En PMS-integrasjon for housekeeping på hotell bør synkronisere romstatus begge veier, i tillegg til ankomster, avreiser, gjester som blir boende, antall gjester og reservasjonsmerknader, etter hvert som de endres gjennom dagen. Sweeply er programvare for housekeeping og drift på hotell som legger seg oppå PMS-en din gjennom toveis integrasjoner med 20+ PMS-plattformer, slik at resepsjonen og housekeepingteamet alltid jobber ut fra samme romstatus.

Denne guiden viser hvilke data som betyr noe, hvordan du skiller en toveis integrasjon i sanntid fra en eksport om natten, og hvilke spørsmål du bør stille leverandøren før du signerer. Åpenhet: Sweeply selger programvare for housekeeping og vedlikehold som integreres med PMS-plattformer, så les den med det i bakhodet.

Hvilke PMS-integrasjoner trenger et hotell for housekeeping?

Start med én kobling: PMS-en mot housekeepingverktøyet ditt. PMS-en vet hvem som kommer, hvem som reiser og hvem som blir boende, og housekeeping vet hvilke rom som er rene, hvilke som er inspisert og hvilke som har et problem. Hvis disse to opplysningene ligger i hvert sitt system, må noen bære dem over via telefon, radio eller papir, og det er der rom blir solgt skitne eller står rene uten å bli frigitt.

Når den koblingen fungerer, følger det vanligvis to til. Gjesteforespørsler fra en gjesteapp eller et meldingsverktøy bør komme inn som oppgaver til riktig team, og det er det Guest Connect gjør. Reparasjoner bør sperre og frigi rom i PMS-en når en tekniker lukker en jobb, og det er oppgaven til vedlikeholdsprogramvare for hotell. Alle tre bygger på samme grunnlag: en pålitelig PMS-integrasjon som holder romstatus riktig overalt.

Hvis du ikke er sikker på hva PMS-en din støtter i dag, viser Sweeplys integrasjonsside alle PMS-ene vi kobler til, og guiden vår om fordelene ved å integrere PMS og oppgavestyring går nærmere inn på forretningsgrunnlaget.

Hvilke data bør synkroniseres mellom PMS og housekeeping?

Ikke alle feltene i PMS-en er nyttige for en romassistent. Tabellen under viser dataene som endrer hvordan housekeeping planlegger dagen, hvilken retning de bør gå og hvorfor de betyr noe.

Hvis kodene i PMS-en og housekeepingverktøyet ikke stemmer overens, må integrasjonen oversette dem. Guiden vår om statuskoder for hotellrom forklarer hva VD, VC, OOO og OOS betyr og hvorfor koblingen mellom dem er viktig.

Hva er forskjellen på enveis og toveis integrasjon?

En enveis integrasjon leser bare fra PMS-en. Housekeeping ser dagens ankomster og avreiser, men når en romassistent er ferdig med et rom, må noen i resepsjonen fortsatt oppdatere PMS-en manuelt. Det gapet er lite en rolig dag og dyrt en travel dag, fordi hvert rent rom som ikke frigis, er en gjest som venter i lobbyen.

En toveis integrasjon skriver også tilbake. Når et rom markeres som rent eller inspisert i housekeepingappen, oppdateres PMS-en av seg selv, og resepsjonen kan sjekke inn gjesten uten å ringe noen. Endringer som gjøres i PMS-en, for eksempel et rombytte eller en sen utsjekking, går den andre veien inn i housekeepingplanen.

Tegn på at en integrasjon ikke er ekte toveis:

• Housekeepingstatusen i PMS-en endres først etter at en leder har oppdatert den på en datamaskin.

• Dagsplanen bygges fra en rapport som eksporteres om morgenen, og endres ikke etter det.

• Rombytter og sene utsjekkinger når housekeeping via telefon eller radio.

• Rom som er ute av drift, må sperres to steder.

Hvor raskt bør romstatus oppdateres?

Raskt nok til at ingen trenger å ringe. I praksis betyr det at endringen som gjøres på romassistentens telefon, dukker opp i PMS-en mens gjesten fortsatt står i resepsjonen, og at et rombytte gjort av resepsjonen vises i housekeepingplanen før romassistenten kommer til feil dør.

Spør leverandøren hvordan oppdateringer overføres for akkurat din PMS. Noen PMS-plattformer sender endringer i det øyeblikket de skjer, mens andre sjekkes med jevne mellomrom, og svaret kan være forskjellig for to hoteller som bruker samme housekeepingverktøy. Hvis oppdateringen er avhengig av en planlagt synkronisering, spør hvor ofte den kjører og hva som skjer hvis den feiler.

