Planlegging av hotellrengjøring betyr å gjøre morgendagens ankomster, avreiser og gjester som blir boende om til en liste med rengjøringsoppgaver, et anslag over hvor mange minutter de krever, og en rettferdig fordeling av rom mellom romassistentene på vakt. I Sweeply bygger planen seg selv fra PMS-et ditt: regler oppretter avreisevask, rengjøring under oppholdet og inspeksjoner, og tavlen oppdateres gjennom dagen etter hvert som gjester sjekker ut, forlenger oppholdet eller takker nei til housekeeping.

Denne guiden går gjennom planleggingstrinnene en housekeepingsjef eller hotelldirektør kan bruke med hvilket som helst verktøy, fra prognosen dagen før til endringene som skjer etter morgenmøtet. Den viser også hvordan hoteller i Norden, der mange overnattingssteder bruker VisBook eller Mews og teamene snakker flere språk, holder planen nøyaktig uten telefonsamtaler.

Åpenhet: Sweeply selger housekeeping-programvare for hotell. Metoden nedenfor fungerer også på papir eller i et regneark, og vi peker på hvor programvare endrer resultatet.

Hva er housekeepingplanlegging på et hotell?

Housekeepingplanlegging er den daglige rutinen der du bestemmer hvilke rom som trenger hvilken type service, hvor lang tid arbeidet tar, og hvem som gjør det i hvilken rekkefølge. Den ligger mellom to andre oppgaver som ofte forveksles med den.

• Vaktplanlegging bestemmer hvem som jobber hvilke vakter gjennom uken. Den ligger som regel i et lønns- eller vaktplanverktøy, og housekeepingplanen tar utgangspunkt i personene den gir deg.

• Daglig housekeepingplanlegging tar personene som er på vakt i dag og gir hver av dem en rekkefølge av rom og oppgaver, med prioritet for tidlige ankomster og sene utsjekkinger.

• Romstatus er det levende resultatet av planen: skittent, rent, inspisert, ute av drift. Guiden vår om statuskoder for hotellrom forklarer de vanlige kodene.

En god plan svarer på tre spørsmål før den første romassistenten begynner: hvor mange minutter arbeid er det i dag, hvilke rom må være klare først, og er arbeidet fordelt rettferdig.

Hvordan lager du en daglig housekeepingplan steg for steg?

De fleste hoteller følger de samme seks trinnene, enten planen skrives på en tavle eller lages av programvare.

1. Hent prognosen kvelden før. Ta forventede avreiser, ankomster og gjester som blir boende for morgendagen fra PMS-et, inkludert romtyper, ønsker om tidlig ankomst og sene utsjekkinger.

2. Gjør hvert rom om til en oppgavetype. En avreise krever avreisevask, et opptatt rom trenger rengjøring under oppholdet eller en lettere oppfriskning, og et ledig rom trenger kanskje bare en inspeksjon. Legg til gjentakende oppgaver som forfaller i dag, for eksempel hovedrengjøring eller sengetøyskift.

3. Beregn minuttene. Gi hver oppgavetype en standardtid for hver romtype og legg sammen totalen. Del på de produktive minuttene per romassistent for å se hvor mange personer dagen faktisk trenger.

4. Sett prioriteringer. Sett rom med tidlige ankomster, VIP-notater og rom som frigis etter vedlikehold øverst. Rom med sen utsjekking og «ikke forstyrr»-skilt kommer senere.

5. Fordel rommene. Grupper rommene etter etasje eller bygning slik at romassistentene går mindre, og balanser deretter etter minutter i stedet for antall rom, fordi fem avreisevasker ikke er like mye arbeid som fem rengjøringer under oppholdet.

6. Oppdater planen gjennom dagen. Utsjekkinger skjer til ulike tider, og gjester forlenger, takker nei til service eller melder fra om en feil. Planen er bare nyttig hvis disse endringene når romassistentene med en gang.

Hvor lang tid bør hver housekeepingoppgave ta?

Det finnes ingen universell standard: tidene avhenger av romstørrelse, planløsning, badtype og dine egne merkevarestandarder. Tabellen viser hvordan du kan strukturere planleggingstidene. Fyll den med tall fra dine egne tidsstudier, og gå gjennom dem hver sesong.

Når tidene er på plass, blir dagens totale antall minutter et mye bedre bemanningssignal enn antall opptatte rom. En dag med mange avreiser trenger flere personer enn en dag med samme belegg og mest gjester som blir boende.

Hvilke hotellsystemer oppretter rengjøringsoppgaver automatisk når en gjest sjekker ut?

