Planlægning af hotelrengøring betyder, at du gør morgendagens ankomster, afrejser og gæster, der bliver boende, til en liste over rengøringsopgaver, et skøn over de minutter, de kræver, og en fair fordeling af værelser mellem rengøringsassistenterne på vagt. I Sweeply bygger planen sig selv ud fra dit PMS: regler opretter afrejserengøring, rengøring under opholdet og inspektioner, og tavlen opdateres i løbet af dagen, når gæster tjekker ud, forlænger opholdet eller fravælger rengøring.

Denne guide gennemgår de planlægningstrin, som en housekeepingchef eller hotelchef kan bruge med ethvert værktøj, fra prognosen dagen før til de ændringer, der sker efter morgenbriefingen. Den beskriver også, hvordan hoteller i Norden, hvor mange kører VisBook eller Mews og teamene taler flere sprog, holder planen præcis uden telefonopkald.

Oplysning: Sweeply sælger housekeeping-software til hoteller. Metoden nedenfor fungerer også på papir eller i et regneark, og vi påpeger, hvor software ændrer resultatet.

Hvad er planlægning af housekeeping på et hotel?

Planlægning af housekeeping er den daglige rutine, hvor du beslutter, hvilke værelser der skal have hvilken type service, hvor lang tid arbejdet tager, og hvem der gør det i hvilken rækkefølge. Den ligger mellem to andre opgaver, som den ofte forveksles med.

• Vagtplanlægning afgør, hvem der arbejder hvilke vagter i løbet af ugen. Den ligger som regel i et løn- eller vagtplanværktøj, og housekeeping-planen tager udgangspunkt i de medarbejdere, den stiller til rådighed.

• Daglig planlægning af housekeeping tager de medarbejdere, der er på vagt i dag, og giver hver af dem en rækkefølge af værelser og opgaver med prioriteter for tidlige ankomster og sene udtjekninger.

• Værelsesstatus er det levende resultat af planen: beskidt, rent, inspiceret, ude af drift. Vores guide til statuskoder for hotelværelser forklarer de almindelige koder.

En god plan besvarer tre spørgsmål, før den første rengøringsassistent går i gang: hvor mange minutters arbejde er der i dag, hvilke værelser skal være klar først, og er arbejdet fordelt fair.

Hvordan laver du en daglig housekeeping-plan trin for trin?

De fleste hoteller følger de samme seks trin, uanset om planen skrives på en whiteboard eller genereres af software.

1. Hent prognosen aftenen før. Tag de forventede afrejser, ankomster og gæster, der bliver boende, for i morgen fra PMS'et, inklusive værelsestyper, ønsker om tidlig ankomst og sene udtjekninger.

2. Gør hvert værelse til en opgavetype. En afrejse kræver afrejserengøring, et beboet værelse kræver rengøring under opholdet eller en lettere opfriskning, og et ledigt værelse behøver måske kun en inspektion. Tilføj tilbagevendende opgaver som hovedrengøring eller skift af sengetøj, der forfalder i dag.

3. Beregn minutterne. Giv hver opgavetype en standardtid for hver værelsestype, og læg det hele sammen. Del med de produktive minutter pr. rengøringsassistent for at se, hvor mange personer dagen reelt kræver.

4. Sæt prioriteter. Sæt værelser med tidlige ankomster, VIP-noter og værelser, der frigives efter vedligeholdelse, øverst. Værelser med sen udtjekning og skilte med “forstyr ikke” kommer senere.

5. Fordel værelserne. Gruppér værelserne efter etage eller bygning, så rengøringsassistenterne går mindre, og afbalancér derefter efter minutter frem for antal værelser, fordi fem afrejserengøringer ikke er det samme arbejde som fem rengøringer under opholdet.

6. Opdater planen i løbet af dagen. Udtjekninger sker på forskellige tidspunkter, og gæster forlænger opholdet, fravælger service eller melder en fejl. Planen er kun brugbar, hvis disse ændringer når rengøringsassistenterne med det samme.

Hvor lang tid bør hver housekeeping-opgave tage?

Der findes ingen universel standard: tiderne afhænger af værelsets størrelse, indretning, badeværelsestype og dine egne brandstandarder. Tabellen viser, hvordan du strukturerer dine planlægningstider. Udfyld den med tal fra dine egne tidsstudier, og gennemgå dem hver sæson.

Når tiderne er på plads, bliver dagens samlede antal minutter et langt bedre signal for bemandingen end antallet af beboede værelser. En dag med mange afrejser kræver flere personer end en dag med samme belægning og primært gæster, der bliver boende.

Hvilke hotelsystemer opretter automatisk rengøringsopgaver, når en gæst tjekker ud?

