aos sistemas do hotel também ficam fora do âmbito deste guia, uma vez que a integração termina onde a sua equipa deixa de usar a app.

Para hotéis com uma equipa de housekeeping dedicada, a página de software de housekeeping hoteleiro mostra como a Sweeply cria o plano diário a partir dos dados do PMS.

Fale com a nossa equipa comercial

Se quiser ver que dados o seu PMS consegue sincronizar com a Sweeply e como o estado dos quartos circularia entre a sua receção e a sua equipa de housekeeping, reserve uma chamada com a nossa equipa comercial.