Opt-in housekeeping is een servicemodel waarbij een gastenkamer tijdens het verblijf alleen wordt schoongemaakt wanneer de gast hierom vraagt. De voorbereiding voor aankomst en de schoonmaak bij vertrek blijven precies zoals ze zijn. Wat verandert, is de periode tijdens het verblijf en daarmee de dagelijkse werkdruk van het housekeepingteam.

Hotels kiezen hiervoor om drie redenen die elkaar versterken. Gasten willen controle over wie hun kamer binnenkomt en wanneer. De kosten voor linnen, water en chemicaliën dalen met elke overgeslagen schoonmaakbeurt. En een afdeling waarvoor moeilijk personeel te vinden is, krijgt een lichtere, meer voorspelbare werkdag.

Wat is opt-in housekeeping?

In een opt-in-model vindt er geen tussentijdse schoonmaak plaats, tenzij de gast hierom verzoekt. De gast maakt die keuze bij het boeken, bij het inchecken of tijdens het verblijf, en die keuze wordt een taak voor het housekeepingteam in plaats van een vaste regel op het rooster.

Sweeply ondersteunt dit via Guest Connect. De beslissing van de gast komt binnen op hetzelfde bord waar het housekeepingteam al mee werkt, inclusief het kamernummer, het gewenste tijdvak en eventuele notities, zodat niemand het hoeft over te typen in een spreadsheet of hoeft door te geven via de portofoon.

Het praktische gevolg is een verschuiving van roostergestuurde naar vraaggestuurde housekeeping. Een supervisor stopt met het inplannen van elke bezette kamer en begint met plannen voor aankomsten, vertrekken en de aanvragen die daadwerkelijk zijn binnengekomen.

Waarin verschilt opt-in housekeeping van opt-out housekeeping?

Beide modellen bieden de gast een keuze. Ze verschillen in wat er gebeurt als de gast niets aangeeft, en die standaardinstelling bepaalt het grootste deel van je werklast.

Opt-out is een minder ingrijpende verandering en bekender bij gasten; daarom beginnen de meeste programma's voor milieubewuste keuzes hiermee. Opt-in zorgt voor een grotere operationele verandering, omdat de standaardinstelling zelf de beslissing bepaalt. Ons artikel over het invoeren van green choice housekeeping zonder te korten op personeelsuren behandelt wat elk model betekent voor de uren van housekeepers en hoe je die beschermt.

Waarom kiezen hotels voor opt-in housekeeping?

Omdat de cijfers kloppen en omdat gasten vaker op het aanbod ingaan dan de meeste hoteliers verwachten.

Bij Íslandshótel, met 18 vestigingen in IJsland, zag 70% van de gasten af van de dagelijkse schoonmaak, wat de groep een besparing van 22.000 uur per jaar oplevert. Bij Keahotels daalden de aanvragen voor dagelijkse schoonmaak met 71% en werd er in één maand 179 uur bespaard. Bij The Views Hotels op Madeira, met 750 kamers verspreid over de groep, daalden de housekeepingactiviteiten met 60% en bespaarden de hotels 5.370 euro per maand.

Drie zaken vloeien voort uit cijfers van die omvang.

De milieubelasting daalt evenredig met het werk. Een overgeslagen schoonmaakbeurt betekent linnen dat niet gewassen hoeft te worden, water dat niet verwarmd hoeft te worden, chemicaliën die niet gebruikt worden en een stofzuiger die niet aan hoeft. Het is de zeldzame duurzaamheidsmaatregel die minder kost in plaats van meer.

Er komen uren vrij voor de accommodatie. Bespaarde uren zijn niet automatisch kostenbesparingen. Het is capaciteit, en wat je daarmee doet, is een managementbeslissing: grondigere schoonmaakbeurten bij vertrek, uitgesteld werk in openbare ruimtes, meer inspecties of minder uitzendkrachten tijdens piekweken.

De druk op een afdeling met personeelstekorten neemt af. De American Hotel & Lodging Association heeft gemeld dat 72% van de hotels nog steeds met personeelstekorten kampt. Het verminderen van het aantal kamers dat elke dag schoongemaakt moet worden, is een van de weinige middelen die het probleem daadwerkelijk verkleinen, in plaats van een onderbemand team te dwingen sneller te werken.

