Um quarto vendido uma vez por noite rende uma vez por noite. O mesmo quarto vendido como escritório de utilização diurna entre as 09:00 e as 15:00 e, depois, a um hóspede que pernoita, rende o dobro a partir dos mesmos metros quadrados. O mesmo se aplica a um terraço alugado para um evento noturno, a um módulo do átrio reservado à hora ou a uma segunda sala de jantar alugada para uma festa familiar.

A lógica comercial é simples. A lógica operacional é onde estes programas estagnam, porque um espaço com três rotações por dia precisa que a limpeza, a manutenção e a receção estejam em sintonia quanto ao seu estado três vezes por dia.

O que é que os hotéis estão realmente a vender quando vendem um momento?

Tempo, espaço e utilidade, dissociados da dormida.

Um viajante de negócios com quatro horas entre reuniões não quer uma noite. Quer um quarto sossegado com Wi-Fi rápido, uma secretária e um chuveiro. Um residente local que viva a dez minutos de distância não precisa de uma cama, mas reservará a sua segunda sala de jantar para um aniversário. Uma tripulação que chegue num voo matinal quer um local para dormir antes de uma troca de turno às 14:00.

Não se trata do mesmo produto vendido em frações mais pequenas. São produtos diferentes que simplesmente utilizam os ativos que já possui, e têm o seu melhor desempenho exatamente nas horas em que a procura noturna é mais fraca, o que os torna úteis durante os períodos fora de pico.

Que espaços vale a pena vender mais do que uma vez por dia?

Nem todos. O teste consiste em saber se o custo de rotação é reduzido relativamente ao preço que pode cobrar.

Os quartos de hóspedes implicam o custo de rotação mais elevado e o preço mais alto, pelo que exigem a coordenação mais rigorosa. Os módulos e as cabines quase não têm custos associados, razão pela qual são o ponto de partida mais fácil.

Por que razão as receitas flexíveis perturbam as operações?

Porque as premissas subjacentes aos horários de limpeza assentam numa única rotação por quarto, por dia.

Aumente para duas ou três rotações e três aspetos entram em colapso em simultâneo. A ordem de limpeza já não pode ser planeada na véspera, porque depende da hora a que cada reserva termina. A prontidão do quarto tem de estar visível para a receção em minutos, e não apenas no final da limpeza de um piso. E o desgaste das áreas de elevada rotação acelera, pelo que a manutenção precisa de acompanhar esses espaços separadamente, em vez de os incluir na escala geral.

Trata-se de um trabalho de coordenação normal, e é exatamente o tipo de tarefa que cresce mais depressa do que as receitas se for gerida através de mensagens e chamadas telefónicas.

Como preparar um espaço para múltiplas rotações diárias?

1. Escolha dois espaços, e não vinte. Responsável: diretor-geral com o departamento de receitas. Duração: 1 semana. Escolha um espaço de alto valor e um espaço de baixo esforço, para que conheça ambos os extremos do custo de rotação antes de se comprometer.

2. Defina o padrão de reposição para cada um. Responsável: governanta-geral. Duração: 3 dias. Descreva o que significa «pronto» para um quarto de utilização diurna em comparação com um quarto para pernoita. As limpezas rápidas e as limpezas completas são tarefas distintas e não devem partilhar a mesma lista de verificação.

3. Configure cada área como um espaço operacional autónomo. Responsável: gestor de sistemas. Duração: 1 dia. No Sweeply, um quarto, um terraço e uma sala de reuniões são configurados, cada um, como um espaço com o seu próprio estado e lista de tarefas, para que uma rotação a meio do dia surja como uma tarefa autónoma e não como uma exceção à limpeza de um quarto.

4. Torne a prontidão visível para a receção. Responsável: chefe de receção. Duração: 2 dias. A pessoa que vende o período das 15:00 precisa de ver se a reposição das 14:00 está concluída, sem ter de telefonar ao supervisor de piso.

5. Monitorize o desgaste separadamente nos espaços de elevada rotação. Responsável: responsável de manutenção. Duração: contínua. Um módulo utilizado oito vezes por dia desgasta-se mais depressa do que um quarto utilizado uma vez. O módulo de manutenção do Sweeply associa esse histórico diretamente ao próprio espaço.

6. Analise a rentabilidade unitária após 60 dias. Responsável: gestor de receitas. Duração: meio dia. Compare as receitas por espaço com os minutos reais de rotação registados pela equipa de housekeeping, e não com a estimativa utilizada no plano de negócios. O nosso guia da calculadora de ROI e automação apresenta a mesma comparação para a automação de tarefas em geral.

Como se articulam o Sweeply e o Mews Spaces?

O seu PMS decide o que pode ser vendido e como. O Mews Spaces permite que o hotel repense o inventário, de modo a que uma área possa ser vendida à hora, por zona ou para uma finalidade totalmente nova. Essa é a vertente comercial.

O Sweeply é a camada operacional sobreposta a essa base. Cada área configurada no Sweeply tem o seu próprio estado, as suas próprias tarefas e o seu próprio histórico, para que a equipa de limpeza saiba o que limpar e quando fazê-lo, mesmo com várias utilizações num só dia; a manutenção monitoriza o desgaste nos espaços com maior circulação; e a receção visualiza a prontidão em tempo real. Uma vez que o Sweeply utiliza ícones visuais, códigos de cores e fluxos simples, e funciona em mais de 30 idiomas com tradução em tempo real tanto da interface como das notas dos funcionários, um espaço transmitido entre dois turnos não exige uma língua materna comum para ser transferido corretamente.

A divisão é clara. O Mews torna o espaço comercializável. O Sweeply torna o espaço operacional. O Volkshotel em Amesterdão, com 196 quartos e uma equipa de 33 nacionalidades, aplicou exatamente esta combinação durante a sua migração para o Mews, e o STAYERY abandonou as folhas de cálculo para o planeamento das limpezas durante a estadia nos seus aparthotéis com base no mesmo princípio.

Casos em que a venda à hora não compensa

Alguns hotéis não devem avançar com este modelo, pelo menos por enquanto.

Se os seus quartos esgotam na maioria das noites, a utilização diurna é uma distração. Cada hora que um quarto passa como escritório representa uma hora de risco de rotação sobre inventário que seria vendido de qualquer forma. A utilização flexível justifica-se nas lacunas, não em situação de lotação esgotada.

Se a sua equipa de limpeza já tem falta de pessoal, acrescentar rotações irá agravar o problema antes que qualquer tecnologia possa ajudar. Resolva primeiro o dimensionamento da equipa e os horários.

E se o espaço necessita de obras para se tornar comercializável (luz natural, eletricidade, isolamento acústico, Wi-Fi de qualidade), a resposta honesta é que se trata de uma decisão de remodelação e não de operações. O Sweeply dir-lhe-á quanto custa a rotação em minutos, o que é um dado útil para essa decisão, mas não constitui a decisão em si.

O Sweeply também não é um motor de reservas nem um canal de distribuição. Vender o espaço é a função do seu PMS. Nós tratamos de tudo o que acontece após a criação da reserva.

Fale com a nossa equipa comercial

Agende uma chamada com a nossa equipa comercial para obter informações sobre preços e as referências de tempos de rotação que observamos em hotéis comparáveis. O preço do Sweeply é definido por quarto comercializável, por mês, por módulo; os espaços não comercializáveis, como as áreas de serviço e os espaços públicos, são gratuitos. O Sweeply tem uma classificação de 4,9 no Hotel Tech Report e é utilizado por hotéis em mais de 30 países.