Hvordan fungerer dette på et ekte hotell?

The Views Hotels driver 750 rom fordelt på tre hoteller på Madeira og hadde brukt Host PMS i mer enn ti år. Før Sweeply ble housekeepingplaner, vedlikeholdsforespørsler og oppdateringer om romklarhet håndtert på papir eller per telefon. Med Host PMS-integrasjonen henter Sweeply romstatus og housekeepingplaner fra Host i sanntid og sender oppdateringer tilbake, noe som utløser rengjøringsoppgaver og romklargjøring uten manuell oppfølging.

Etter en måned sluttet hotellet helt å bruke papir. Gruppen rapporterer 60 % færre housekeepingaktiviteter og anslagsvis EUR 5 370 i besparelser i måneden på The Views Oasis, blant annet fordi gjester kan takke nei til daglig rengjøring og valget når housekeeping automatisk. Du kan lese hele historien i kundecaset om The Views Hotels.

Reservasjonsmerknader er det andre feltet som er verdt å automatisere. På THE FLAG Zurich, som bruker Apaleo, leser Sweeplys AI-agent Tracey merknader fra PMS-en og sender dem til riktig team som oppgaver, med 99,7 % nøyaktighet og mer enn 8 timer spart i uken. Se hvordan THE FLAG Zurich bruker den og oversikten over AI-agenter.

Hvilke spørsmål bør du stille en leverandør om PMS-integrasjon?

En logo på en integrasjonsside forteller deg at en kobling finnes, ikke hva den gjør. Disse spørsmålene viser om den vil fungere for hotellet ditt:

1. Er integrasjonen med vår PMS toveis, og hvilke felt skriver den tilbake?

2. Hvor raskt vises endringer i romstatus i hvert system, og gjelder det samme for vår PMS?

3. Leser den gjestenes valg av rengjøring under oppholdet, for eksempel gjester som har takket nei til daglig rengjøring?

4. Leser den reservasjonsmerknader, antall gjester, ekstrasenger og VIP-markeringer?

5. Hvordan håndteres rombytter, sene utsjekkinger og bookinger samme dag i løpet av skiftet?

6. Kan rom som er ute av drift, sperres og frigis fra housekeeping- eller vedlikeholdsappen?

7. Hvem setter opp koblingen, hvem gir support på den, og hvor lang tid tar det for et hotell som vårt?

Hvis du planlegger selve prosjektet, tar integrasjonsplanen vår på 30 dager deg gjennom stegene fra første samtale til oppstart.

Hva går galt med PMS-integrasjoner for housekeeping?

De fleste problemene er ikke tekniske feil. De skyldes antakelser som ingen sjekket før oppstart:

• Statusene stemmer ikke overens. PMS-en har ingen inspisert-status, så et rom som er markert som rent, frigis før en leder har sjekket det. Bli enige om hvilken status som frigir et rom.

• Valg av rengjøring havner i merknadene. Hvis gjester takker nei til daglig rengjøring via et fritekstnotat, er det ikke sikkert integrasjonen leser det. Bruk et eget felt eller en egen tjeneste der PMS-en tillater det.

• To steder å sperre et rom. Hvis vedlikehold sperrer rom i ett system og resepsjonen i et annet, kommer beholdningen ut av kurs. Velg én kilde og la integrasjonen føre endringen videre.

• Grupper på flere PMS-plattformer. En hotellgruppe med ulike PMS-plattformer per hotell må teste hver kobling for seg, ikke bare den på hovedkontoret.

Når denne guiden ikke gjelder

Svært små overnattingssteder der én person tar seg av både resepsjonen og rengjøringen, får kanskje lite ut av et eget housekeepingverktøy, fordi statusen allerede ligger i ett hode. Det samme gjelder hvis PMS-en din ikke har et åpent grensesnitt eller kjører på en lokal server uten en støttet kobling: sjekk integrasjonslisten først, fordi ingen housekeepingverktøy kan synkronisere data som PMS-en ikke deler. Ferieleiligheter som rengjøres av en ekstern leverandør som aldri logger inn i hotellets systemer, faller også utenfor denne guiden, siden integrasjonen slutter der teamet ditt slutter å bruke appen.

For hoteller med et eget housekeepingteam viser siden om housekeepingprogramvare for hotell hvordan Sweeply bygger dagsplanen fra PMS-data.

Snakk med salgsteamet vårt

Hvis du vil se hvilke data PMS-en din kan synkronisere med Sweeply, og hvordan romstatus vil flyte mellom resepsjonen og housekeepingteamet ditt, Book en samtale med salgsteamet vårt.