Hotelfolk i Sverige og resten af Norden stiller netop dette spørgsmål med præcis disse ord, fordi manuel planlægning bryder sammen ved udtjekningstid. Et PMS ved, hvornår en gæst tjekker ud, men mange housekeeping-visninger i PMS'er stopper ved et flag for rent eller beskidt. Rengøringsopgaven, tildelingen og den efterfølgende inspektion skal stadig oprettes af nogen.

Housekeeping-software, der er integreret med PMS'et, lukker det hul. I Sweeply ændrer en udtjekning i PMS'et værelsesstatus og lægger afrejserengøringen på rengøringsassistentens telefon med det samme. Regler afgør, hvad der ellers oprettes: en inspektion efter rengøringen, en hovedrengøring efter et fast antal ophold eller en lettere service til gæster, der har valgt at springe den daglige rengøring over. Sweeply forbinder til 20+ PMS, herunder VisBook, Mews og Apaleo, som er udbredte i Norden. Den fulde liste finder du på vores integrationsside.

Sweeplys AI-agenter går et skridt videre. Tracey læser bemærkninger i reservationer, såsom en ekstra seng eller en babyseng, og gør dem til opgaver for det rette team, og Roomey tildeler værelser til gæster før ankomst. Du kan læse mere om begge på siden om AI-agenter.

Hvordan fordeler du værelser fair mellem rengøringsassistenterne?

Fair betyder ikke det samme antal værelser. En fair fordeling giver hver rengøringsassistent et tilsvarende antal minutter, en kompakt rute og en realistisk blanding af afrejserengøringer og rengøringer under opholdet. Tre vaner hjælper:

• Afbalancér efter planlagte minutter, ikke efter antal værelser, og hold totalerne synlige for supervisoren.

• Hold hver rengøringsassistent på så få etager eller bygninger som muligt, især på hoteller med lejligheder eller flere bygninger.

• Hold en lille buffer af værelser tilbage, som supervisoren kan dele ud, når sene udtjekninger og tidlige ankomster bliver tydelige.

Software kan lave den første fordeling automatisk ud fra regler og historik, hvilket sparer dig for morgenens puslespil på whiteboardet. Vores artikel om, hvordan housekeeping-software tildeler værelser automatisk, forklarer, hvordan det fungerer, og hvor en supervisor stadig bør gribe ind. Excellence Hotels i Sverige forbandt Sweeply med VisBook og gjorde en ende på manuel tildeling af værelser, så værelsesstatus og prioriterede opgaver nu når teamet uden en printet liste.

Hvordan ændrer opt-out-housekeeping planen?

Når gæster kan springe den daglige rengøring over, falder antallet af rengøringer under opholdet, og det bliver sværere at forudsige. Planen skal vide, hvem der har fravalgt, før rengøringsassistenterne går i gang, ellers banker de på døre, der ikke har brug for service.

Med Guest Connect vælger gæsterne deres housekeeping via et link eller en QR-kode, og valget opdaterer planen direkte. Resultaterne viser, hvor meget det ændrer arbejdsbyrden: på Íslandshótel fravalgte omkring 70% af gæsterne daglig rengøring, og gruppen sparer 22.000 timer om året på tværs af 18 hoteller (læs casestudiet om Íslandshótel). Keahotels sparede 179 timer på én måned, hvor 71% af gæsterne takkede nej til daglig rengøring (læs casestudiet om Keahotels).

Papir, regneark eller software: hvad passer til dit hotel?

Teams med mange nationaliteter får mest ud af en digital plan. Sweeply fungerer på 30+ sprog og oversætter både brugerfladen og personalets skriftlige kommentarer, så en note fra receptionen når hver rengøringsassistent på vedkommendes eget sprog.

Hvor denne guide ikke gælder

• Meget små hoteller med en håndfuld værelser og én rengøringsassistent har måske ikke brug for en formel plan; en enkel daglig liste er nok.

• Hoteller, der outsourcer rengøringen til en leverandør til en fast pris pr. værelse, planlægger i leverandørens eget system, og hotellet har primært brug for pålidelig værelsesstatus og pålidelige inspektionsresultater.

• Ugentlig vagtplanlægning, løn og arbejdsretlige spørgsmål ligger uden for denne guides rammer og hører hjemme i et dedikeret vagtplan- eller HR-værktøj.

• Værelsestiderne i denne guide er en struktur, ikke et benchmark. Brug dine egne tidsstudier og brandstandarder.

Tal med vores salgsteam

Hvis du vil have, at din daglige housekeeping-plan bygger sig selv ud fra dit PMS og holder sig opdateret hele dagen, så book et opkald med vores salgsteam, og vi viser dig, hvordan det vil fungere for dine værelser og dit team.