Et vedlikeholdssystem for hotell i en hotellkjede trenger én felles måte å melde feil, planlegge gjentakende arbeid og måle responstider på tvers av alle hotellene, mens hvert hotell beholder sine egne teknikere og prioriteringer. Sweeply gir hotellkjeder dette laget oppå PMS-en: hvert hotell har sin egen vedlikeholdstavle, og hovedkontoret ser de samme dataene for alle hotellene på ett sted.

Denne guiden forklarer hva som endrer seg når vedlikeholdet går fra ett hotell til fem, ti eller atten, hvilke funksjoner som betyr noe på kjedenivå, og hvordan du ruller ut et system uten å forstyrre hotellene som allerede fungerer godt. Åpenhet: Sweeply selger programvare for hotellvedlikehold, så les kriteriene nedenfor med det i bakhodet, og test dem mot ethvert system du vurderer.

Hvorfor trenger en hotellkjede et annet vedlikeholdsoppsett enn et enkelt hotell?

På et enkelt hotell kan teknisk sjef som regel hver eneste kjele, heis og dryppende kran utenat. Feil kommer inn på telefon, radio eller som en lapp i resepsjonen, og teamet retter dem i den rekkefølgen som gir mening den dagen. Det uformelle systemet fungerer ofte helt til hotellet blir en del av en kjede, eller kjeden får flere hotell.

På kjedenivå er det tre ting som svikter. For det første kan ingen sammenligne hotellene, fordi hvert hotell registrerer feil på sin egen måte eller ikke i det hele tatt. For det andre ligger gjentakende arbeid som kontroll av branndører, logging av vanntemperatur og bytte av ventilasjonsfiltre i separate regneark, så kjeden ser ikke hva som er forsinket. For det tredje blir kunnskapen sittende hos enkeltteknikere: når én slutter, forsvinner historikken for alt utstyret vedkommende hadde ansvar for.

Et vedlikeholdssystem for en kjede løser dette ved å gi alle hotellene den samme strukturen (de samme kategoriene, prioritetene og romstatusene), samtidig som hvert hotell står fritt til å styre sin egen dag.

Hva bør et vedlikeholdssystem for en hotellkjede inneholde?

Tabellen nedenfor viser funksjonene som betyr mest når du driver vedlikehold på tvers av flere hotell, og hvorfor hver av dem betyr mer på kjedenivå enn på ett enkelt hotell.

Vil du se målingene bak de siste radene, forklarer guiden vår om KPI-er for vedlikehold på hotell responstid, andelen feil som rettes på første forsøk og de andre tallene som er verdt å følge per hotell.

Hvilken programvare velger vedlikeholdsledere når de erstatter regneark?

Vedlikeholdsledere i Danmark, Sverige og Norge søker etter nettopp dette når de legger regnearkene bak seg. Det ærlige svaret er at det finnes to typer verktøy: et generelt CMMS (computerised maintenance management system, et digitalt system for vedlikeholdsstyring) laget for fabrikker og forvaltning av næringsbygg, og driftsprogramvare for hotell som behandler vedlikehold som en del av det daglige hotellarbeidet.

Et CMMS er sterkt på utstyrsregistre, reservedeler og langsiktig investeringsplanlegging. Driftsprogramvare for hotell er sterk på koblingen til rom, gjester, housekeeping og PMS. Mange hotellkjeder opplever at det daglige arbeidet (en ødelagt dusj på rom 214, en gjesteklage på varmen) betyr mer for inntektene enn et detaljert reservedelsregister. Vi sammenligner de to grundig i programvare for hotellvedlikehold vs. CMMS.

Uansett hvilken type du velger, bør du sjekke at den kan erstatte regnearket for gjentakende arbeid, ikke bare for feil som dukker opp underveis. Hvis de planlagte kontrollene fortsatt ligger i Excel etter utrullingen, har kjeden to systemer, og oversikten du ønsket deg, kommer aldri.

Hvordan standardiserer du vedlikeholdet uten å ta kontrollen fra hvert hotell?

