Die Erwartungen der Gäste haben sich gewandelt, weil sich die Verbrauchertechnologie weiterentwickelt hat. Online-Check-in, ein digitaler Schlüssel und ein Chatverlauf, in dem Antworten innerhalb von Minuten erfolgen, sind mittlerweile eine Selbstverständlichkeit. Das bedeutet, dass ein Hotel, das dies nicht bieten kann, aus den falschen Gründen negativ auffällt. Die vier nachfolgenden Tools decken die gesamte Guest Journey von der Buchung bis zum Check-out ab. Mindestens genauso wichtig wie die Auswahl eines Tools ist jedoch das, was hinter den Kulissen geschieht.

Welche Phasen der Guest Journey deckt jedes Tool ab?

Preise und Integrationszahlen entsprechen den Angaben der jeweiligen Anbieter. Bitte überprüfen Sie beides direkt vor Ihrer Budgetplanung.

AeroGuest: Check-in, Schlüssel und Zahlungen an einem Ort

AeroGuest wurde entwickelt, damit Hoteliers weniger Zeit für die administrativen Aspekte der Anreise aufwenden müssen und mehr Zeit für den persönlichen Kontakt haben. AeroGuest Journey bietet Gästen einen Online-Check-in, eine Zimmerauswahl, einen digitalen Zimmerschlüssel und eine Gäste-App. AeroGuest Flow stellt Hoteldirektoren und Rezeptionsmitarbeitern ein zentrales Dashboard für Reservierungen, Kommunikation, Auslastung und Zahlungen zur Verfügung. AeroGuest Payments wickelt kontaktlose Transaktionen, Vorauszahlungen und automatische Zahlungsaktualisierungen ab, während AeroGuest Communications den Versand von E-Mails, SMS und In-App-Nachrichten von einem einzigen Ort aus steuert. Es eignet sich für kleine, mittlere und große Betriebe und lässt sich in führende PMS-Systeme, Zahlungsanbieter sowie Anbieter digitaler Schlüssel integrieren.

Der Grund, warum es diese Liste anführt, ist der Moment der Ankunft. Wenn ein Gast nach einem verspäteten Flug um Mitternacht eintrifft, gibt es in der Hotellerie kaum ein besseres Argument dafür, Formulare und Warteschlangen abzuschaffen. Sweeply hat bereits darüber berichtet, wie AeroGuest und Echtzeit-Gästepräferenzen mit dem Housekeeping verknüpft werden – weshalb wir hier offenlegen: Wir sind in diesem Fall nicht völlig unparteiisch.

Duve: Gästebindung vor der Anreise und Upselling

Duve überzeugt vor allem in der Phase vor der Anreise. Gäste laden Ausweisdokumente hoch und unterzeichnen Formalitäten digital, noch bevor sie ihre Reise antreten – das erspart sowohl das Schlangestehen als auch den administrativen Aufwand dahinter. Ein Kommunikations-Hub bündelt SMS, E-Mail und Chat an zentraler Stelle. Upselling-Angebote werden auf die individuellen Vorlieben der Gäste zugeschnitten, anstatt ungezielt an alle gesendet zu werden. Die Integration mobiler Schlüssel ermöglicht die Ausgabe digitaler Schlüssel von überall aus, eine Web-App im eigenen Hoteldesign bündelt Hotelinformationen sowie Chat-Funktionen, und ein Analyse-Dashboard unterstützt die Gästesegmentierung.

Duve richtet sich an Hotels, Hostels sowie Ferienunterkünfte und gibt an, mit über 100 PMS-Systemen, Zahlungsdienstleistern und Anbietern digitaler Schlüssel kompatibel zu sein. Die Preise beginnen bei 5 EUR pro Zimmer und Monat mit einer Premium-Stufe für 9 EUR sowie Optionen für Großkunden.

Es empfiehlt sich, die Preise pro Zimmer vor einem Vergleich durchzurechnen. Bei 40 Zimmern entsprechen 5 EUR pro Zimmer und Monat 200 EUR; bei 300 Zimmern sind es bereits 1.500 EUR. Pauschaltarife und zimmerbasierte Modelle überschneiden sich irgendwo in der Mitte dieser Spanne – wo genau dieser Schnittpunkt liegt, hängt ganz von Ihrem Betrieb ab.

Runnr.ai: WhatsApp-Messaging während des Aufenthalts

Runnr.ai ist ein KI-gestützter virtueller Concierge, der über den Kanal läuft, den die meisten Gäste ohnehin bereits nutzen. Die mehrsprachige Unterstützung übersetzt beide Seiten der Unterhaltung automatisch, proaktive Nachrichten halten den Kontakt vor der Anreise und nach dem Aufenthalt aufrecht, und ein Messaging-Dashboard bietet dem Personal einen Überblick über jeden Chatverlauf – mit der Option, die Konversation von der KI zu übernehmen, wenn ein menschlicher Mitarbeiter gefragt ist. Gästeanalysen erfassen Nachrichten- und Anfragearten, sodass Sie im Laufe einer Saison genau sehen, was Ihre Gäste tatsächlich wünschen.

Es ist für Hotels jeder Größe geeignet, lässt sich in gängige Management- und Gästetools integrieren und kann vor der Abrechnung von 3 EUR pro Zimmer und Monat kostenlos getestet werden.

Die Bitte um ein zusätzliches Handtuch am Pool ist der ultimative Härtetest für ein solches Tool. Die Nachricht abzusenden, ist der leichte Teil. Dass das zusätzliche Handtuch ankommt, bevor der Gast trocken ist, ist der Teil, der von Ihren internen Abläufen abhängt.

