Terug naar artikelen
Thorhildur Edda Gunnarsdottir, CEO
Gepubliceerd
Bijgewerkt
Tien signalen die laten zien waar housekeeping in hotels tijd, geld of kwaliteit verliest, met wat elk signaal kost en hoe het goed gaat. Vink aan wat je bekend voorkomt en gebruik je score om te bepalen wat je als eerste aanpakt.
Kortom
• De checklist telt tien signalen, van telefonisch achter de kamerstatus aan zitten tot marges onder druk. • Signalen 1 tot en met 3 zijn één probleem: een kamerstatus die de werkvloer en de receptie niet in realtime bereikt. • Als gasten zelf kiezen voor schoonmaak en regels de schoonmaaktypes bepalen, verdwijnt werk nog voordat het begint. • Woolacombe Bay Hotel schrapte op drukke dagen 50+ dagelijkse coördinatietelefoontjes. • Bij Keahotels zagen gasten in 71% van de gevallen af van dagelijkse housekeeping, wat in één maand 179 uur bespaarde.
Een housekeeping-checklist voor je hoteloperatie is een snelle zelfevaluatie: tien signalen die laten zien waar je housekeeping tijd, geld of kwaliteit verliest. Vink elk signaal aan dat je bekend voorkomt. Drie of meer betekent meestal dat het probleem zit in hoe informatie zich verplaatst tussen het PMS, de receptie en de werkvloer, niet in hoe hard het team werkt.
Een kanttekening vooraf: Sweeply verkoopt housekeepingsoftware voor hotels, dus we hebben een mening over de oplossingen. De checklist zelf werkt met welke tools je ook gebruikt, en de tien signalen komen uit de checklist die we deelden in ons webinar met Keahotels.
Hoe gebruik je deze checklist?
Loop de tien signalen door met je housekeepingmanager, een supervisor en iemand van de receptie. Ieder ziet andere problemen.
Vink een signaal alleen aan als het de afgelopen maand is gebeurd, niet als het zou kunnen gebeuren.
Tel de vinkjes en lees daarna wat je score betekent en welke punten je als eerste aanpakt.
De housekeeping-checklist
# | Signaal | Wat het je kost | Hoe het goed gaat |
|---|---|---|---|
1 | We vragen de kamerstatus na via telefoon of WhatsApp | Kamermedewerkers worden onderbroken en de receptie wacht op antwoorden die ze al zou moeten hebben | De kamerstatus wordt bijgewerkt op de telefoon van de kamermedewerker en is direct zichtbaar bij de receptie |
2 | We gebruiken geprinte housekeepinglijsten | De lijst is verouderd zodra een gast verlengt, eerder uitcheckt of van kamer wisselt | Een live lijst vanuit het PMS die meeverandert met de reserveringen |
3 | De front office heeft geen realtime overzicht van de kamerstatus | Aankomende gasten wachten op kamers die misschien al schoon zijn, en de receptie belt de werkvloer om het na te vragen | De receptie ziet de voortgang van de schoonmaak en gecontroleerde kamers zonder iemand te bellen |
4 | We bieden standaard dagelijkse (tussentijdse) schoonmaak aan | Kamers worden schoongemaakt of de gast dat nu wil of niet, wat uren en linnengoed kost | Gasten kiezen zelf, en kamers van gasten die afzien van schoonmaak verdwijnen automatisch van de lijst van de kamermedewerker |
5 | Taalbarrières vertragen onze operatie | Instructies worden verkeerd begrepen of niet gelezen, en supervisors moeten zichzelf herhalen | Elke taak en notitie verschijnt in de eigen taal van iedere medewerker |
6 | We gebruiken Excel voor onderhoud, checklists of gevonden voorwerpen | Niemand weet wat er openstaat, wie het oppakt of wat er de vorige keer gebeurde | Storingen, checklists en gevonden voorwerpen zijn gevolgde taken met een eigenaar en een geschiedenis |
7 | We missen operationele inzichten en prestatiedata | Beslissingen over personeel en budget berusten op onderbuikgevoel | Werkdruk, doorlooptijden en terugkerende storingen zijn zichtbaar zonder dat je een rapport hoeft te bouwen |
8 | Gastverzoeken worden te traag afgehandeld | Verzoeken blijven bij de receptie liggen voordat ze de werkvloer bereiken | Verzoeken komen als taak bij de juiste persoon terecht, en de gast krijgt antwoord |
9 | Supervisors bepalen het schoonmaaktype per kamer met de hand | Elke ochtend begint met een supervisor die uitzoekt welke kamers een tussentijdse schoonmaak, linnenwissel of vertrekschoonmaak krijgen | Schoonmaaktypes volgen je regels en de PMS-data, dus de planning staat klaar als het team binnenkomt |
10 | Operationele marges staan onder druk | Kosten voor personeel, linnengoed en overuren stijgen sneller dan de kameromzet | Je ziet waar de uren naartoe gaan en schrapt het werk waar gasten niet om vroegen |
Wat betekent je score?
0 tot en met 2 vinkjes. De basis staat. Bekijk de signalen die je hebt aangevinkt één voor één; meestal zijn het snelle oplossingen.
3 tot en met 5 vinkjes. Coördinatie kost je elke dag uren. Begin met de kamerstatus (signalen 1 tot en met 3), want al het andere hangt daarvan af.
