I codici di stato delle camere d'hotel sono brevi etichette che indicano all'housekeeping e alla reception in quale stato si trova ogni camera: se è occupata o libera, pulita o sporca, ispezionata o bloccata per riparazioni. I più comuni sono VC (vacant clean, libera pulita), VD (vacant dirty, libera sporca), OC (occupied clean, occupata pulita), OD (occupied dirty, occupata sporca), OOO (out of order, fuori uso) e OOS (out of service, fuori servizio). I codici esatti variano da un PMS all'altro, quindi ogni hotel dovrebbe concordare per iscritto il significato di ciascuno prima che il personale vi faccia affidamento.

Questa guida spiega i codici che incontrerai più spesso, la differenza tra fuori uso e fuori servizio e come mantenere accurato lo stato delle camere durante un turno intenso. Una breve precisazione: Sweeply vende software di housekeeping che aggiorna lo stato delle camere da smartphone, quindi abbiamo un interesse diretto in questo tema. Le definizioni valgono qualunque sistema tu usi.

Quali sono i codici di stato delle camere d'hotel più comuni?

La maggior parte dei codici combina due informazioni: l'occupazione (c'è un ospite registrato nella camera?) e la condizione (è stata pulita?). Alcuni PMS aggiungono codici per l'ispezione, le preferenze degli ospiti e le camere bloccate. La tabella seguente riporta i codici usati dalla maggior parte degli hotel, con il significato concreto di ciascuno.

Due codici descrivono l'ospite anziché la camera. Uno stayover è un ospite che resta in camera per un'altra notte, mentre due out (DO) indica un ospite che deve fare il check-out oggi. Per i termini rivolti agli ospiti come opt-out e nessun servizio, consulta la nostra guida ai termini dell'housekeeping alberghiero e il glossario dell'housekeeping per definizioni brevi.

Cos'è una camera fuori servizio (out of service) in hotel?

Una camera fuori servizio ha un problema minore, come un binario della tenda allentato o una poltrona macchiata, ma resta nell'inventario delle camere. In Oracle OPERA Cloud, le camere fuori servizio restano nell'inventario e possono comunque essere assegnate a una prenotazione. Lo stato è un avviso per la reception: usa questa camera per ultima, oppure riparala prima.

Una camera fuori uso è diversa. OPERA Cloud rimuove le camere fuori uso dall'inventario delle camere, quindi non possono essere assegnate in alcun modo. Oracle fa un esempio semplice: in un hotel da 100 camere con 5 camere fuori uso, l'occupazione del 100% si raggiunge con 95 camere occupate. Ecco perché la scelta dello stato conta per i report oltre che per il lavoro ai piani.

Non tutti i fornitori usano le stesse regole, quindi verifica come il tuo PMS gestisce ciascuno stato prima di formare il team. Qualunque sia il sistema, una camera non dovrebbe mai restare in uno dei due stati senza un motivo, un responsabile e una data di rientro prevista.

Qual è la differenza tra pulita e ispezionata?

Pulita significa che la cameriera ai piani ha finito la camera. Ispezionata significa che una governante l'ha controllata e l'ha liberata per l'ospite successivo. Alcune strutture ispezionano ogni camera, altre solo le partenze, gli arrivi VIP o le camere pulite dal personale appena assunto.

Il tuo PMS potrebbe applicare la regola al posto tuo. Mews precisa che uno spazio deve essere contrassegnato come Inspected prima di poter effettuare il check-in di una prenotazione. In OPERA Cloud, gli stati Inspected e Pickup sono controlli facoltativi che ogni struttura può attivare. Se l'ispezione è obbligatoria ma le governanti lavorano su carta, le camere pulite restano in attesa alla reception senza un valido motivo.

Cosa sono le discrepanze skip e sleep?

Una discrepanza si verifica quando housekeeping e front office non concordano sullo stato di una camera. Due meritano di essere conosciute per nome:

• Skip. Il front office indica la camera come occupata, ma l'housekeeping la trova vuota, senza bagagli e con il letto non usato. L'ospite potrebbe essere andato via senza fare il check-out.

• Sleep. Il front office indica la camera come libera, ma l'housekeeping vi trova un ospite o dei bagagli. Il check-out potrebbe essere stato registrato sulla camera sbagliata.

Entrambe costano denaro ed entrambe vengono scoperte da chi percorre i piani. Più velocemente una cameriera ai piani riesce a segnalare ciò che vede, prima la reception può risolvere il problema, evitando che la camera venga venduta due volte o resti vuota.

Come monitorare lo stato di pulizia delle camere in tempo reale?