UpMarket: KI-Concierge und Umsatzautomatisierung

UpMarket setzt KI über den gesamten Buchungs- und Aufenthaltszyklus hinweg ein und wird von mehr als 1.000 Unterkünften genutzt – von Ferienwohnungen über Hotels und B&Bs bis hin zu Resorts. Der virtuelle Concierge funktioniert über Instant-Messaging-Apps, der DirectBook-Chat beantwortet Anfragen und nimmt Direktbuchungen rund um die Uhr entgegen. Der Online-Check-in meldet Gästedaten automatisch an die örtlichen Behörden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist, und eine Gäste-App stellt Informationen und Services zum Aufenthalt bereit. Digitale Schlüssel werden per E-Mail oder Messenger zugestellt, Zahlungen über ein einziges Dashboard automatisiert und Upselling-Optionen durch KI auf die Präferenzen und das Verhalten des Gastes abgestimmt.

UpMarket gibt an, mit über 20 führenden PMS-Plattformen kompatibel zu sein und prüft neue Integrationen auf Anfrage. Die Preisgestaltung wird an die Art der Unterkunft angepasst, mit Monats- und Jahresabonnements sowie einer einmonatigen kostenlosen Testphase.

Was passiert, nachdem der Gast die Anfrage abgeschickt hat?

Jedes der oben genannten Tools ist ein Frontend. Es erfasst die Wünsche der Gäste hervorragend und übergibt Ihnen anschließend eine Aufgabe: einen frühen Check-in, für den ein Zimmer schneller fertiggestellt werden muss; einen Wartungsmangel, der um elf Uhr nachts per WhatsApp gemeldet wird; einen späten Check-out, der den Reinigungsablauf für eine ganze Etage ändert. Wenn diese Aufgabe als Nachricht in einem Posteingang landet, muss sie jemand lesen, verstehen und an die zuständige Person weiterleiten – und genau an dieser Schnittstelle leidet meist das Gästeerlebnis.

Sweeply ist die operative Ebene, die diese Lücke schließt. Es setzt auf dem PMS auf, anstatt es zu ersetzen, verbindet sich mit über 20 Property-Management-Systemen und verwandelt gästebezogene Ereignisse in zugewiesene Aufgaben mit Zuständigkeiten und einem Status. Ein Hinweis aus dem Housekeeping wird ohne Telefonat zu einem Wartungsauftrag. Eine über Guest Connect erfasste Gästeanfrage landet direkt bei der Person, die sie erledigen kann.

Die Auswirkungen sind messbar. THE FLAG, ein Verbund von sechs Hotels in Zürich auf Basis von Apaleo, bearbeitete 1.800 Reservierungsnotizen mit nur fünf Versäumnissen, sparte mehr als acht Stunden pro Woche ein und verzeichnete 80 % weniger beschwerdebezogene Aufgaben, nachdem der Ablauf von der Buchungsbemerkung zur Reinigungsaufgabe automatisiert wurde. Die unabhängigen Einträge und Bewertungen von Sweeply finden Sie auf Hotel Tech Report, falls Sie eine neutrale Einschätzung wünschen.

Wenn Sie Ihren gesamten Technologie-Stack ausbauen möchten, erfahren Sie in unseren Beiträgen darüber, wie smarte Hotels diese Momente nutzen und wie digitale Erlebnisse die Gästebindung stärken, mehr über die wirtschaftliche Seite. Unsere Integrationsübersicht zeigt zudem, welche Systeme bereits heute angebunden werden können.

Wann diese Übersicht nicht zutrifft

Wir unterhalten eine geschäftliche Beziehung zu einem der vier Anbieter. Sweeply hat über die Integration mit AeroGuest berichtet, weshalb die Aufnahme in diese Liste eine interessengesteuerte Empfehlung und keine neutrale Bewertung darstellt. Betrachten Sie die anderen drei Anbieter als den rein unabhängigen Teil dieser Übersicht.

Preise und die Anzahl der Integrationen können sich ändern. Alle hier genannten Zahlen entsprechen den Angaben der Anbieter zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels. Insbesondere die Preise pro Zimmer variieren je nach Funktionsumfang und Vertragslaufzeit. Nutzen Sie die Tabelle daher als Ausgangspunkt für die Einholung von Angeboten und nicht als verbindliche Preisliste.

Vier Tools sind zudem mehr, als die meisten Betriebe benötigen. Wenn Sie den Online-Check-in bereits über Ihr PMS abwickeln, schafft eine zusätzliche Gäste-App zwei Orte, an denen dieselben Daten gepflegt werden müssen – und zwei Fehlerquellen. Investieren Sie gezielt in die Lücken, die Sie tatsächlich haben.

Und keines dieser Tools behebt rein operative Probleme. Wenn zusätzliche Handtücher eine Stunde brauchen, weil das Hotel um drei Uhr nachmittags personell unterbesetzt ist, macht eine schnellere Chat-Nachricht die Wartezeit nur noch deutlicher spürbar, statt sie zu verkürzen. Gästetechnologie weckt Erwartungen. Sie lohnt sich erst dann, wenn Sie sicher sind, dass die operativen Abläufe dahinter diesen Erwartungen auch gerecht werden können.

Sprechen Sie mit unserem Vertriebsteam

Die vier oben vorgestellten Tools unterbreiten Ihnen gerne ein Angebot. Für das System, das die erfassten Anfragen operativ in die Tat umsetzt, vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Vertriebsteam und fordern Sie ein maßgeschneidertes Angebot für Ihre Unterkunft an.