Økonomiafdelinger afviser ikke business cases for automatisering, fordi besparelserne ser små ud. De afviser dem, fordi forudsætningerne er usynlige. Løsningen er en beregner, hvor alle input er tydeligt angivet, alle tal kan ændres, og casen præsenteres som et spænd frem for et enkelt skråsikkert tal.

Hvorfor har en business case for hotelautomatisering brug for en beregner?

Fordi værdien ikke ligger der, hvor indkøbsdialogen normalt finder sted. Prisforskelle på licenser mellem platforme er som regel blot et par hundrede euro om måneden. Koordineringstid, gen-rengøringer og forsinket klarmelding af værelser er mange gange mere værd, og ingen af delene fremgår af en prisliste. En genanvendelig beregner flytter samtalen fra mavefornemmelser til dokumentation, og den modstår det spørgsmål, enhver CFO stiller: Hvad sker der, hvis du kun har halvt så meget ret, som du tror?

De pladsholdertal, der bruges i dette regneeksempel

Læs denne tabel før selve regnestykket. Alle tal i den er pladsholdere, der er valgt for at gøre matematikken overskuelig. Ingen af dem er Sweeply-benchmarks, ingen af dem er resultater, vi lover, og modellen er først brugbar, når du har erstattet hvert enkelt tal med dit eget.

To af disse fortjener en advarsel. "Fjernet koordineringstid" og "gen-rengøringsrate efter inspektioner" er de forudsætninger, der påvirker resultatet mest, og det er de to, du har mindst belæg for på dag ét. De er pladsholdere. Et pilotprojekt erstatter dem med konkrete målinger, og det er netop formålet med trin seks.

Sekstrinsberegneren med gennemregnede tal

1. Fastlæg udgangspunktet (baseline). Koordineringsminutter pr. dag svarer til (10 rengøringsassistenter x 25 minutter) + 60 supervisorminutter = 310 minutter. Over 30 dage giver det 9.300 minutter, eller 155 timer om måneden. Omgjort til penge: Housekeeping er 250 minutter om dagen x 30 = 7.500 minutter = 125 timer x 22 EUR = 2.750 EUR. Supervision er 60 minutter om dagen x 30 = 1.800 minutter = 30 timer x 26 EUR = 780 EUR. Baseline for koordineringsomkostninger = 3.530 EUR om måneden. Registrer dette, før du ændrer noget som helst, og brug de samme definitioner af rengjort, inspiceret, klar til gæst og ude af drift, som du vil bruge efterfølgende.

1. Vælg de greb og den reduktion, du vil modellere. Værelsesstatus i realtid eliminerer opkald til receptionen. Automatisk prioritering eliminerer manuel omrokering, når behovene ændrer sig. Inspektionsskabeloner og fotonoter reducerer misforståelser. I dette regneeksempel antager vi, at disse greb fjerner 25 % af koordineringstiden. De 25 % er en antagelse, du selv skal tilpasse, ikke et tal, Sweeply garanterer. 3.530 EUR x 25 % = 883 EUR om måneden.

1. Tilføj omarbejde og direkte omkostninger. Rengøringer pr. måned = 84 værelser x 30 dage = 2.520. Med den antagne gen-rengøringsrate på 4 % svarer det til 101 gen-rengøringer. Antag, at inspektioner bringer raten ned på 2,5 %, hvilket giver 63 gen-rengøringer, altså 38 færre. 38 x 18 minutter = 684 minutter = 11,4 timer x 22 EUR = 250 EUR om måneden. Læg dertil 60 EUR om måneden til papir og print forbundet med daglige lister. Samlet månedlig gevinst = 883 + 250 + 60 = 1.193 EUR.

1. Tilføj omkostningssiden. Licens sat til pladsholderen på 480 EUR om måneden. Træning for 20 personer x 2 timer x 22 EUR = 880 EUR, som engangsomkostning. Startomkostning = 880 EUR. Årlig omkostning = (480 x 12) + 880 = 6.640 EUR.

1. Beregn tilbagebetalingstid og simpel ROI. Månedlig nettogevinst efter licens = 1.193 - 480 = 713 EUR. Tilbagebetalingstid på startomkostningen på 880 EUR = 880 / 713 = 1,2 måneder. Samlet årlig gevinst = 1.193 x 12 = 14.316 EUR. Årlig nettogevinst = 14.316 - 6.640 = 7.676 EUR. Simpel ROI = 7.676 / 6.640 = 116 %. Tilføj kun nutidsværdi (NPV) og intern rente (IRR), hvis din økonomiafdeling specifikt beder om det.

1. Kør scenarier, og erstat derefter antagelserne med målinger fra pilotprojektet. Juster ét enkelt input (den fjernede koordineringstid), og vis et spænd frem for et enkelt estimat.

Brug den konservative kolonne som din officielle business case, og behold de to andre som potentiel opside. En case, der bliver godkendt på sit mest forsigtige scenarie, er en case, ingen behøver at forsvare to gange.

Hvad bør pilotprojektet egentlig måle?