Lo stato delle camere è utile solo se è aggiornato. Su carta, una camera pulita alle 10:40 potrebbe arrivare alla reception alle 11:30, dopo una telefonata o un messaggio via radio. Il monitoraggio in tempo reale richiede che tre elementi funzionino insieme:

1. I check-out passano dal PMS all'housekeeping. Nel momento in cui la reception effettua il check-out di un ospite, la camera compare come libera sporca sullo smartphone della cameriera ai piani, già messa in priorità rispetto agli arrivi.

2. Le cameriere ai piani aggiornano lo stato da dove si trovano. Con un tocco segnano una camera come pulita e la governante la vede subito nella coda delle ispezioni.

3. Lo stato torna al PMS. Le camere ispezionate risultano pronte alla reception senza che nessuno debba alzare il telefono.

È questa sincronizzazione bidirezionale a eliminare le telefonate. Woolacombe Bay, che usa Guestline, ha eliminato più di 50 telefonate al giorno tra i reparti da quando lo stato delle camere viene aggiornato automaticamente. Sweeply si integra con più di 20 PMS, che puoi vedere nella nostra pagina delle integrazioni. Per approfondire il passaggio di consegne tra i due team, leggi la nostra guida su come connettere reception e housekeeping in tempo reale.

Le cameriere ai piani possono aggiornare subito lo stato delle camere?

Sì, se lavorano da un'app mobile connessa al PMS invece che da un elenco stampato. L'aggiornamento dovrebbe richiedere pochi secondi e coprire più del semplice pulita o sporca:

• Guasti. Una lampada rotta segnalata con una foto dovrebbe diventare un'attività per il team tecnico, e la camera può essere messa fuori servizio nello stesso passaggio. Il nostro modulo di manutenzione e la nostra guida per monitorare le riparazioni in digitale descrivono questo flusso.

• Scelte degli ospiti. Quando gli ospiti rinunciano al riassetto durante il soggiorno, la camera dovrebbe indicarlo prima che una cameriera ai piani bussi alla porta. Presso Keahotels, il 71% degli ospiti ha rinunciato all'housekeeping giornaliero una volta che gli è stato chiesto, con un risparmio di 179 ore in un mese. Scelte come questa arrivano tramite Guest Connect.

• Note di prenotazione. Richieste come un letto aggiuntivo o un check-out posticipato cambiano ciò di cui una camera ha bisogno. Il nostro agente IA Tracey legge le note delle prenotazioni e le trasforma in attività con un'accuratezza del 99,7%.

Anche la lingua conta. Se l'app funziona solo in inglese, alcune cameriere ai piani lo diranno a una collega invece di toccare un pulsante. Sweeply traduce l'interfaccia e i testi scritti dal personale in più di 30 lingue.

Come dovrebbe un hotel concordare le definizioni dello stato delle camere?

La maggior parte dei problemi di stato non sono problemi di software. Nascono da due turni che usano la stessa parola per cose diverse. Prima di cambiare qualsiasi strumento, concorda le regole:

1. Scrivi una riga per ogni stato. Definisci pulita, ispezionata, fuori uso e fuori servizio con parole semplici, indicando anche chi può impostare e rimuovere ciascuno stato.

2. Decidi la tua regola di ispezione. Ogni camera, solo le partenze oppure un campione. Poi fai in modo che il sistema la applichi.

3. Richiedi un motivo e una data di rientro per le camere bloccate. Controlla ogni mattina tutte le camere fuori uso, così nessuna viene dimenticata.

4. Standardizza tra le strutture. In un gruppo alberghiero, definizioni centrali rendono i report confrontabili. La nostra guida su come implementare un software operativo in un gruppo alberghiero spiega cosa standardizzare e cosa lasciare a livello locale.

Quando questa guida non si applica

• Strutture molto piccole. Se è il titolare a fare il check-in degli ospiti e a pulire le camere, un calendario condiviso può dirti tutto ciò che direbbe un codice di stato.

• Regole specifiche del PMS. I codici e il loro effetto sull'inventario variano tra sistemi e versioni. La documentazione del tuo PMS ha l'ultima parola per la tua struttura.

• Contabilità e report sui ricavi. Il modo in cui le camere fuori uso incidono su occupazione e RevPAR nei tuoi report è una decisione dei team finance e revenue, non qualcosa da cambiare ai piani.

• Pulizie in appalto. Se un'impresa esterna pulisce le tue camere con un proprio sistema, concorda come lo stato arriva al tuo PMS prima di cambiare qualsiasi cosa.

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