A maior parte da IA na hotelaria é vendida com base na velocidade. Respostas mais rápidas, menos cliques, menos trabalho administrativo. Isso é real, e é a menor parte da oportunidade. A maior parte é o trabalho que simplesmente nunca precisa de acontecer.

Uma limpeza desnecessária não consome água, roupa de cama, químicos nem mão de obra. Uma avaria detetada na primeira semana não se transforma na substituição de um equipamento na sexta semana. Um turno planeado com base na procura real não envia quatro pessoas para um piso que apenas precisa de duas. Nada disto é eficiência no sentido habitual. É subtração, e é na subtração que os números ambientais realmente mudam.

Por que razão a eficiência por si só é o objetivo menor?

Porque acelerar um processo que nem sequer devia estar a executar continua a executá-lo. A IA é muito boa a lidar com o trabalho repetitivo, a reduzir erros e a manter o fluxo de tarefas quando uma equipa está sobrecarregada. Se a direcionar apenas para as rotinas existentes, obtém a operação de hoje, mas mais rápida.

A hotelaria não é um setor estável. Os padrões de ocupação variam, as expectativas dos hóspedes mudam e não há duas semanas iguais. Os sistemas que se adaptam valem mais do que os sistemas que aceleram, porque a pergunta certa numa terça-feira em fevereiro não é a pergunta certa em julho. O uso interessante da IA num hotel reside em decidir o que fazer, não em fazer a mesma coisa mais depressa.

A sustentabilidade deixou de ser um mero exercício de imagem de marca, o que eleva a fasquia dessa decisão. O Relatório de Viagens Sustentáveis de 2024 da Booking.com revelou que 75% dos viajantes pretendem viajar de forma mais sustentável nos próximos doze meses, e o desempenho ambiental influencia agora a visibilidade na distribuição, as questões dos investidores e a estrutura de custos a longo prazo. As decisões que o determinam são tomadas no terreno, dezenas de vezes por dia, por pessoas que não estão a pensar em estruturas de relatórios enquanto o fazem.

Que decisões diárias realmente mudam os números ambientais de um hotel?

Menos do que seria de esperar, e todas elas são operacionais e não estratégicas.

O padrão é que os dados ambientais e os dados operacionais são os mesmos dados. Um hotel que gere o housekeeping e a manutenção num único sistema já está a gerar a maior parte do que um relatório de sustentabilidade necessita, quer alguém o esteja a recolher ou não.

Como é a sustentabilidade apoiada por IA no dia a dia?

Nada de dramático. Esse é o objetivo.

• Os planos de limpeza seguem a ocupação real e as escolhas reais dos hóspedes, para que as limpezas desnecessárias nem sequer cheguem a ser agendadas

• As tarefas chegam às pessoas certas para as executar, na ordem correta, para que ninguém percorra o edifício duas vezes

• Os problemas de manutenção surgem precocemente, o que protege o desempenho energético e adia a substituição de equipamentos

• As notas das reservas chegam automaticamente ao housekeeping em vez de ficarem perdidas num campo de observações do PMS que ninguém abre

• Os relatórios mostram padrões sobre os quais vale a pena intervir, como uma tipologia de quarto que gera avarias repetidas ou um piso que consome um número desproporcionado de horas

Os agentes de IA da Sweeply desempenham duas funções específicas neste cenário. A Tracey lê as observações das reservas no PMS e transforma-as em tarefas. O Roomey trata da atribuição de quartos. Ambas as tarefas são focadas, e é esse foco que as torna suficientemente fiáveis para estarem em funcionamento contínuo.

Individualmente, parecem detalhes menores. Em centenas de quartos e ao longo de um ano inteiro, são a diferença entre uma meta de sustentabilidade alcançada e uma meta meramente descrita.

Como comprovar uma afirmação de sustentabilidade em vez de apenas declará-la?

A distância entre o que os hotéis dizem e o que conseguem comprovar está a diminuir rapidamente. Esta é a sequência recomendada.

1. Escolha afirmações que correspondam a números que já produz. Responsável: diretor-geral. Duração: 1 semana. «Reduzimos a atividade de housekeeping em 60%» é comprovável. «Estamos comprometidos com a sustentabilidade» não é, soando cada vez mais a uma ausência de dados.

2. Registe uma referência inicial antes de alterar qualquer processo. Responsável: diretor de operações. Duração: 2 semanas. Limpezas por quarto ocupado, cargas de roupa, tempo de resposta da manutenção, horas por departamento. Sem isto, qualquer número posterior será apenas uma estimativa.

3. Reúna os dados operacionais num único local. Responsável: responsável de sistemas. Duração: 1 dia. A Sweeply entra em funcionamento em 24 horas num PMS compatível e conecta-se a mais de 20 plataformas de PMS, para que os registos de housekeeping, manutenção e pedidos de hóspedes fiquem reunidos em vez de dispersos por três ficheiros exportados.

4. Apresente relatórios mensais, não anuais. Responsável: diretor de operações. Duração: meio dia por mês. Os números mensais são corrigidos enquanto as pessoas ainda se lembram do mês. Os números anuais são apenas defendidos.

5. Mantenha um registo de evidências. Responsável: encarregado da certificação. Duração: contínua. As entidades certificadoras e os avaliadores de ESG solicitam registos, não sumários. Um histórico ao nível da tarefa com carimbos de data/hora responde à pergunta; uma apresentação de diapositivos não.

O The Views Hotels pode comprovar uma redução de 60% nas atividades de housekeeping em 750 quartos e uma poupança de 5370 EUR por mês porque as tarefas subjacentes foram registadas no momento em que ocorreram. O Íslandshótel pode demonstrar 22 000 horas poupadas por ano em 18 hotéis pelo mesmo motivo. Nenhum dos números exigiu um projeto de medição em separado. Se gere a vertente de opções do hóspede neste âmbito, o nosso guia para housekeeping com opção ecológica sem cortar horas de trabalho da equipa aborda a parte operacional.

Onde a IA não vai ajudar

É preferível dizê-lo com total transparência do que deixar que o conceito seja sobrevalorizado.

A IA não reduz os maiores custos ambientais de um hotel. O aquecimento, a climatização, as águas quentes sanitárias e a estrutura do edifício dominam a pegada da maioria dos hotéis, sendo essas decisões do foro da engenharia e do investimento de capital. Uma melhor organização de tarefas não compensa uma caldeira antiga.

A IA é apenas tão boa quanto os registos que a alimentam. Um hotel que ainda gere o housekeeping em papel e WhatsApp não tem dados sobre os quais possa raciocinar; portanto, o primeiro passo não é um projeto de IA, é colocar o trabalho num sistema.

A Sweeply é uma camada operacional sobre o PMS: não é um PMS, não é um sistema de gestão de energia e não é um sistema de gestão técnica de edifícios (BMS). Conseguimos mostrar em detalhe o que aconteceu com quartos, tarefas e horas. Não lemos os seus contadores, e qualquer relatório que combine ambos precisa de ambas as fontes.

Além disso, um programa de escolha por parte do hóspede continua a precisar que o hotel decida o que fazer com as horas recuperadas. Essa é uma decisão de liderança. Nenhum agente a toma por si.

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Agende uma reunião com a nossa equipa comercial para obter preços e referências de dispensas e horas poupadas em hotéis de dimensão semelhante. O preço da Sweeply é por quarto vendável, por mês e por módulo; o espaço não vendável é gratuito.