Kjedene som får mest ut av et felles system, blir enige om en liten felles kjerne og lar resten være lokalt. En praktisk fordeling ser slik ut:

• Felles for hele kjeden: feilkategorier (rør, elektrisk, ventilasjon (HVAC), inventar, sikkerhet), prioritetsnivåer, definisjonen av ute av drift (out of order) og ute av bruk (out of service), og de gjentakende kontrollene som kreves for sikkerhet og regelverk.

• Bestemt av hvert hotell: hvem som får hvilke oppgaver, vaktordninger, hvilke lokale håndverkere som skal kontaktes, og ekstra gjentakende kontroller for utstyr bare det hotellet har, som en badstue, et basseng eller et skirom.

• Eid av hovedkontoret: rapportering, malen for nye hotell og beslutninger om hvor det skal investeres når dataene viser at det samme utstyret svikter igjen og igjen.

Denne fordelingen gjør det også raskere å legge til et hotell. Det nye hotellet starter fra kjedens mal i stedet for å bygge sine egne lister. En fullstendig sjekkliste for gjentakende arbeid finner du i vår plan for forebyggende vedlikehold på hotell.

Hvordan ruller en kjede ut et vedlikeholdssystem på mange hotell?

En utrulling i en hotellkjede fungerer best i bølger, ikke alt på en gang. Stegene nedenfor følger mønsteret vi ser i vellykkede prosjekter:

1. Velg et pilothotell. Velg et hotell med en engasjert teknisk sjef og en typisk blanding av rom og utstyr, ikke det nyeste eller det vanskeligste.

2. Bli enige om den felles kjernen. Skriv ned de felles kategoriene, prioritetene og gjentakende kontrollene før piloten starter, slik at du tester kjedens mal og ikke ett hotells vaner.

3. Koble til PMS-en. Romstatus og rom ute av drift bør synkroniseres fra første dag, ellers fortsetter resepsjonen å bruke den gamle kanalen.

4. Ta med housekeeping. Romassistentene finner de fleste feilene. Gi dem en måte å melde fra med ett trykk fra sin egen romliste.

5. Mål i fire uker. Sammenlign responstider og antall meldte feil før og etter. Flere meldte feil er som regel gode nyheter: de var der hele tiden.

6. Rull ut til grupper av hotell. Bruk pilotteamet som instruktører for de neste hotellene.

Guiden vår om hvordan du ruller ut driftsprogramvare i en hotellkjede går nærmere inn på endringsledelsen.

Hvordan ser dette ut i praksis?

Íslandshótel driver 18 hotell med Sweeply. Kjeden var i gang på 5 uker og sparer 22 000 timer i året på tvers av avdelingene, fordi housekeeping, vedlikehold og resepsjon deler én oppgaveflyt i stedet for radioer og telefonsamtaler. I Norden bruker Excellence Hotels Sweeply sammen med VisBook, et PMS som er vanlig i Norden; se vår VisBook-integrasjon for hva som synkroniseres.

Når det gjelder vedlikehold spesielt, gikk Lifestyle Hotel Vitar over til feilmelding med bilder sendt fra telefonen, med én felles oppgaveoversikt for housekeeping og vedlikehold, og Volkshotel melder om raskere reparasjoner etter at de ansatte begynte å registrere feil i det samme systemet. I en kjede gjentar de samme gevinstene seg på hvert hotell, og dataene blir endelig sammenlignbare.

Når denne guiden ikke passer

• Kjeder der hovedtyngden av vedlikeholdet er store investeringsprosjekter (nytt tak, totalrenoveringer) som styres av et eksternt forvaltningsselskap, vil fortsatt trenge et prosjekt- eller byggforvaltningsverktøy for det arbeidet.

• Svært små kjeder med to hotell og én felles tekniker kan klare seg med en enkel felles oppgaveliste en stund.

• Kjeder som leier bygg der utleier har ansvaret for de tekniske anleggene, bør avtale med utleier hvilke feil som går hvor, før de velger system.

Snakk med salgsteamet vårt

Driver du vedlikehold på flere hotell og vil ha én oversikt over feil, gjentakende kontroller og responstider på hvert hotell? Book en samtale med salgsteamet vårt, så viser vi deg hvordan Sweeply Maintenance fungerer for en hotellkjede.