Una camera per gli ospiti venduta una volta a notte guadagna una volta a notte. La stessa camera venduta come ufficio per uso diurno (day-use) tra le 09:00 e le 15:00, e poi a un ospite per la notte, guadagna due volte dagli stessi metri quadri. Lo stesso vale per una terrazza affittata per un evento serale, un pod nella hall prenotato a ore o una seconda sala da pranzo noleggiata per una festa di famiglia.

La logica commerciale è semplice. È sulla logica operativa che questi programmi si bloccano, perché uno spazio che cambia occupazione tre volte in un giorno richiede che housekeeping, manutenzione e reception concordino sul suo stato tre volte in un giorno.

Cosa vendono effettivamente gli hotel quando vendono un singolo momento?

Tempo, spazio e utilità, svincolati dal pernottamento.

Un viaggiatore d'affari con quattro ore a disposizione tra una riunione e l'altra non ha bisogno di una notte. Vuole una stanza tranquilla con wi-fi veloce, una scrivania e una doccia. Un residente locale che vive a dieci minuti di distanza non ha bisogno di un letto, ma prenoterà la tua seconda sala da pranzo per un compleanno. Un equipaggio che arriva con un volo al mattino presto cerca un posto per dormire prima di una consegna alle 14:00.

Non si tratta dello stesso prodotto venduto in porzioni più piccole. Sono prodotti diversi che semplicemente utilizzano le risorse che già possiedi, e rendono al meglio esattamente nelle ore in cui la richiesta di pernottamenti è più debole: proprio questo li rende preziosi durante i periodi di bassa affluenza.

Quali spazi vale la pena vendere più di una volta al giorno?

Non tutti. La verifica fondamentale è se il costo di riordino e preparazione (turnover) è ridotto rispetto al prezzo che si può applicare.

Le camere per gli ospiti comportano i costi di preparazione più elevati e il prezzo più alto, quindi richiedono il massimo coordinamento. I pod e le postazioni riservate non ne comportano quasi nessuno, motivo per cui sono il punto di partenza più semplice.

Perché le entrate flessibili mettono in crisi l'operatività?

Perché i presupposti alla base dei programmi dell'housekeeping sono impostati su una sola rotazione per camera al giorno.

Passando a due o tre rotazioni, saltano tre cose contemporaneamente. L'ordine di pulizia non può più essere pianificato la sera prima, poiché dipende da quando termina ciascuna prenotazione. Lo stato di disponibilità della camera deve essere visibile alla reception nel giro di minuti, anziché alla fine della pulizia di un intero piano. Inoltre, l'usura delle aree ad alta rotazione accelera, quindi la manutenzione deve monitorare tali spazi separatamente invece di inserirli nel programma generale.

Questo è ordinario lavoro di coordinamento, ed è esattamente il tipo di attività che aumenta più rapidamente dei ricavi se gestita tramite messaggi e telefonate.

Come predisporre uno spazio per più rotazioni giornaliere?

1. Scegli due spazi, non venti. Responsabile: direttore generale con il revenue manager. Durata: 1 settimana. Scegli uno spazio ad alto valore e uno a basso impegno operativo, in modo da comprendere entrambi gli estremi del costo di rotazione prima di impegnarti a lungo termine.

2. Definisci lo standard di riordino per ciascuno. Responsabile: governante generale (head housekeeper). Durata: 3 giorni. Metti per iscritto cosa significa "pronta" per una camera day-use rispetto a una per il pernottamento. I riordini rapidi e le pulizie complete sono mansioni diverse e non dovrebbero condividere la stessa checklist.

3. Configura ogni area come spazio operativo a sé stante. Responsabile: responsabile dei sistemi informatici. Durata: 1 giorno. In Sweeply, una camera, una terrazza e una sala riunioni sono configurate ciascuna come uno spazio con il proprio stato e la propria lista di attività, così che una rotazione a metà giornata appaia come un'attività dedicata anziché come un'eccezione alla pulizia standard della camera.

