Zimmerstatus-Codes im Hotel sind kurze Kennzeichnungen, die Housekeeping und Rezeption zeigen, in welchem Zustand sich jedes Zimmer befindet: ob es belegt oder frei, sauber oder unsauber, inspiziert oder für Reparaturen gesperrt ist. Die gängigsten sind VC (vacant clean, frei und sauber), VD (vacant dirty, frei und unsauber), OC (occupied clean, belegt und sauber), OD (occupied dirty, belegt und unsauber), OOO (out of order) und OOS (out of service). Die genauen Codes unterscheiden sich je nach PMS, deshalb sollte jedes Hotel schriftlich festlegen, was jeder Code bedeutet, bevor sich das Personal darauf verlässt.

Dieser Leitfaden erklärt die Codes, denen Sie am häufigsten begegnen, den Unterschied zwischen Out of Order und Out of Service und wie Sie den Zimmerstatus auch in einer hektischen Schicht korrekt halten. Ein kurzer Hinweis vorab: Sweeply verkauft Housekeeping-Software, die den Zimmerstatus per Smartphone aktualisiert, wir haben also ein Eigeninteresse an diesem Thema. Die Definitionen gelten unabhängig davon, welches System Sie nutzen.

Welche Zimmerstatus-Codes sind im Hotel am gängigsten?

Die meisten Codes kombinieren zwei Angaben: die Belegung (ist ein Gast auf das Zimmer eingecheckt?) und den Zustand (wurde es gereinigt?). Manche PMS-Plattformen ergänzen Codes für die Kontrolle, für Gästewünsche und für gesperrte Zimmer. Die Tabelle unten zeigt die Codes, die die meisten Hotels verwenden, jeweils mit ihrer Bedeutung in einfachen Worten.

Zwei Codes beschreiben den Gast statt des Zimmers. Ein Stayover ist ein Gast, der eine weitere Nacht im Zimmer bleibt, und Due out (DO) ist ein Gast, dessen Abreise heute erwartet wird. Zu gästebezogenen Begriffen wie Opt-out und Kein Service lesen Sie unseren Leitfaden zu Begriffen aus dem Hotel-Housekeeping, kurze Definitionen finden Sie im Housekeeping-Glossar.

Was ist ein Out-of-Service-Zimmer im Hotel?

Ein Out-of-Service-Zimmer hat einen kleinen Mangel, etwa eine lockere Gardinenschiene oder einen fleckigen Sessel, bleibt aber im Zimmerbestand. In Oracle OPERA Cloud bleiben Out-of-Service-Zimmer im Bestand und können weiterhin einer Reservierung zugewiesen werden. Der Status ist ein Warnhinweis an die Rezeption: Dieses Zimmer zuletzt vergeben oder zuerst reparieren.

Ein Out-of-Order-Zimmer ist etwas anderes. OPERA Cloud nimmt Out-of-Order-Zimmer aus dem Zimmerbestand, sodass sie überhaupt nicht zugewiesen werden können. Oracle nennt ein einfaches Beispiel: In einem Hotel mit 100 Zimmern, von denen 5 out of order sind, ist eine Auslastung von 100 % erreicht, wenn 95 Zimmer belegt sind. Deshalb ist die Wahl des Status für das Reporting genauso wichtig wie für die Arbeit auf der Etage.

Nicht alle Anbieter verwenden dieselben Regeln. Prüfen Sie deshalb, wie Ihr eigenes PMS jeden Status behandelt, bevor Sie das Team schulen. Unabhängig vom System sollte kein Zimmer ohne Grund, ohne verantwortliche Person und ohne voraussichtliches Rückgabedatum in einem dieser beiden Status stehen.

Was ist der Unterschied zwischen sauber und inspiziert?

