Il software di housekeeping per appartamenti con servizi pianifica le pulizie in base ad arrivi, partenze e soggiorni lunghi, invia ogni attività all’addetto giusto sul telefono e mostra ai manager lo stato di ogni unità in ogni edificio. Sweeply lo fa come livello operativo sopra il PMS, così gli operatori di appartamenti senza una reception attiva 24/7 possono gestire l’housekeeping da un’unica lista di attività in tempo reale invece che con fogli di calcolo e chat di gruppo.

Questa guida spiega in cosa l’housekeeping degli appartamenti differisce da quello degli hotel, cosa deve gestire il software e come scegliere uno strumento per un portafoglio di appartamenti con servizi, aparthotel o appartamenti per vacanze gestiti in modo professionale. Sweeply vende software di housekeeping per hotel e appartamenti, quindi leggi il confronto tenendolo presente.

Come funziona la pianificazione dell’housekeeping negli appartamenti con servizi rispetto alla pulizia giornaliera in hotel?

In un hotel classico, la maggior parte delle camere occupate riceve un servizio giornaliero e la pulizia di partenza è un’attività tra tante. Negli appartamenti con servizi l’equilibrio si ribalta. Gli ospiti restano più a lungo, cucinano da soli e spesso preferiscono la privacy, quindi la pulizia completa avviene alla partenza e il riassetto durante il soggiorno segue un intervallo fisso, ad esempio settimanale, oppure avviene su richiesta.

Questo cambia il problema della pianificazione. I giorni più intensi sono quelli di cambio, quando più partenze e arrivi cadono nello stesso momento in edifici diversi. Nei giorni tranquilli il team si occupa delle pulizie a intervallo, dei cambi biancheria, del rifornimento e delle piccole riparazioni. Un piano pensato per il giro giornaliero di un hotel non funziona, ed è per questo che una guida separata tratta l’housekeeping durante un soggiorno lungo in hotel dal punto di vista dell’ospite.

Perché fogli di calcolo e chat di gruppo smettono di funzionare per l’housekeeping degli appartamenti?

Molti operatori di appartamenti partono con un piano in Excel e un gruppo WhatsApp. Funziona finché una persona conosce ogni unità a memoria. Si inceppa quando il portafoglio cresce, perché il piano viene copiato a mano dal PMS, le modifiche durante la giornata vengono pubblicate in chat e nessuno vede a colpo d’occhio quale appartamento è pronto per il prossimo ospite.

Glück Auf Appartements è un buon esempio. L’azienda gestisce 125 unità di appartamenti con servizi in 11 strutture in 5 città tra il Ruhrgebiet e Colonia. Ha sostituito un sistema fatto di fogli Excel e gruppi WhatsApp con Sweeply come principale strumento di gestione delle attività, collegato al PMS Apaleo, così le operazioni hanno potuto crescere insieme all’azienda. Leggi il case study di Glück Auf.

Cosa deve fare un software di housekeeping per appartamenti con servizi?

Cerca queste funzionalità prima di confrontare i fornitori:

• Attività generate dal PMS. Partenze, arrivi, durata del soggiorno e cambi di unità dovrebbero creare automaticamente le pulizie giuste, così nessuno deve riscrivere il piano ogni mattina.

• Riassetti a intervallo e su richiesta. Regole come una pulizia settimanale, un cambio biancheria dopo un certo numero di notti o una pulizia solo quando l’ospite la chiede.

• Più edifici in un’unica vista. I manager devono vedere lo stato di ogni unità in ogni struttura, filtrato per edificio, città o team.

• Tipi di unità diversi. Monolocali, appartamenti più grandi, vani scala e lavanderie richiedono checklist e tempi stimati diversi.

• Assegnazione per zona. Gli addetti alle pulizie si spostano tra gli edifici, quindi le attività dovrebbero essere raggruppate per posizione invece che sparse per la città.

• Segnalazione guasti con foto. Una lavastoviglie rotta scoperta durante una pulizia di partenza dovrebbe arrivare subito al tecnico, senza aspettare una telefonata.

• Preferenze degli ospiti. Gli ospiti di lungo soggiorno dovrebbero poter scegliere o saltare il servizio senza chiamare nessuno.

• Le lingue del tuo team. I team di pulizia degli appartamenti sono spesso multilingue e in parte esternalizzati, quindi l’app e le note al suo interno dovrebbero comparire nella lingua di ciascuno. Sweeply funziona in oltre 30 lingue e traduce sia l’interfaccia sia i testi scritti dal personale.

