Il profitto ha due facce e la maggior parte degli hotel le gestisce con diversi livelli di rigore. I ricavi beneficiano di un sistema di revenue management basato sull'IA, di una previsione e di una riunione settimanale. I costi ottengono un budget per i salari e la speranza che il personale ai piani riesca a cavarsela. Colmare questo divario, trattando i dati operativi con la stessa serietà riservata ai dati sulle tariffe, è il punto in cui si concentra gran parte del margine recuperabile.

Un sistema di revenue management basato sull'IA sostituisce il revenue manager?

No, e le strutture che presumono sia così tendono a ottenere meno dal sistema, non di più. Un moderno RMS elabora schemi storici, segnali di mercato e pick-up in tempo reale molto più velocemente di una persona, raccomandando una tariffa per ogni data e segmento. Ciò che non possiede è il contesto.

Tre elementi richiedono ancora l'intervento umano:

• Giudizio contestuale. Un RMS rileva un picco di domanda. Un revenue manager sa che quel picco è una conferenza con prenotazioni tardive, un alto tasso di cancellazione e che danneggia il tetto tariffario per il resto del trimestre.

• Direzione strategica. Il pricing quotidiano non equivale a una decisione di posizionamento. Qualcuno deve impostare i parametri entro cui il sistema ottimizza e rivederli man mano che il mercato dell'hotel cambia.

• Imprevisti e interruzioni. I sistemi addestrati su condizioni stabili faticano quando le condizioni smettono di esserlo. Gli shock economici, i lavori di costruzione nell'edificio accanto e un concorrente che riapre dopo una ristrutturazione vengono gestiti prima dalle persone e solo dopo dai modelli.

La chiave di lettura corretta non è l'automazione contro la competenza. Il punto è che un RMS amplia la portata del giudizio che un singolo revenue manager può applicare, e le fonti di benchmarking come STR, parte di CoStar Group, forniscono a quel giudizio un riferimento di mercato anziché puramente interno.

Cosa aggiungono i dati operativi al quadro dei ricavi?

I dati sulle tariffe mostrano a quanto è stata venduta una camera. I dati operativi mostrano quanto è costato erogare il servizio. La redditività risiede nella differenza, e questi due set di dati spesso risiedono in sistemi che non comunicano mai tra loro.

Un hotel in grado di rispondere a entrambe le colonne può fare cose precluse a chi dispone solo della colonna di sinistra: prezzare una tipologia di camera tenendo conto del suo reale costo di gestione, pianificare il personale per un picco previsto basandosi sui tempi di pulizia effettivi anziché su stime approssimative, e capire quando una camera fuori servizio è dovuta ad arretrati di manutenzione piuttosto che alla sfortuna. Sweeply è il livello che genera la colonna di destra, integrandosi sopra il PMS anziché sostituirlo, e collegandosi a oltre 20 sistemi elencati nella pagina delle integrazioni.

Quali numeri operativi incidono realmente sul profitto?

Nella maggior parte delle strutture sono quattro, e tutti e quattro sono misurabili anziché teorici.

1. Tempo di coordinamento. Le ore che il personale trascorre a telefonare, usare la ricetrasmittente e rincorrere gli aggiornamenti di stato invece di lavorare. Tra i clienti di Sweeply, questo tempo diminuisce tipicamente di circa il 20% non appena lo stato delle camere e i compiti fluiscono automaticamente, liberando capacità operativa senza dover modificare l'organico.

2. Pulizie evitate. Quando gli ospiti hanno la possibilità di rinunciare alla pulizia giornaliera, il risparmio è diretto e consistente. The Views Hotels, 750 camere a Madeira, ha registrato una riduzione del 60% delle attività di housekeeping e un risparmio di 5.370 EUR al mese (caso di studio The Views Hotels). Íslandshótel, su 18 strutture islandesi, ha visto il 70% degli ospiti rinunciare alle pulizie giornaliere, risparmiando 22.000 ore all'anno (caso di studio Íslandshótel). Entrambi i risultati derivano da Guest Connect, dove è l'ospite a compiere la scelta anziché l'hotel al suo posto.

3. Tempo di disponibilità della camera. Ogni ora in cui una camera pulita rimane non segnalata è un'ora in cui non può essere venduta a un arrivo anticipato o utilizzata per smaltire la fila alla reception.

4. Tempo di risoluzione dei guasti. Le camere fuori servizio sono camere fuori inventario. Una risoluzione più rapida reinserisce notti vendibili nel sistema che l'RMS sta prezzando.

Nessuno di questi fattori è revenue management in senso stretto. Sono gli input di costo e inventario che determinano se un buon pricing si trasformi in un buon profitto, e sono la parte dell'equazione più spesso stimata a memoria.

Come può un hotel più piccolo accedere a competenze di revenue management?

La maggior parte delle strutture indipendenti non può giustificare un revenue manager a tempo pieno, ed è qui che la consulenza si ripaga. Un consulente porta con sé la capacità di riconoscere schemi consolidati su più mercati, configura l'RMS attorno agli obiettivi reali dell'hotel anziché sui parametri predefiniti e lascia il team di gestione libero di mandare avanti la struttura.

La stessa logica si applica al fronte dei costi. È improbabile che un piccolo hotel sviluppi una propria reportistica operativa interna: da qui la scelta strategica di adottare uno strumento che la produca come sottoprodotto del lavoro quotidiano. Se desideri simulare il rendimento prima di impegnarti, il calcolatore del ROI per l'automazione della gestione dei compiti alberghieri analizza tutti i parametri, mentre la guida ai sistemi di property management alberghiero illustra il contributo che il PMS dovrebbe apportare a questo stesso quadro d'insieme.

Dove Sweeply non è la soluzione

Questo va detto a chiare lettere, perché la tentazione in un articolo sulla redditività è quella di far credere che un prodotto faccia più di quanto non faccia in realtà.

Sweeply non è un sistema di revenue management. Non stabilisce le tariffe delle camere, non prevede la domanda, non gestisce l'inventario, non impone restrizioni e non alimenta un channel manager. Non consiglierà una tariffa e non ha una panoramica sul tuo set competitivo. Se hai bisogno di un RMS, acquista un RMS.

Altri tre limiti:

• Sweeply è un livello operativo al di sopra del PMS, non un PMS. Occupazione, ADR e RevPAR provengono dal tuo PMS e dall'RMS. Sweeply contribuisce con i dati relativi al lavoro e alle attività della stessa giornata: un contributo davvero utile per una discussione sulla redditività, ma non un sostituto dei sistemi commerciali.

• I risparmi operativi sono reali ma limitati. Il tempo di coordinamento e le pulizie evitate sono significativi, ma non compenseranno un problema strutturale di tariffe. Un hotel con prezzi troppo bassi rispetto al proprio mercato non potrà raggiungere la redditività solo pulendo le camere in modo più efficiente.

• I risultati di rinuncia al servizio sopra citati provengono da strutture in cui all'ospite è stata offerta una scelta chiara e un vantaggio in cambio. Applicata a una struttura di lusso la cui promessa di servizio si basa sul riassetto quotidiano, la stessa tattica può costare più in termini di soddisfazione del cliente di quanto non faccia risparmiare sul costo del lavoro.

Questo articolo è nato come contributo esterno di XLR8 RMS, un'azienda di revenue management che fornisce software di revenue management creati da revenue manager, ed è stato aggiornato dal team di Sweeply.

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