Gasten profiteren er eveneens direct van. Ze houden hun eigen schema aan, hoeven niet in de lobby te wachten tot een werkwagen de gang verlaat, en privacy is voor hen de standaard in plaats van een verzoek.

Hoe introduceer je opt-in housekeeping?

Benader het als een operationeel project, niet als een boodschap op een deurhanger. Dit stappenplan werkt voor zowel een enkel hotel als een hotelketen.

1. Bepaal het model en de minimale service. Verantwoordelijke: general manager met de head housekeeper. Duur: 1 week. Bepaal of het opt-in of opt-out wordt, of er een beloning aan verbonden is en welke service in ieder geval gegarandeerd is, bijvoorbeeld een volledige schoonmaak om de drie nachten bij een langer verblijf.

2. Stel de cijfers vast die je gaat monitoren. Verantwoordelijke: operations manager. Duur: 2 dagen. Deelnamepercentage, aantal schoonmaakbeurten per bezette kamer, minuten per vertrekschoonmaak en contracturen per housekeeper. Leg een nulmeting vast vóór de lancering, anders kun je achteraf niets aantonen.

3. Koppel de keuze van de gast aan de takenlijst. Verantwoordelijke: applicatiebeheerder. Duur: 1 dag. Sweeply is binnen 24 uur operationeel met een ondersteund PMS en koppelt met meer dan 20 PMS-platformen. De keuze van de gast komt direct bij de housekeeping terecht als een taak, zonder handmatige invoer.

4. Train het team op de uitzonderingen. Verantwoordelijke: head housekeeper. Duur: 1 tot 2 dagen. De meeste trainingstijd gaat naar wat er moet gebeuren als een gast zich bedenkt, wat te doen met een kamer die meerdere nachten is overgeslagen en hoe te escaleren. Onze gids voor verandermanagement in de hotellerie behandelt de communicatiekant.

5. Pas de tijd voor de vertrekschoonmaak aan. Verantwoordelijke: head housekeeper. Duur: vanaf week 1 en vervolgens doorlopend. Kamers die meerdere nachten niet zijn schoongemaakt, kosten meer tijd bij vertrek. Voeg die minuten toe vóórdat de deelname stijgt, en niet pas nadat het team twee weken lang achterloopt.

6. Evalueer na 30 en 90 dagen. Verantwoordelijke: general manager. Duur: elk een halve dag. Vergelijk met de nulmeting en pas het gegarandeerde minimumniveau aan als uit de gastenfeedback blijkt dat de standaardinstelling te ver is doorgevoerd.

Wanneer opt-in housekeeping niet de juiste keuze is

Het is niet overal de juiste standaardinstelling, en doen alsof dat wel zo is, leidt ertoe dat programma's na zes maanden weer worden teruggedraaid.

Accommodaties met een gemiddelde verblijfsduur van één of twee nachten hebben er heel weinig aan, omdat er nauwelijks tussentijdse schoonmaakbeurten zijn om over te slaan. Luxe- en resorthotels die een dagelijkse schoonmaak als onderdeel van het product verkopen, schaden dat product als ze dit weghalen, hoewel turndownservice en het vervangen van handdoeken nog steeds optioneel gemaakt kunnen worden. Accommodaties die onder een gereguleerde hygiëne- of wellnessstandaard vallen, kunnen inspectie-intervallen hebben die het model moet respecteren.

Er is ook een consequentie voor het personeel die meer aandacht verdient dan gewoonlijk. Als de vraag naar dagelijkse schoonmaak daalt en er verder niets verandert, dalen de uren van de mensen die dat werk doen mee. Dat is een managementbeslissing, geen resultaat van de software, en geen enkele tool maakt die keuze voor je.

Ten slotte is Sweeply een operationele laag bovenop je PMS, geen PMS zelf en geen boekingsmodule. Wil je dat de keuze voor housekeeping in het boekingsproces zelf verschijnt, dan ligt dat bij je PMS of boekingsprovider.

Neem contact op met ons verkoopteam

Plan een gesprek met ons verkoopteam om je accommodatie, je PMS en de modules die je nodig hebt te bespreken, en ontvang een offerte op maat voor jouw situatie. Sweeply wordt geprijsd per verkoopbare kamer, per maand, per module. Niet-verkoopbare ruimtes zijn gratis.