Hotellfolk i Sverige og resten av Norden stiller dette spørsmålet med akkurat disse ordene, fordi manuell planlegging bryter sammen ved utsjekking. Et PMS vet når en gjest sjekker ut, men mange housekeepingvisninger i PMS stopper ved et flagg for rent eller skittent. Rengjøringsoppgaven, tildelingen og den påfølgende inspeksjonen må fortsatt opprettes av noen.

Housekeeping-programvare som er integrert med PMS-et, tetter det gapet. I Sweeply endrer en utsjekking i PMS-et romstatusen og legger avreisevasken på romassistentens telefon med en gang. Regler bestemmer hva annet som opprettes: en inspeksjon etter rengjøringen, en hovedrengjøring etter et fast antall opphold, eller en lettere service for gjester som har valgt å droppe daglig housekeeping. Sweeply kobles til 20+ PMS, blant annet VisBook, Mews og Apaleo, som er vanlige i Norden. Hele listen finner du på integrasjonssiden vår.

Sweeplys AI-agenter går et steg videre. Tracey leser reservasjonsmerknader som en ekstraseng eller en barneseng og gjør dem om til oppgaver for riktig team, og Roomey tildeler rom til gjester før ankomst. Du kan lese mer om begge på siden om AI-agenter.

Hvordan fordeler du rom rettferdig mellom romassistentene?

Rettferdig betyr ikke samme antall rom. En rettferdig fordeling gir hver romassistent omtrent like mange minutter, en kompakt rute og en realistisk blanding av avreisevasker og rengjøringer under oppholdet. Tre vaner hjelper:

• Balanser etter planlagte minutter, ikke etter antall rom, og hold totalene synlige for arbeidslederen.

• Hold hver romassistent på så få etasjer eller bygninger som mulig, særlig på overnattingssteder med leiligheter eller flere bygninger.

• Hold av en liten buffer med rom som arbeidslederen kan dele ut når sene utsjekkinger og tidlige ankomster blir klare.

Programvare kan gjøre den første fordelingen automatisk ut fra regler og historikk, noe som sparer deg for morgenpuslespillet på tavlen. Artikkelen vår om hvordan housekeeping-programvare tildeler rom automatisk forklarer hvordan det fungerer, og hvor en arbeidsleder fortsatt bør gripe inn. Excellence Hotels i Sverige koblet Sweeply til VisBook og gjorde slutt på manuell romtildeling, slik at romstatus og prioriterte oppgaver nå når teamet uten en utskrevet liste.

Hvordan endrer opt-out-housekeeping planen?

Når gjester kan droppe daglig rengjøring, synker antallet rengjøringer under oppholdet, og det blir vanskeligere å forutsi. Planen må vite hvem som har takket nei før romassistentene begynner, ellers banker de på dører som ikke trenger service.

Med Guest Connect velger gjestene housekeeping via en lenke eller QR-kode, og valget oppdaterer planen direkte. Resultatene viser hvor mye dette endrer arbeidsmengden: hos Íslandshótel takket rundt 70 % av gjestene nei til daglig housekeeping, og gruppen sparer 22 000 timer i året på tvers av 18 hoteller (les casestudien om Íslandshótel). Keahotels sparte 179 timer på én måned, og 71 % av gjestene takket nei til daglig housekeeping (les casestudien om Keahotels).

Papir, regneark eller programvare: hva passer hotellet ditt?

Team med mange nasjonaliteter har mest å hente på en digital plan. Sweeply fungerer på 30+ språk og oversetter både grensesnittet og kommentarer de ansatte skriver, slik at et notat fra resepsjonen når hver romassistent på sitt eget språk.

Når denne guiden ikke gjelder

• Svært små overnattingssteder med en håndfull rom og én person som gjør rent trenger kanskje ikke en formell plan; en enkel daglig liste er nok.

• Hoteller som setter ut rengjøringen til en leverandør med fast pris per rom, planlegger i leverandørens eget system, og hotellet trenger først og fremst pålitelig romstatus og inspeksjonsresultater.

• Ukentlig vaktplanlegging, lønn og arbeidsrettslige spørsmål ligger utenfor denne guiden og hører hjemme i et eget vaktplan- eller HR-verktøy.

• Romtidene i denne guiden er en struktur, ikke en referanseverdi. Bruk dine egne tidsstudier og merkevarestandarder.

Snakk med salgsteamet vårt

Hvis du vil at den daglige housekeepingplanen skal bygge seg selv fra PMS-et ditt og være oppdatert hele dagen, Book en samtale med salgsteamet vårt, så viser vi deg hvordan det vil fungere for dine rom og ditt team.