4. Rendi visibile la disponibilità alla reception. Responsabile: front office manager. Durata: 2 giorni. Chi deve vendere lo slot delle 15:00 deve poter vedere se il riordino delle 14:00 è completato, senza dover chiamare un supervisore di piano.

5. Monitora l'usura separatamente sugli spazi ad alta rotazione. Responsabile: responsabile manutenzione. Durata: continuativa. Un pod utilizzato otto volte al giorno si usura più velocemente di una camera utilizzata una sola volta. Il modulo di manutenzione di Sweeply tiene traccia di questa cronologia direttamente sullo spazio stesso.

6. Analizza la redditività unitaria dopo 60 giorni. Responsabile: revenue manager. Durata: mezza giornata. Confronta le entrate per spazio con i minuti reali di preparazione registrati dall'housekeeping, non con la stima utilizzata nel business plan. La nostra guida con calcolatore di ROI e automazione illustra lo stesso confronto per l'automazione delle attività in generale.

Come si integrano Sweeply e Mews Spaces?

Il tuo PMS stabilisce cosa può essere venduto e in che modo. Mews Spaces consente a una struttura di ripensare il proprio inventario, così che un'area possa essere venduta a ore, a zone o per uno scopo del tutto inedito. Questo rappresenta il livello commerciale.

Sweeply costituisce il livello operativo al di sopra di esso. Ogni area configurata in Sweeply ha un proprio stato, le proprie attività e la propria cronologia: così l'housekeeping sa cosa pulire e quando, anche in presenza di più utilizzi al giorno; la manutenzione tiene traccia dell'usura sugli spazi più frequentati; e la reception vede la disponibilità in tempo reale. Grazie all'uso di icone visive, codici colore e flussi lineari, oltre al supporto in oltre 30 lingue con traduzione in tempo reale sia dell'interfaccia che delle note del personale, il passaggio di consegne di uno spazio tra due turni non richiede una lingua madre comune per essere eseguito alla perfezione.

La suddivisione è netta. Mews rende lo spazio vendibile. Sweeply rende lo spazio operativo. Il Volkshotel di Amsterdam, 196 camere e un team di 33 nazionalità diverse, ha adottato esattamente questa combinazione durante la migrazione a Mews, e STAYERY ha abbandonato i fogli di calcolo per la pianificazione dei soggiorni nei propri aparthotel seguendo lo stesso principio.

Quando vendere a ore non è conveniente

Alcune strutture dovrebbero evitare questo approccio, almeno per ora.

Se le tue camere registrano il tutto esaurito quasi tutte le notti, il day-use è solo una distrazione. Ogni ora in cui una stanza viene usata come ufficio comporta un rischio nei tempi di riordino per un inventario che avresti comunque venduto. L'utilizzo flessibile dà i suoi frutti negli spazi vuoti, non in regime di piena capienza.

Se il tuo team di housekeeping è già a corto di personale, aggiungere ulteriori rotazioni peggiorerà la situazione prima ancora che la tecnologia possa esserti d'aiuto. Risolvi prima i problemi di organico e programmazione.

E se lo spazio richiede investimenti strutturali per essere vendibile (luce naturale, prese elettriche, isolamento acustico, wi-fi adeguato), la risposta onesta è che si tratta di una decisione di ristrutturazione piuttosto che operativa. Sweeply ti indicherà l'effettivo costo della rotazione in minuti, un dato utile per quella decisione, ma non è la decisione stessa.

Sweeply non è né un motore di prenotazione né un canale di vendita. Vendere lo spazio è compito del tuo PMS. Noi gestiamo tutto ciò che avviene dal momento in cui la prenotazione è confermata.

Contatta il nostro team vendite

Prenota una chiamata con il nostro team vendite per ricevere i prezzi e i parametri di riferimento sui tempi di riordino riscontrati in strutture simili. Il costo di Sweeply è calcolato per camera vendibile, al mese, per modulo; gli spazi non vendibili, come i locali di servizio e le aree comuni, sono gratuiti. Sweeply ha una valutazione di 4,9 su Hotel Tech Report ed è utilizzato da hotel in oltre 30 paesi.