Alle hotell taper de samme timene på de samme tre stedene. En feilmelding kommer inn som en setning i stedet for en oppgave. En gjesteforespørsel står i kø bak tre innsjekkinger i resepsjonen. Og housekeepingtavlen fordeler rommene likt, selv om rommene er alt annet enn like. Sweeplys nyeste lanseringer tar tak i hvert av disse problemene direkte, og slik fungerer de.

Hvorfor tar det så lang tid før feilmeldinger når riktig person?

Fordi de fleste skrives som fritekst, og fritekst må leses, tolkes og videresendes før noen kan gjøre noe. «Noe er galt med aircondition på 214» er en beskjed. Det er ikke en oppgave med avdeling, kategori, ansvarlig og frist.

Dynamic Issue Categories erstatter dette med strukturert rapportering. Hvert hotell definerer sine egne felt, vanligvis Avdeling, Objekt og Problem, slik at en romassistent melder en feil med noen få trykk: Vedlikehold, Vifte, Ødelagt. Oppgaven går rett til ansvarlig team og er synlig for alle som trenger å se den.

• Egendefinerte felt gjenspeiler avdelingene og utstyret du faktisk har

• Rapportering tar noen få trykk i stedet for et helt avsnitt

• Tildelingen skjer automatisk og er synlig for de relevante teammedlemmene

• Dataene blir ryddige og konsistente, slik at de kan eksporteres og analyseres

Den andre fordelen betyr mer over tid enn den første. Når feil kategoriseres likt hver gang, ser du hvilket objekt som svikter oftest og i hvilke rom, og det er grunnlaget for forebyggende vedlikehold i stedet for enda en reaktiv reparasjon. Hele bildet finner du på siden om vedlikeholdsappen vår for hotell.

Hvordan kan gjester sende forespørsler uten å gå via resepsjonen?

Guest Connect er en mobilportal som gjesten når ved å skanne en QR-kode eller åpne en lenke knyttet til bestillingen. Det er ingen app å laste ned og ingen konto å opprette. Derfra kan gjesten be om ekstra artikler som flere puter eller påfyll av minibaren, velge bort eller flytte rengjøringen av rommet, eller melde fra om et problem som en lekk kran. Forespørslene synkroniseres til Sweeply umiddelbart og varsler teamet i sanntid.

Gevinsten er ikke bare fart. Det handler om at resepsjonen slutter å fungere som sentralbord midt i innsjekkingsrushet. Og muligheten til å velge bort rengjøring viser seg å være verdt mer enn den ser ut til:

Dette er Sweeplys egne kunder og selskapets egne publiserte kundehistorier, så les dem som primærkilder og ikke som et bransjeanslag. Hvordan gjestesiden fungerer, står på siden om Guest Connect.

Hvordan gjør du arbeidsmengden i housekeeping rettferdig?

Ved å måle innsats i stedet for å telle rom. En suite tar lengre tid enn et enkeltrom. En avreisevask er ikke det samme som en rengjøring under oppholdet. En etasje med seks utsjekkinger er en helt annen dag enn en etasje med to, selv om begge vises som seks rom på en liste.

Med Credits kan en leder gi hver oppgave en verdi basert på vanskelighetsgrad, tid eller plassering, og deretter se den totale belastningen per person eller per område i sanntid. Arbeid kan omfordeles midt i skiftet når tallene glir fra hverandre, og de samme dataene blir grunnlaget for å planlegge bemanningen neste måned. Automatisk romtildeling og romstatus i sanntid er beskrevet på siden om housekeepingprogramvaren vår for hotell.

Ser du etter programvare for ruteplanlegging av rengjøring eller en housekeepingapp for teamet ditt? Les hvordan housekeepingprogramvare tildeler rom automatisk for logikken bak rutingen, og hva en housekeepingapp for hotellansatte bør gjøre i løpet av skiftet for romassistentens side.

1. Sett creditverdier for oppgavetypene dine. Ansvarlig: housekeepingsjef, med oppstartshjelp fra Sweeply. Varighet: en halv dag, én gang.

2. Fordel dagens arbeid som vanlig. Ansvarlig: etasjeansvarlig. Varighet: noen minutter, mens Sweeply viser løpende total per person.

3. Omfordel underveis i skiftet. Ansvarlig: etasjeansvarlig. Varighet: noen sekunder per flytting.

4. Gå gjennom uken. Ansvarlig: housekeepingsjef. Varighet: 30 minutter, og resultatet brukes i neste måneds vaktplan.

Effekten på arbeidsmiljøet er selve poenget. Når fordelingen er synlig og forklart, slutter krangelen om hvem som fikk den tunge etasjen å være en krangel. Mer om hverdagen rundt dette finner du i bedre samarbeid og kommunikasjon i housekeeping.

Må teamet jobbe på engelsk?

Nei. Sweeply støtter 30+ språk på nett og mobil, og oversetter både grensesnittet og innholdet folk skriver til hverandre, slik at en beskjed skrevet av en arbeidsleder på ett språk kan leses av en romassistent på et annet. Den nyeste lanseringen la til fem: dansk, svensk, norsk, nederlandsk og bulgarsk.

Dette betyr mest der teamet virkelig er sammensatt. Volkshotel Amsterdam driver et hotell med 196 rom og 33 nasjonaliteter i teamet, og brukte Sweeply gjennom sin egen overgang til Mews, med raskere reparasjoner og smidigere opplæring av nyansatte som resultat. Detaljene står i kundehistorien om Volkshotel.

Her hjelper ikke disse funksjonene

• Credits er et mål på arbeidsmengde, ikke et bemanningssystem. De lager ikke vaktlister, beregner ikke bemanningsbehov og sender ikke data til lønn. De gir grunnlag for slike beslutninger, men tar dem ikke.

• Strukturert avviksrapportering krever en beslutning ved oppsett. Noen må definere avdelingene, objektene og problemene som passer hotellet ditt. Hopper du over det, får du en kortere versjon av den samme vage meldingen.

• Guest Connect forutsetter at gjestene faktisk bruker det. Hoteller som gjemmer QR-koden, eller aldri forklarer valget, får lav bruk og ingen besparelse. Plassering og ordlyd gjør mesteparten av jobben her.

• Oversettelse er ikke opplæring. Den fjerner en språkbarriere fra programvaren. Den lærer ikke en nyansatt standardene dine.

• Ingenting av dette løser underbemanning. Hvis en etasje trenger sju personer og har fire, gjør bedre fordeling dagen mer rettferdig, ikke kortere.

Snakk med salgsteamet vårt

Sweeply prises per salgbart rom, per måned, per modul, og ikke-salgbare arealer er gratis. Book en samtale med salgsteamet vårt for å gå gjennom hotellet ditt, PMS-en din og modulene du trenger, og få pris for ditt oppsett. Vil du lese uavhengige anmeldelser først, har Sweeply en vurdering på 4,9 hos Hotel Tech Report.