Vælg en eller to etager, eller én bygning, med et typisk miks af værelsestyper og et repræsentativt team. Træn supervisorer først, derefter det øvrige personale, og kør en testperiode, hvor de gamle og nye processer kører side om side i to uger.

Mål fire ting ugentligt: sparede minutter pr. vagt på koordinering, gen-rengøringsrate, ekspeditionstid på opgaver indrapporteret af housekeeping samt tidspunkt for klarmelding af værelser. Korriger for belægning, andelen af rengøringer under opholdet og arrangementsdage, og brug skiftende uger som kontrolperioder, hvis vagtplanen tillader det. Log afvigelser dagligt med en ansvarlig person og en tidsfrist, og modstå fristelsen til at løse alt på én gang. To tiltag med stor effekt slår tyve små justeringer i en fireugers periode.

Gevinsterne viser sig forskellige steder afhængigt af typen af overnatningssted. Et lufthavnshotel med mange ankomster samme dag mærker det typisk på prioriteringen, mens en udbyder af hotellejligheder oftere mærker det på inspektionskvaliteten og de gæstekompensationer, man undgår at udbetale. STAYERY er et konkret eksempel på udgangspunktet: en aparthotel-kæde, der erstattede regneark med en automatiseret tidsplan for rengøring under opholdet.

Hvad skal godkendelsesoplægget indeholde?

• Et ledelsesresumé med resultater, risici og risikobegrænsende tiltag

• Selve beregneren i redigerbart format med input, formler og alle tre scenarier

• En implementeringsplan med navngivne ansvarlige og datoer

• Supportaftaler og kontaktpersoner hos leverandøren

• En fast kadence for opfølgning og rapportering efter go-live med en navngiven ansvarlig

Nævn tre risici eksplicit, for beslutningstageren vil opdage dem under alle omstændigheder. Den første er ufuldstændig ibrugtagning. Modelér derfor besparelser ved henholdsvis lav, mellem og høj ibrugtagning, hver med en tilhørende træningsplan. Den anden er uforudsete integrationsudfordringer. Tjek derfor, hvilke hændelser dit PMS rent faktisk understøtter, for eksempel i Mews Connector API-dokumentationen, inden der skrives under. Den tredje er forandringstræthed. Faseopdel derfor udrulningen, og sæt erfarne brugere sammen med nye, hvilket guiden til forandringsledelse gennemgår i detaljer.

Hvordan fastholdes gevinsterne efter go-live?

Rapportér ugentligt i den første måned om synkroniseringsstabilitet og brugeraccept, og derefter månedligt suppleret med et kvartalsvist dybdedyk for at fange sæsonudsving. Del det visuelle dashboard i stedet for blot at beskrive tallene: Sparede minutter pr. vagt, gen-rengøringsrate og opgavetid er tal, som et housekeeping-team tager ejerskab for, så snart de kan se dem sort på hvidt.

Sweeplys offentliggjorte resultater giver dig et realistisk sammenligningsgrundlag for, om din model holder sig inden for et sandsynligt spænd. Íslandshótel, der tæller 18 hoteller i Island, registrerer 22.000 sparede timer årligt. The Views Hotels på Madeira med 750 værelser registrerede en månedlig besparelse på 5.370 EUR sideløbende med en reduktion på 60 % i housekeeping-aktiviteter. Uafhængige anmeldelser kan læses på Hotel Tech Report. Alle disse tal er opnåede resultater frem for input: Brug dem til at kontrollere dit resultat, ikke til at udfylde dine forudsætninger.

Hvor denne beregner ikke passer

Den ser helt bort fra meromsætning. Hurtigere klarmelding af værelser kan beskytte værelsesprisen og mindske kompensationer, men at tilskrive omsætningsstigning til et driftsværktøj er et argument, du vil tabe under en gennemgang med økonomiafdelingen. Derfor udelader modellen det. Betragt enhver omsætningsfordel som en ikke-modelleret opside.

Den antager, at koordineringstid er målbar. På et hotel med færre end ca. 30 værelser, hvor én supervisor koordinerer alt uformelt, kan baselinen være for lille til at kunne påvises i et tidsstudie, og det ærlige svar er, at licensen koster mere, end problemet berettiger.

Den forudsætter en velfungerende PMS-integration. Hvis dit PMS ikke kan sende reservationshændelser videre, forsvinder koordineringsgevinsten stort set, og du bør genopbygge modellen uden den. Tjek oversigten over integrationer eller fordelene ved at integrere dit PMS med opgavestyring først.

Og den kan ikke tage højde for personalemangel. Hvis værelserne er forsinkede, fordi du mangler tre rengøringsassistenter, vil denne beregner vise en besparelse, der aldrig slår igennem i den faktiske vagtplan. Få bemandingsplanen på plads først.

Tag en snak med vores salgsteam

Det eneste input, du ikke selv kan estimere, er licensudgiften, og det er netop den post, der afgør, om dit konservative scenarie opnår godkendelse. Book en samtale med vores salgsteam for at få det præcise licenstal for dit hotel i et format, du kan indsætte direkte i beregneren.