6 of meer vinkjes. De manier waarop werk wordt gepland en gedeeld moet veranderen, niet alleen één tool. Pak het aan als één project voor housekeeping, de technische dienst en de receptie.
Welke signalen pak je als eerste aan?
Begin met de kamerstatus. Signalen 1, 2 en 3 zijn hetzelfde probleem, gezien vanaf drie plekken: de werkvloer, de geprinte lijst en de receptie. Zodra de kamerstatus uit het PMS komt en wordt bijgewerkt via de telefoon van de kamermedewerker, zijn de telefoontjes, het heen en weer via de portofoon en de geprinte lijsten in de ochtend niet meer nodig. Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt, lees dan hoe je de receptie en housekeeping in realtime verbindt.
Pak daarna aan hoe de schoonmaak wordt bepaald. Signalen 4 en 9 bepalen hoeveel werk het team elke dag doet. Als gasten zelf kiezen of hun kamer wordt schoongemaakt, en regels het schoonmaaktype bepalen, verdwijnt werk nog voordat iemand eraan begint. Onze gids over opt-in housekeeping legt uit hoe hotels dit invoeren.
Schrap dan de spreadsheets. Signalen 5 tot en met 8 gaan over taken die in Excel, WhatsApp of iemands geheugen leven. Door storingen, checklists en gastverzoeken in één gevolgde workflow te zetten, in ieders eigen taal, wordt signaal 7 (data) überhaupt pas mogelijk. Software voor de technische dienst en beheer van gastverzoeken dekken die onderdelen af.
Hoe ziet het oplossen van deze signalen eruit bij echte hotels?
Woolacombe Bay Hotel (signalen 1 en 3): schrapte op drukke dagen 50+ dagelijkse coördinatietelefoontjes, en binnen een maand gebruikte het hele team het systeem.
Keahotels (signaal 4): in de eerste maand zagen gasten in 71% van de gevallen af van dagelijkse housekeeping, wat 179 uur werk bespaarde.
Íslandshótel (signalen 4 en 10): bespaart 22.000 uur per jaar in 18 hotels, waarbij ongeveer 70% van de gasten afziet van dagelijkse housekeeping.
Excellence Hotels (signaal 9): stopte met handmatige kamertoewijzing nadat Sweeply aan het VisBook PMS was gekoppeld.
Volkshotel (signaal 5): runt 196 kamers met een housekeepingteam van 33 nationaliteiten en controleert niet langer elke kamer met de hand voor tussentijdse schoonmaak.
BOOK-IT Apartments (signaal 6): verkortte de communicatietijd van de teamleider housekeeping met ongeveer 30% door over te stappen op één platform.
Wanneer deze checklist niet van toepassing is
De checklist gaat uit van een team dat zo groot is dat mensen elkaar niet de hele dag zien. In een accommodatie met één of twee kamermedewerkers en een eigenaar ter plaatse kunnen een gesprek en een geprinte lijst echt genoeg zijn, en zullen meerdere signalen niet van toepassing zijn. De checklist gaat ook over de dagelijkse operatie, niet over schoonmaakstandaarden: gebruik voor hoe een schone kamer eruitziet daarnaast je eigen checklist voor kamerinspecties.
Praat met ons salesteam
Plan een gesprek met ons salesteam om je score, je PMS en de modules te bespreken die de aangevinkte signalen wegnemen, en ontvang een prijsopgave voor je accommodatie. Sweeply rekent per verkoopbare kamer per maand voor elke module, en niet-verkoopbare ruimte is gratis.
Conclusie
De meeste hotels vinken minstens drie van deze signalen aan, en de meeste daarvan zijn terug te voeren op de kamerstatus en hoe de schoonmaak wordt bepaald. Pak die twee eerst aan, dan wordt de rest makkelijker te zien en te meten.
Veelgestelde vragen
Wat hoort er in een housekeeping-checklist voor hotels?
Voor de dagelijkse operatie moet hij behandelen hoe de kamerstatus wordt gedeeld, hoe kamers worden toegewezen en schoonmaaktypes worden bepaald, hoe storingen en gastverzoeken worden gevolgd, en of je de werkdruk kunt meten. Deze checklist behandelt die tien punten.
Hoe weet ik of mijn housekeepingafdeling nieuwe software nodig heeft?
Tel hoeveel van de tien signalen je herkent van de afgelopen maand. Drie of meer, vooral telefoontjes over de kamerstatus en geprinte lijsten, betekent meestal dat de coördinatie rond het team moet veranderen.
Wat pak je als eerste aan in de housekeeping van je hotel?
De kamerstatus. Als de status uit het PMS komt en wordt bijgewerkt via de telefoon van de kamermedewerker, nemen telefoontjes naar de werkvloer, geprinte lijsten en vertragingen bij de receptie tegelijk af.
Is deze checklist bedoeld voor schoonmaakstandaarden?
Nee. Hij gaat over hoe werk wordt gepland en gedeeld. Gebruik hem naast je checklist voor kamerinspecties, die vastlegt hoe een schone kamer eruitziet.
Werkt de checklist ook voor appartementen en serviced apartments?
Ja. Dezelfde signalen gelden overal waar een team units schoonmaakt en onderhoudt die het niet allemaal tegelijk kan zien, van hotels tot serviced apartments.