Sauber bedeutet, dass die Zimmerreinigungskraft mit dem Zimmer fertig ist. Inspiziert bedeutet, dass ein Supervisor es kontrolliert und für den nächsten Gast freigegeben hat. Manche Betriebe kontrollieren jedes Zimmer, andere nur Abreisezimmer, VIP-Anreisen oder Zimmer, die von neuen Mitarbeitenden gereinigt wurden.

Ihr PMS setzt die Regel möglicherweise für Sie durch. Mews weist darauf hin, dass ein Raum als Inspiziert markiert sein muss, bevor eine Reservierung darin eingecheckt werden kann. In OPERA Cloud sind die Status Inspiziert und Pickup optionale Kontrollen, die jeder Betrieb selbst aktiviert. Wenn eine Kontrolle vorgeschrieben ist, die Supervisor aber mit Papier arbeiten, warten saubere Zimmer ohne triftigen Grund auf die Freigabe an der Rezeption.

Was sind Skip- und Sleep-Abweichungen?

Eine Abweichung liegt vor, wenn Housekeeping und Front Office bei einem Zimmer nicht übereinstimmen. Zwei davon sollten Sie beim Namen kennen:

• Skip. Das Front Office zeigt das Zimmer als belegt an, das Housekeeping findet es aber leer vor, ohne Gepäck und mit unbenutztem Bett. Der Gast ist möglicherweise abgereist, ohne auszuchecken.

• Sleep. Das Front Office zeigt das Zimmer als frei an, das Housekeeping findet darin aber einen Gast oder Gepäck. Der Check-out wurde möglicherweise auf das falsche Zimmer gebucht.

Beides kostet Geld, und beides wird von den Menschen entdeckt, die über die Etagen gehen. Je schneller eine Zimmerreinigungskraft melden kann, was sie sieht, desto eher kann die Rezeption die Sache klären, bevor das Zimmer doppelt verkauft wird oder leer bleibt.

Wie verfolgen Sie den Reinigungsstatus der Zimmer live?

Der Zimmerstatus ist nur dann nützlich, wenn er aktuell ist. Auf Papier erreicht die Meldung über ein um 10:40 Uhr gereinigtes Zimmer die Rezeption vielleicht erst um 11:30 Uhr, nach einem Anruf oder einer Funkdurchsage. Für eine Live-Verfolgung müssen drei Dinge zusammenspielen:

1. Check-outs fließen vom PMS ins Housekeeping. Sobald die Rezeption einen Gast auscheckt, erscheint das Zimmer als vacant dirty auf dem Smartphone der Zimmerreinigungskraft, bereits nach den Anreisen priorisiert.

2. Zimmerreinigungskräfte aktualisieren den Status dort, wo sie gerade sind. Ein Tippen markiert ein Zimmer als sauber, und der Supervisor sieht es sofort in der Kontrollliste.

3. Der Status fließt zurück ins PMS. Inspizierte Zimmer erscheinen an der Rezeption als bezugsbereit, ohne dass jemand zum Telefon greifen muss.

Diese Zwei-Wege-Synchronisierung macht die Anrufe überflüssig. Woolacombe Bay, das mit Guestline arbeitet, hat mehr als 50 tägliche Anrufe zwischen den Abteilungen eingespart, seit der Zimmerstatus automatisch übertragen wird. Sweeply ist mit 20+ PMS-Plattformen verbunden, die Sie auf unserer Integrationsseite finden. Mehr zur Übergabe zwischen den beiden Teams lesen Sie in unserem Leitfaden Rezeption und Housekeeping in Echtzeit verbinden.

Können Zimmerreinigungskräfte den Zimmerstatus sofort aktualisieren?

Ja, wenn sie statt mit einer ausgedruckten Liste mit einer mobilen App arbeiten, die mit dem PMS verbunden ist. Die Aktualisierung sollte nur Sekunden dauern und mehr abdecken als sauber oder unsauber:

• Defekte. Eine kaputte Lampe, die mit Foto gemeldet wird, sollte zu einer Aufgabe für das Technikteam werden, und das Zimmer kann im selben Schritt auf Out of Service gesetzt werden. Unser Instandhaltungsmodul und unser Leitfaden zur digitalen Erfassung von Reparaturen beschreiben diesen Ablauf.

