Statuskoder for hotellrom er korte betegnelser som forteller housekeeping og resepsjonen hvilken tilstand hvert rom er i: om det er opptatt eller ledig, rent eller skittent, inspisert eller sperret for reparasjoner. De vanligste er VC (ledig rent), VD (ledig skittent), OC (opptatt rent), OD (opptatt skittent), OOO (out of order, ute av drift) og OOS (out of service). De nøyaktige kodene varierer fra PMS til PMS, så hvert hotell bør avtale skriftlig hva hver kode betyr før de ansatte baserer seg på dem.

Denne guiden forklarer kodene du oftest møter, forskjellen mellom ute av drift og out of service, og hvordan du holder romstatusen nøyaktig gjennom et travelt skift. En kort opplysning: Sweeply selger programvare for housekeeping som oppdaterer romstatus fra mobilen, så vi har en egeninteresse i dette temaet. Definisjonene gjelder uansett hvilket system du bruker.

Hva er de vanligste statuskodene for hotellrom?

De fleste koder kombinerer to opplysninger: belegg (er en gjest registrert på rommet?) og tilstand (er det rengjort?). Noen PMS-plattformer legger til koder for inspeksjon, gjestepreferanser og sperrede rom. Tabellen nedenfor viser kodene de fleste hoteller bruker, med den enkle betydningen bak hver av dem.

To koder beskriver gjesten snarere enn rommet. En stayover er en gjest som blir på rommet en natt til, og due out (DO) er en gjest som skal sjekke ut i dag. For begreper som gjelder gjesten, som å velge bort rengjøring og no service, se guiden vår til housekeepingbegreper på hotell, og ordlisten for housekeeping for korte definisjoner.

Hva er et out of service-rom på et hotell?

Et out of service-rom har et mindre problem, som en løs gardinstang eller en flekkete lenestol, men blir værende i rombeholdningen. I Oracle OPERA Cloud blir out of service-rom værende i rombeholdningen og kan fortsatt tildeles en reservasjon. Statusen er en advarsel til resepsjonen: bruk dette rommet sist, eller reparer det først.

Et rom ute av drift er noe annet. OPERA Cloud fjerner rom ute av drift fra rombeholdningen, så de kan ikke tildeles i det hele tatt. Oracle gir et enkelt eksempel: på et hotell med 100 rom der 5 rom er ute av drift, er belegget 100 % når 95 rom er opptatt. Derfor betyr valget av status noe både for rapporteringen og for arbeidet i etasjene.

Leverandørene bruker ikke de samme reglene, så sjekk hvordan ditt eget PMS behandler hver status før du lærer opp teamet. Uansett system bør et rom aldri stå i noen av disse statusene uten en årsak, en ansvarlig og en forventet dato for når det er tilbake.

Hva er forskjellen mellom rent og inspisert?

Rent betyr at romassistenten er ferdig med rommet. Inspisert betyr at en supervisor har kontrollert det og frigitt det til neste gjest. Noen hoteller inspiserer alle rom, andre bare avreiserom, VIP-ankomster eller rom som er rengjort av nyansatte.

PMS-et ditt kan håndheve regelen for deg. Mews skriver at et rom må være merket Inspected før en reservasjon kan sjekkes inn på det. I OPERA Cloud er statusene Inspected og Pickup valgfrie kontroller som hvert hotell slår på selv. Hvis inspeksjon er påkrevd, men supervisorene jobber på papir, blir rene rom stående og vente på resepsjonen uten god grunn.

Hva er skip- og sleep-avvik?

Et avvik oppstår når housekeeping og resepsjonen er uenige om et rom. To av dem er verdt å kjenne ved navn:

• Skip. Resepsjonen viser rommet som opptatt, men housekeeping finner det tomt, uten bagasje og med en ubrukt seng. Gjesten kan ha reist uten å sjekke ut.

• Sleep. Resepsjonen viser rommet som ledig, men housekeeping finner en gjest eller bagasje der. Utsjekken kan ha blitt registrert på feil rom.

Begge koster penger, og begge oppdages av folk som går i etasjene. Jo raskere en romassistent kan melde fra om det de ser, desto raskere kan resepsjonen løse det før rommet selges to ganger eller blir stående tomt.

Hvordan sporer du rengjøringsstatus for rom i sanntid?

