Un'integrazione PMS per l'housekeeping dell'hotel dovrebbe sincronizzare lo stato delle camere in entrambe le direzioni, oltre ad arrivi, partenze, riassetti durante il soggiorno, numero di ospiti e note di prenotazione, man mano che cambiano nel corso della giornata. Sweeply è un software di housekeeping e gestione operativa per hotel che si appoggia al tuo PMS tramite integrazioni bidirezionali con oltre 20 piattaforme PMS, così la reception e il team di housekeeping lavorano sempre sullo stesso stato delle camere.

Questa guida elenca i dati che contano, mostra come distinguere un'integrazione bidirezionale in tempo reale da un'esportazione notturna e ti fornisce le domande da porre a un fornitore prima di firmare. Trasparenza: Sweeply vende software di housekeeping e manutenzione che si integra con le piattaforme PMS, quindi tienine conto durante la lettura.

Di quali integrazioni PMS ha bisogno un hotel per l'housekeeping?

Inizia da un unico collegamento: il PMS con il tuo strumento di housekeeping. Il PMS sa chi arriva, chi parte e chi resta, mentre l'housekeeping sa quali camere sono pulite, quali sono ispezionate e quali hanno un problema. Se queste due informazioni vivono in sistemi separati, qualcuno deve trasferirle per telefono, via radio o su carta, ed è lì che le camere vengono vendute sporche o restano pulite ma non rilasciate.

Una volta che questo collegamento funziona, di solito ne seguono altri due. Le richieste degli ospiti provenienti da un'app per gli ospiti o da uno strumento di messaggistica dovrebbero arrivare come attività al team giusto, ed è ciò che fa Guest Connect. Le riparazioni dovrebbero bloccare e rilasciare le camere nel PMS quando un tecnico chiude un intervento, ed è il compito del software di manutenzione per hotel. Tutti e tre poggiano sulla stessa base: un'integrazione PMS affidabile che mantiene corretto lo stato delle camere ovunque.

Se non sai con certezza cosa supporta il tuo PMS attuale, la pagina delle integrazioni di Sweeply elenca tutti i PMS a cui ci colleghiamo, e la nostra guida sui vantaggi dell'integrazione tra PMS e gestione delle attività approfondisce il business case.

Quali dati dovrebbero sincronizzarsi tra il PMS e l'housekeeping?

Non tutti i campi del PMS sono utili a una cameriera ai piani. La tabella seguente elenca i dati che cambiano il modo in cui l'housekeeping pianifica la giornata, la direzione in cui dovrebbero fluire e perché sono importanti.

Se i codici del tuo PMS e del tuo strumento di housekeeping non corrispondono, l'integrazione deve tradurli. La nostra guida ai codici di stato delle camere d'hotel spiega cosa significano VD, VC, OOO e OOS e perché la mappatura è importante.

Qual è la differenza tra integrazione unidirezionale e bidirezionale?

Un'integrazione unidirezionale legge soltanto dal PMS. L'housekeeping vede gli arrivi e le partenze di oggi, ma quando una cameriera ai piani finisce una camera, qualcuno alla reception deve comunque aggiornare il PMS a mano. Questo scarto è piccolo in una giornata tranquilla e costoso in una giornata intensa, perché ogni camera pulita non rilasciata è un ospite che aspetta nella hall.

Un'integrazione bidirezionale scrive anche in senso inverso. Quando una camera viene segnata come pulita o ispezionata nell'app di housekeeping, il PMS si aggiorna da solo e la reception può fare il check-in dell'ospite senza chiamare nessuno. Le modifiche fatte nel PMS, come un cambio di camera o un check-out posticipato, fluiscono nella direzione opposta verso il piano di housekeeping.

Segnali che un'integrazione non è davvero bidirezionale:

• Lo stato di housekeeping nel PMS cambia solo dopo che un supervisore lo aggiorna al computer.

• Il piano giornaliero viene creato da un report esportato al mattino e poi non cambia più.

• I cambi di camera e i check-out posticipati arrivano all'housekeeping per telefono o via radio.

• Le camere fuori uso devono essere bloccate in due posti.

Quanto velocemente dovrebbe aggiornarsi lo stato delle camere?

Abbastanza velocemente da non dover telefonare a nessuno. In pratica significa che la modifica fatta sul telefono di una cameriera ai piani compare nel PMS mentre l'ospite è ancora al banco, e un cambio di camera fatto dalla reception compare nel piano di housekeeping prima che la cameriera arrivi alla porta sbagliata.

Chiedi al fornitore come viaggiano gli aggiornamenti per il tuo PMS specifico. Alcune piattaforme PMS inviano le modifiche nel momento in cui avvengono, mentre altre vengono interrogate a intervalli regolari, e la risposta può essere diversa per due hotel che usano lo stesso strumento di housekeeping. Se l'aggiornamento dipende da una sincronizzazione programmata, chiedi con quale frequenza viene eseguita e cosa succede se non va a buon fine.