• Entscheidungen der Gäste. Wenn Gäste eine Zwischenreinigung ablehnen, sollte das Zimmer dies anzeigen, bevor eine Zimmerreinigungskraft anklopft. Bei Keahotels lehnten 71 % der Gäste die tägliche Zimmerreinigung ab, sobald sie gefragt wurden, was in einem Monat 179 Stunden einsparte. Solche Gästeentscheidungen kommen über Guest Connect herein.

• Reservierungshinweise. Wünsche wie ein Zustellbett oder ein später Check-out verändern, was ein Zimmer braucht. Unser KI-Agent Tracey liest Reservierungsanmerkungen und wandelt sie mit einer Genauigkeit von 99,7 % in Aufgaben um.

Auch die Sprache spielt hier eine Rolle. Wenn die App nur auf Englisch funktioniert, sagen manche Zimmerreinigungskräfte lieber einer Kollegin oder einem Kollegen Bescheid, statt auf einen Button zu tippen. Sweeply übersetzt die Oberfläche und von Mitarbeitenden verfasste Texte in 30+ Sprachen.

Wie sollte ein Hotel seine Definitionen für den Zimmerstatus festlegen?

Die meisten Statusprobleme sind keine Softwareprobleme. Sie entstehen, wenn zwei Schichten dasselbe Wort für unterschiedliche Dinge verwenden. Bevor Sie ein Tool wechseln, legen Sie die Regeln fest:

1. Schreiben Sie eine Zeile pro Status. Definieren Sie sauber, inspiziert, Out of Order und Out of Service in einfachen Worten, einschließlich der Frage, wer den jeweiligen Status setzen und aufheben darf.

2. Legen Sie Ihre Kontrollregel fest. Jedes Zimmer, nur Abreisezimmer oder eine Stichprobe. Lassen Sie diese Regel dann vom System durchsetzen.

3. Verlangen Sie für gesperrte Zimmer einen Grund und ein Rückgabedatum. Prüfen Sie jeden Morgen alle Out-of-Order-Zimmer, damit keines vergessen wird.

4. Standardisieren Sie über alle Betriebe hinweg. In einer Hotelgruppe machen zentrale Definitionen Berichte vergleichbar. Unser Leitfaden zur Einführung von Betriebssoftware in einer Hotelgruppe zeigt, was Sie standardisieren und was Sie lokal regeln sollten.

Wann dieser Leitfaden nicht passt

• Sehr kleine Betriebe. Wenn die Inhaberin oder der Inhaber die Gäste eincheckt und die Zimmer selbst reinigt, sagt Ihnen ein gemeinsamer Kalender möglicherweise alles, was ein Statuscode leisten würde.

• PMS-spezifische Regeln. Codes und ihre Auswirkungen auf den Bestand unterscheiden sich zwischen Systemen und Versionen. Für Ihren Betrieb ist die Dokumentation Ihres PMS maßgeblich.

• Buchhaltung und Revenue-Reporting. Wie sich Out-of-Order-Zimmer in Ihren Berichten auf Auslastung und RevPAR auswirken, entscheiden Ihre Finanz- und Revenue-Teams, nicht das Team auf der Etage.

• Externe Reinigung. Wenn ein externer Dienstleister Ihre Zimmer mit einem eigenen System reinigt, klären Sie, wie der Status in Ihr PMS gelangt, bevor Sie etwas ändern.

Sprechen Sie mit unserem Vertriebsteam

Wenn Sie einen Zimmerstatus möchten, der sich in dem Moment aktualisiert, in dem ein Zimmer gereinigt, inspiziert oder für Reparaturen gesperrt wird, Vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Vertriebsteam. Wir sehen uns Ihr PMS, Ihre aktuellen Statusdefinitionen und die Art an, wie Ihr Team Zimmer heute meldet.