Romstatus er bare nyttig hvis den er oppdatert. Med papir kan et rom som ble rengjort kl. 10.40, først nå resepsjonen kl. 11.30, etter en telefon eller en melding over radio. Sporing i sanntid krever at tre ting fungerer sammen:

1. Utsjekker går fra PMS til housekeeping. I det øyeblikket resepsjonen sjekker ut en gjest, vises rommet som ledig skittent på romassistentens telefon, allerede prioritert opp mot ankomstene.

2. Romassistentene oppdaterer status der de står. Ett trykk markerer et rom som rent, og supervisoren ser det i inspeksjonskøen med en gang.

3. Status går tilbake til PMS. Inspiserte rom vises som klare i resepsjonen uten at noen må ta en telefon.

Det er denne toveis synkroniseringen som fjerner telefonsamtalene. Woolacombe Bay, som bruker Guestline, fjernet mer enn 50 daglige telefonsamtaler mellom avdelingene da romstatusen begynte å flyte automatisk. Sweeply kobles til 20+ PMS-plattformer, som du kan se på integrasjonssiden vår. Vil du lese mer om overleveringen mellom de to teamene, kan du lese guiden vår om å koble sammen resepsjon og housekeeping i sanntid.

Kan romassistenter oppdatere romstatus umiddelbart?

Ja, hvis de jobber i en mobilapp koblet til PMS-et i stedet for fra en utskrevet liste. Oppdateringen bør ta sekunder og dekke mer enn rent eller skittent:

• Feil. En ødelagt lampe som meldes med et bilde, bør bli en oppgave for teknisk avdeling, og rommet kan settes til out of service i samme steg. Vedlikeholdsmodulen vår og guiden vår om digital sporing av reparasjoner tar for seg denne flyten.

• Gjestenes valg. Når gjester velger bort rengjøring under oppholdet, bør rommet vise det før en romassistent banker på. Hos Keahotels valgte 71 % av gjestene bort daglig rengjøring da de ble spurt, noe som sparte 179 timer på én måned. Gjestevalg som dette kommer inn via Guest Connect.

• Reservasjonsnotater. Ønsker som en ekstra seng eller sen utsjekk endrer hva et rom trenger. AI-agenten vår Tracey leser merknader i reservasjonene og gjør dem om til oppgaver med 99,7 % nøyaktighet.

Språk betyr også noe her. Hvis appen bare fungerer på engelsk, vil noen romassistenter si fra til en kollega i stedet for å trykke på en knapp. Sweeply oversetter grensesnittet og tekst skrevet av de ansatte til 30+ språk.

Hvordan bør et hotell bli enig om definisjonene av romstatus?

De fleste statusproblemer er ikke programvareproblemer. De oppstår når to skift bruker samme ord om forskjellige ting. Bli enige om reglene før du bytter noe verktøy:

1. Skriv én linje per status. Definer rent, inspisert, ute av drift og out of service med enkle ord, inkludert hvem som kan sette og fjerne hver av dem.

2. Bestem inspeksjonsregelen. Alle rom, bare avreiser eller et utvalg. Sørg deretter for at systemet håndhever den.

3. Krev en årsak og en returdato for sperrede rom. Gå gjennom alle rom ute av drift hver morgen, så ingen blir glemt.

4. Standardiser på tvers av hotellene. I en hotellgruppe gjør sentrale definisjoner rapportene sammenlignbare. Guiden vår om innføring av driftsprogramvare i en hotellgruppe tar for seg hva som bør standardiseres og hva som kan være lokalt.

Hvor denne guiden ikke gjelder

• Svært små overnattingssteder. Hvis eieren sjekker inn gjestene og vasker rommene selv, kan en delt kalender fortelle deg alt en statuskode ville gjort.

• PMS-spesifikke regler. Kodene og hvordan de påvirker rombeholdningen, varierer mellom systemer og versjoner. Dokumentasjonen til PMS-et ditt har siste ord for ditt hotell.

• Regnskap og inntektsrapportering. Hvordan rom ute av drift påvirker belegg og RevPAR i rapportene dine, er en beslutning for økonomi- og inntektsteamene dine, ikke noe som skal endres ute i etasjene.

• Innleid rengjøring. Hvis en ekstern leverandør vasker rommene dine med sitt eget system, må dere avtale hvordan status når PMS-et ditt før du endrer noe.

Snakk med salgsteamet vårt

Hvis du vil ha en romstatus som oppdateres i det øyeblikket et rom er rengjort, inspisert eller sperret for reparasjoner, Book en samtale med salgsteamet vårt. Vi ser på PMS-et ditt, de nåværende statusdefinisjonene dine og hvordan teamet ditt melder rom i dag.