Ein Gast öffnet die AeroGuest-App, entscheidet, dass sein Zimmer morgen nicht gereinigt werden muss, und tippt auf das Display. In den meisten Hotels muss diese Präferenz dann manuell weitergeleitet werden: an die Rezeption, auf eine Liste, an eine Schichtleitung, auf das Housekeeping-Board. Wenn AeroGuest mit Sweeply verbunden ist, übernehmen die Systeme die Weitergabe. Die Auswahl wird mit dem PMS synchronisiert, erreicht Sweeply und passt die Aufgabe für das Team auf der Etage an.

Was leistet die Integration von AeroGuest und Sweeply?

AeroGuest ist eine mobile Plattform für das Gästeerlebnis. Sweeply ist die operative Ebene, die Gästewünsche in Aufgaben für Housekeeping-, Wartungs- und Serviceteams umwandelt – aufgesetzt auf das PMS, statt dieses zu ersetzen. Die Integration verbindet die beiden Enden desselben Prozesses: Der Gast äußert einen Wunsch in der App, die sich bereits auf seinem Smartphone befindet, und die Person, die danach handeln muss, sieht diesen direkt in dem Tool, das sie ohnehin nutzt.

Über die Schnittstelle werden zwei Dinge übertragen: Erstens Green Stay, die Entscheidung über die Zimmerreinigung während des Aufenthalts. Zweitens individuelle Serviceanfragen. Für keines von beiden ist eine Übergabe über die Rezeption erforderlich – genau die Schnittstelle, an der es sonst meist hakt.

Wie funktioniert Green Stay für Gäste, die auf eine Reinigung verzichten möchten?

1. Der Gast tippt in der AeroGuest-App auf „Reinigung anfordern“. Zuständig: der Gast. Dauer: wenige Sekunden.

2. Er gelangt auf die Sweeply-Gästeseite und erstellt seinen Housekeeping-Plan, indem er auswählt, an welchen Tagen das Zimmer gereinigt werden soll. Zuständig: der Gast. Dauer: unter einer Minute.

3. Die Präferenz wird mit dem PMS synchronisiert. Zuständig: die Systeme. Dauer: sofort.

4. Die Präferenz wird an Sweeply gesendet. Zuständig: die Systeme. Dauer: sofort.

5. Die Housekeeping-Aufgabe wird entsprechend erstellt, verschoben oder storniert. Zuständig: Sweeply. Dauer: sofort – rechtzeitig für das Dashboard, mit dem die Schichtleitung arbeitet.

6. Das Team arbeitet die angepasste Liste ab. Zuständig: das Housekeeping. Dauer: die reguläre Schicht, jedoch mit einer veränderten Zimmerauswahl.

Keine Klemmbretter, keine Weiterleitung über die Rezeption und keine Notizen, die irgendwo liegen bleiben und übersehen werden. Derselbe gästeorientierte Ablauf – einschließlich des QR-Code-Wegs für Gäste, die die App nicht nutzen – wird auf der Seite Guest Connect beschrieben.

Wohin gelangen Serviceanfragen während des Aufenthalts?

Anfragen werden je nach Art direkt weitergeleitet, anstatt in einem gemeinsamen Posteingang zu landen:

Jede Anfrage wird von AeroGuest als Aufgabe mit zugewiesener Zuständigkeit an das Aufgabenmanagement von Sweeply übermittelt, sodass sie mit der gleichen Transparenz wie jede andere Arbeit eingesehen, zugewiesen und abgeschlossen werden kann. Kein Telefonanruf, keine Verzögerung und kein Risiko, dass etwas bei der Schichtübergabe untergeht.

Bringt es tatsächlich Einsparungen, wenn Gäste auf die Reinigung verzichten?

Ja, und zwar genug, um Dienstpläne grundlegend anzupassen, statt nur minimale Korrekturen vorzunehmen. Die veröffentlichten Fallstudien von Sweeply belegen dies mit Zahlen:

Dabei handelt es sich um Sweeplys eigene Kunden – betrachten Sie die Zahlen also als Praxisberichte aus erster Hand und nicht als Branchendurchschnitt. Das Muster dahinter ist jedoch eindeutig: Erhalten Gäste eine echte Wahlmöglichkeit und eine nachvollziehbare Begründung, verzichtet ein großer Teil auf die tägliche Reinigung. Die dadurch freigesetzten Stunden sind real und schlagen sich direkt im Dienstplan nieder. Die weiterführende Argumentation – einschließlich der Frage, wie die Auswahloption so formuliert wird, dass Gäste sie annehmen – finden Sie unter Opt-in-Housekeeping als unverzichtbarer Hotelservice.

Es gibt noch einen zweiten nennenswerten Effekt: Weniger unnötige Reinigungen bedeuten weniger Wäsche, weniger Wasser und einen geringeren Einsatz von Chemikalien. Aus diesem Grund steht gästegeführtes Housekeeping oft auf der Nachhaltigkeitsagenda, noch bevor es die operative Planung erreicht.

Wann gästegeführtes Housekeeping an seine Grenzen stößt

• Es sind beide Systeme erforderlich. Die Integration ist für Betriebe verfügbar, die Sweeply und AeroGuest gemeinsam nutzen. Wenn Sie nur eines der beiden Systeme im Einsatz haben, steht Ihnen dieser spezielle Ablauf noch nicht offen – die Sweeply-eigene Gästeseite deckt denselben Bereich jedoch auch ohne AeroGuest ab.

• Gäste ohne App benötigen weiterhin eine Alternative. Nicht jeder lädt eine Hotel-App herunter. Behalten Sie QR-Codes, Zimmerkarten und die Rezeption als Alternativen bei, anstatt von einer vollständigen Nutzung der App auszugehen.

• Marken- und Hygienestandards haben Vorrang. Bestimmte Markenstandards, Lizenzvorgaben und Hygienerichtlinien für Langzeitaufenthalte schreiben Mindestintervalle für die Reinigung vor. Prüfen Sie diese Vorgaben, bevor Sie Ihren Gästen die freie Wahl lassen.

• Kurzaufenthalte bringen nur geringe Einsparungen. Das Einsparpotenzial entsteht bei den Reinigungen während des Aufenthalts (Stayover-Cleans). Ein Betrieb, dessen Gäste größtenteils nur eine Nacht bleiben, hat kaum Stayover-Reinigungen, die entfallen könnten – die obigen Zahlen lassen sich in diesem Fall nicht übertragen.

• Eine ausgelassene Reinigung ist nur aufgeschoben, nicht aufgehoben. Die Abreisereinigung bleibt weiterhin erforderlich, und regelmäßige Grundreinigungen müssen gezielt eingeplant werden, statt sie vorauszusetzen.

• Sweeply ist weder ein PMS noch eine Gäste-App. Es ist das Bindeglied zwischen beiden. Wenn in Ihrem PMS keine präzisen Reservierungs- und Zimmerdaten gepflegt sind, muss dieses Problem zuerst behoben werden.

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Vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Vertriebsteam, um ein individuelles Angebot für Ihr Hotel zu erhalten und zu erfahren, was die AeroGuest-Anbindung beinhaltet. Die Abrechnung bei Sweeply erfolgt pro verkaufbarem Zimmer, pro Monat und pro Modul – nicht verkaufbare Flächen sind kostenfrei.