Quale software di housekeeping funziona per appartamenti per vacanze gestiti come un’attività?

Gli strumenti pensati per gli host privati si concentrano sui calendari delle piattaforme di prenotazione e sulla ricerca di addetti alle pulizie freelance per singoli annunci. Gli strumenti per hotel si concentrano su un solo edificio con reception. Gli operatori di appartamenti con servizi e aparthotel di solito stanno a metà: gestiscono team di pulizia propri o in appalto, usano un PMS professionale e hanno bisogno della stessa affidabilità di un hotel senza una reception presidiata.

Per questo gruppo, le domande decisive sono se lo strumento si integra con il tuo PMS, se gestisce più edifici e se housekeeping e manutenzione condividono un unico sistema. Sweeply si collega a oltre 20 PMS, elencati nella pagina delle integrazioni, tra cui Apaleo, usato da molti operatori di appartamenti in Germania, Austria e Svizzera.

Come gestiscono l’housekeeping gli appartamenti con servizi senza reception?

Senza reception, il software si fa carico del coordinamento che normalmente svolgerebbe un receptionist. Il PMS comunica al sistema chi parte e chi arriva. Il sistema trasforma queste informazioni in attività, le assegna e mostra al responsabile del team quali appartamenti sono puliti, ispezionati o bloccati da una riparazione.

BOOK-IT Apartments a Erlangen gestisce più di 200 appartamenti con servizi in diverse strutture. Il suo modello, con soggiorni più lunghi, servizio meno frequente e nessuna reception 24/7, richiede che housekeeping e manutenzione funzionino in autonomia. Sweeply ha sostituito un panorama software frammentato con un’unica piattaforma centrale su Apaleo e ha ridotto di circa il 30% il tempo di coordinamento del responsabile del team di housekeeping. Leggi il case study di BOOK-IT.

Come si combinano housekeeping e manutenzione negli appartamenti?

Gli appartamenti hanno più attrezzature per unità rispetto a una camera d’hotel: un piano cottura, un frigorifero, una lavastoviglie, a volte una lavatrice. Gli addetti alle pulizie vedono i guasti per primi, quindi il vantaggio più immediato è permettere loro di segnalare un guasto con una foto dalla stessa app che usano per le pulizie. L’appartamento può poi essere segnato come bloccato fino al termine della riparazione e la pulizia successiva aspetta il tecnico.

Il software di manutenzione di Sweeply lavora accanto all’housekeeping nello stesso sistema, così entrambi i team vedono lo stesso stato dell’unità. Per il processo più ampio, consulta la guida sul coordinamento tra housekeeping e manutenzione.

Come confrontare i software di housekeeping per appartamenti?

Il prezzo di Sweeply è per camera o unità vendibile al mese per modulo, e gli spazi non vendibili come corridoi e lavanderie sono gratuiti. Non ci sono prezzi pubblici, perché il totale dipende dal numero di unità e di moduli.

Come scelgono gli ospiti il proprio housekeeping negli appartamenti?

Gli ospiti di lungo soggiorno spesso vogliono decidere quando qualcuno entra nel loro appartamento. Con Guest Connect, gli ospiti possono scegliere o saltare il servizio in autonomia, e la loro scelta entra nel piano di housekeeping. Gli hotel che usano questo approccio hanno registrato tassi di rinuncia elevati: all’Íslandshótel circa il 70% degli ospiti ha rinunciato all’housekeeping giornaliero. Per approfondire, leggi cos’è l’housekeeping su richiesta.

Quando questa guida non si applica

• Gli host privati con una o due case vacanza e senza un team proprio di solito hanno bisogno di un semplice calendario delle pulizie più che di un sistema operativo.

• Gli operatori che esternalizzano completamente le pulizie, con l’appaltatore che usa un proprio sistema, potrebbero aver bisogno solo degli aggiornamenti di stato dall’appaltatore.

• I portafogli molto piccoli, sotto le 25 unità e non parte di un gruppo, spesso se la cavano bene con la vista housekeeping all’interno del loro PMS.

Parla con il nostro team commerciale

Se gestisci appartamenti con servizi o un aparthotel e vuoi vedere come funzionano housekeeping e manutenzione in tutti i tuoi edifici in un unico sistema, Prenota una chiamata con il nostro team commerciale.