Come funziona in un hotel reale?

The Views Hotels gestisce 750 camere in tre hotel a Madeira e lavorava con Host PMS da oltre un decennio. Prima di Sweeply, i programmi di housekeeping, le richieste di manutenzione e gli aggiornamenti sulla disponibilità delle camere venivano gestiti su carta o per telefono. Con l'integrazione Host PMS, Sweeply recupera in tempo reale da Host lo stato delle camere e i programmi di housekeeping e invia indietro gli aggiornamenti, attivando le attività di pulizia e la preparazione delle camere senza solleciti manuali.

Dopo un mese l'hotel ha smesso completamente di usare la carta. Il gruppo riporta il 60% di attività di housekeeping in meno e un risparmio stimato di 5.370 EUR al mese presso The Views Oasis, in parte perché gli ospiti possono rinunciare alla pulizia giornaliera e la rinuncia arriva automaticamente all'housekeeping. Puoi leggere la storia completa nel case study di The Views Hotels.

Le note di prenotazione sono l'altro campo che vale la pena automatizzare. A THE FLAG Zurich, su Apaleo, l'agente IA di Sweeply Tracey legge le note dal PMS e le inoltra come attività al team giusto, con un'accuratezza del 99,7% e oltre 8 ore risparmiate a settimana. Scopri come lo usa THE FLAG Zurich e la panoramica sugli agenti IA.

Quali domande dovresti porre a un fornitore sull'integrazione PMS?

Il logo su una pagina delle integrazioni ti dice che un collegamento esiste, non cosa fa. Queste domande mostrano se funzionerà per il tuo hotel:

1. L'integrazione con il nostro PMS è bidirezionale, e quali campi scrive in senso inverso?

2. Quanto velocemente compaiono le modifiche allo stato delle camere in ciascun sistema, e vale lo stesso per il nostro PMS?

3. Legge le scelte di servizio per il riassetto durante il soggiorno, come gli ospiti che hanno rinunciato all'housekeeping giornaliero?

4. Legge le note di prenotazione, il numero di ospiti, i letti aggiuntivi e le segnalazioni VIP?

5. Come vengono gestiti durante il turno i cambi di camera, i check-out posticipati e le prenotazioni in giornata?

6. Le camere fuori uso possono essere bloccate e rilasciate dall'app di housekeeping o di manutenzione?

7. Chi configura il collegamento, chi fornisce l'assistenza e quanto tempo richiede per una struttura come la nostra?

Se stai pianificando il progetto vero e proprio, il nostro piano di integrazione in 30 giorni illustra i passaggi dalla prima chiamata al go-live.

Cosa va storto nelle integrazioni tra PMS e housekeeping?

La maggior parte dei problemi non sono guasti tecnici. Derivano da presupposti che nessuno ha verificato prima del go-live:

• Stati non corrispondenti. Il PMS non ha uno stato per le camere ispezionate, quindi una camera segnata come pulita viene rilasciata prima che un supervisore l'abbia controllata. Concorda quale stato rilascia una camera.

• Scelte di servizio lasciate nelle note. Se gli ospiti rinunciano all'housekeeping giornaliero tramite una nota a testo libero, l'integrazione potrebbe non leggerla. Usa un campo o un servizio dedicato, dove il PMS lo consente.

• Due posti per bloccare una camera. Se la manutenzione blocca le camere in un sistema e la reception in un altro, l'inventario si disallinea. Scegli un'unica fonte e lascia che sia l'integrazione a trasmettere la modifica.

• Gruppi su più piattaforme PMS. Un gruppo alberghiero con piattaforme PMS diverse per ciascuna struttura deve testare ogni collegamento singolarmente, non solo quello della sede centrale.

Quando questa guida non si applica

Le strutture molto piccole, dove una sola persona gestisce la reception e le pulizie, potrebbero trarre poco vantaggio da uno strumento di housekeeping separato, perché lo stato è già tutto nella testa di una persona. Lo stesso vale se il tuo PMS non ha un'interfaccia aperta o gira su un server locale senza un collegamento supportato: controlla prima l'elenco delle integrazioni, perché nessuno strumento di housekeeping può sincronizzare dati che il PMS non condivide. Anche gli appartamenti per vacanze puliti da un'impresa esterna che non accede mai ai sistemi dell'hotel restano fuori da questa guida, poiché l'integrazione finisce dove il tuo team smette di usare l'app.

Per gli hotel con un team di housekeeping dedicato, la pagina del software di housekeeping per hotel mostra come Sweeply crea il piano giornaliero a partire dai dati del PMS.

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