Gluck Auf Appartements: bygger grunden för tillväxt

Översikt

Gluck Auf Appartements driver 125 lägenheter med hotellservice fördelade på 11 anläggningar i 5 städer runtom i tyska Ruhrgebiet och Köln. Verksamhetschefen Stefan ledde en digital omställning för att komma bort från ett förlegat upplägg med Excel-ark och WhatsApp-grupper som inte gav något utrymme att skala upp. Med Sweeply som det primära verktyget för uppgiftshantering, integrerat med PMS-systemet Apaleo, byggde teamet upp en verksamhet som kan växa i takt med företaget.

Utmaning

Gluck Auf ville expandera i alla riktningar, men deras förlegade system gav absolut inget utrymme för att skala upp. Många processer drevs fortfarande via komplicerade Excel-tabeller eller papper och penna, och kommunikationen var spridd över ett stort antal WhatsApp-grupper. Detta ledde regelbundet till fel, missförstånd, missnöjda gäster, frustrerad personal, merarbete och minskade intäkter. De få appar som användes var krångliga och varken kommunicerade eller integrerades med varandra. Ännu värre var att komplicerade arbetsflöden hade gjort varje medarbetare högspecialiserad inom vissa delar av driften, vilket försvårade vikarietäckning och introduktion av nyanställda. Teamet ville förenkla arbetsflödena och samtidigt göra dem skalbara för framtida expansion.

Tillvägagångssätt

Gluck Auf implementerade Sweeply som sitt huvudsakliga verktyg för kommunikation och uppgiftshantering inom städning och underhåll. Att fördela uppgifter och städscheman blev enklare och mer tillförlitligt: teamet visste exakt vad som behövde göras, när och var. Samtidigt kunde städförloppet följas i realtid så att gästerna kunde få bättre uppskattningar om när rummen var klara, utan att personalen behövde kontaktas extra. Möjligheten att anpassa enheter, regler och kategorier gjorde att teamet snabbt kunde anpassa sig utan extern support. Sweeply integrerades med Apaleo, den centrala källan för alla bokningar och all data: incheckningar, utcheckningar och ändringar synkas i realtid för att trigga rätt arbetsflöden och ge personalen bokningskontexten för att ställa i ordning extrasängar, förbereda babypaket eller tillgodose särskilda önskemål, varpå statusen för städade rum i sin tur skickas tillbaka till Apaleo.

Resultat

Effektiviteten förbättrades i samtliga team, och de dagliga rutinerna blev betydligt mer förutsägbara och mindre felbenägna, vilket kraftigt minskade missade uppgifter och sista minuten-stress. Eftersom alla team utgår från samma realtidsinformation förbättrades den interna kommunikationen och onödig dialog fram och tillbaka minskade. Detta gjorde att teamet kunde fokusera på utförande istället för samordning och lösa problem snabbare. Både gästnöjdheten och teamkänslan stärktes, och den automatiserade gästresan sparade åtskilliga arbetstimmar per vecka. Viktigast av allt är att det expansionstak som startade resan nu är borta: verksamheten är inte längre beroende av oersättliga specialister, arbetsflödena är enkla nog för nyanställda att lära sig, och systemen kommunicerar med varandra i stället för att skapa merarbete.