Daniel,
Diretor de Operações, STAYERY
O desafio
À medida que a STAYERY crescia, a sua antiga forma de trabalhar deixou de conseguir acompanhar o ritmo. A equipa geria folhas de cálculo de Excel e conversas de WhatsApp, o que tecnicamente funcionava, mas não era sustentável nem escalável. Desde limpezas durante a estadia esquecidas até atualizações de estado dos quartos de última hora, a falta de um sistema centralizado criava atritos e aumentava a pressão sobre equipas já sobrecarregadas, com um risco acrescido de detalhes se perderem ou serem esquecidos à medida que os locais se multiplicavam. A gestão das limpezas durante a estadia para hóspedes de média e longa duração, necessárias a cada sete dias, exigia anteriormente cálculos manuais e registos no Excel.
Como a Sweeply ajudou
A equipa de Daniel pretendia aumentar a eficiência dos colaboradores, melhorar a satisfação dos hóspedes, reduzir erros evitáveis, aprimorar a gestão de tarefas e uniformizar procedimentos entre localizações. A Sweeply destacou-se por ter sido claramente concebida a pensar na hotelaria, com a integração com o Apaleo a representar uma enorme vantagem e a função Traces a assegurar uma comunicação interna rigorosa. Preços transparentes, sem taxas ocultas nem custos de integração complicados, a par de uma equipa reativa e orientada pelo feedback, consolidaram a escolha. Graças à integração com o Apaleo, as limpezas durante a estadia são agora agendadas automaticamente, com os quartos a surgirem na Sweeply exatamente quando necessário e a ajustarem-se caso um hóspede prolongue a sua estadia.
O resultado
A operação da STAYERY é agora mais rápida, mais flexível e menos stressante, especialmente durante os períodos de maior pressão de check-in e check-out.
A atribuição de tarefas com um simples toque e com códigos de cores faz com que todos saibam o que está a acontecer e quando, e até os novos colaboradores aprendem rapidamente, sem necessidade de uma integração morosa. A comunicação entre equipas é mais rápida, as atualizações são em tempo real, há menos desperdício de papel e menos erros, e os colaboradores passam mais tempo com os hóspedes. A equipa também começou a monitorizar KPIs internos, tais como durações médias de limpeza e problemas de manutenção recorrentes em todas as localizações, fornecendo perspetivas sobre onde investir em pessoal, equipamento ou tipologias específicas de quartos.
