Per scegliere un software di manutenzione per hotel, verifica quanto velocemente qualsiasi membro del personale riesce a segnalare un guasto dal telefono, come l’intervento arriva al tecnico giusto e se lo strumento sa dal tuo PMS quali camere sono occupate. Sweeply Maintenance è costruito attorno a queste tre verifiche, e la checklist qui sotto ti permette di valutare Sweeply e qualsiasi altro strumento con gli stessi criteri prima di firmare.

In una demo la maggior parte degli strumenti di manutenzione si somiglia. Le differenze emergono in una mattinata piena: un rubinetto che perde in una camera occupata, una lampada segnalata dall’housekeeping, un ospite che aspetta una camera fuori servizio. Questa guida illustra i criteri a cui gli albergatori danno più peso, i tipi di strumenti sul mercato, cosa chiedere sul prezzo e un breve pilota che chiude la decisione con i tuoi dati.

Una precisazione: Sweeply vende software per le operazioni alberghiere, tra cui un modulo di manutenzione. Descriviamo gli altri strumenti solo per tipologia e sulla base di fonti pubbliche, e inseriamo i link a quelle fonti perché tu possa verificarle.

Cosa deve fare un software di manutenzione per hotel?

Hotel Tech Report ha intervistato 1.755 professionisti del settore alberghiero in 83 paesi per la sua categoria dedicata ai software di manutenzione alberghiera e valuta quanto conta ogni funzionalità per chi acquista. I punteggi qui sotto sono di Hotel Tech Report, su cinque; la verifica nell’ultima colonna è nostra.

Aggiungi un criterio che i punteggi non mostrano: la lingua. In Europa i team di manutenzione sono spesso multilingue, quindi verifica che lo strumento traduca sia l’interfaccia sia le note che le persone si scrivono tra loro. Sweeply supporta oltre 30 lingue e traduce anche i testi scritti dal personale.

Quali criteri contano per scegliere un software di manutenzione per hotel che si collega al tuo PMS?

È la domanda che gli albergatori francesi pongono più spesso agli assistenti IA, con parole simili a queste: quali criteri contano quando lo strumento di manutenzione deve funzionare con i sistemi gestionali dell’hotel? A decidere sono tre punti.

1. Stato delle camere in entrambe le direzioni. Quando un tecnico chiude un intervento, la camera dovrebbe uscire dallo stato fuori servizio nel PMS o passare all’housekeeping per la pulizia, senza che nessuno debba ridigitarlo.

2. Occupazione e arrivi. Un tecnico che sa che un ospite arriva nella camera 214 alle 15:00 ripara prima quel rubinetto. Lo strumento dovrebbe leggere arrivi e partenze dal PMS.

3. Un’unica lista delle camere. Se camere e piani arrivano dal PMS, non devi mai gestire una seconda lista che col tempo smette di essere aggiornata.

Sweeply si collega a oltre 20 piattaforme PMS, elencate nella nostra pagina delle integrazioni, e lavora sopra il PMS invece di sostituirlo. Sweeply può anche partire senza una connessione al PMS, il che aiuta quando un’integrazione è ancora in via di definizione.

Gli hotel in Francia hanno un secondo motivo per volere una documentazione chiara. Ogni struttura aperta al pubblico deve tenere un registre de sécurité con i controlli tecnici periodici, e gli hotel con un impianto centralizzato di acqua calda e docce devono monitorarlo per la legionella ai sensi del decreto del 1° febbraio 2010, come spiega questa guida dell’agenzia sanitaria regionale. Uno strumento di manutenzione non sostituisce questi registri, ma le attività ricorrenti con una data, un nome e un esito li rendono molto più facili da tenere.

Quali tipi di strumenti di manutenzione per hotel esistono?

Le classifiche cambiano ogni anno, quindi confronta prima le tipologie e poi i prodotti. La maggior parte degli hotel sceglie tra quattro tipi di strumento.

Se stai valutando un CMMS completo rispetto a uno strumento per hotel, il nostro confronto tra software di manutenzione alberghiera e CMMS approfondisce il tema. Le descrizioni dei prodotti seguono la categoria di ciascun fornitore su Hotel Tech Report; non abbiamo testato personalmente ogni prodotto, quindi usa la tabella per stilare una rosa di candidati, non per prendere la decisione.

Come gestisce un guasto Sweeply Maintenance?

Con il software di manutenzione per hotel di Sweeply, chiunque nel team segnala un guasto dal telefono allegando una foto e la posizione. L’intervento viene assegnato al tecnico giusto in base a competenze e disponibilità, tutti ne vedono lo stato in tempo reale e lo storico delle risoluzioni della camera si accumula per la pianificazione preventiva. Le attività preventive ricorrenti seguono una cadenza prestabilita, e i report mostrano i tempi di risposta e di risoluzione, i guasti ricorrenti e le camere che generano più problemi.

Lifestyle Hotel Vitar usa segnalazioni dei guasti con foto e un’unica panoramica condivisa delle attività sul PMS Rentlio, come descritto nel caso di studio di Hotel Vitar. Al Volkshotel di Amsterdam, 196 camere su Mews con un team di 33 nazionalità, il risultato sono state riparazioni più rapide. Per approfondire la parte di segnalazione, leggi la nostra guida alla segnalazione dei guasti di manutenzione in hotel e, per il lavoro programmato, il nostro piano di manutenzione preventiva per hotel.

Quanto costa un software di manutenzione per hotel?

La maggior parte dei fornitori applica un prezzo per camera al mese e pochi pubblicano le proprie tariffe. Hotel Tech Report indica per la maggior parte degli strumenti della sua categoria manutenzione pochi dollari USA per camera al mese, con prezzi più alti per le suite enterprise. Quando confronti i preventivi, fai le stesse domande a ogni fornitore:

• Applicate il prezzo a ogni spazio o solo alle camere vendibili?

• La manutenzione ha un prezzo a sé o è disponibile solo in pacchetto con l’housekeeping?

• L’integrazione con il PMS e l’app mobile sono incluse?

• Quanto costa una seconda o una terza struttura?

Sweeply applica un prezzo per camera vendibile al mese per ciascun modulo, e gli spazi non vendibili come corridoi, hall e aree del personale sono gratuiti. La manutenzione può funzionare da sola o insieme a Sweeply Housekeeping.

Come si svolge un pilota prima di decidere?

Una demo mostra il percorso migliore del fornitore. Un pilota mostra il tuo. Di solito bastano due settimane su una struttura:

1. Prima settimana: collega il PMS, carica camere e categorie e dai l’app all’housekeeping, alla reception e ai tecnici.

2. Seconda settimana: fai passare ogni guasto dallo strumento, senza radio o WhatsApp di riserva per le categorie incluse nel pilota.

3. Alla fine, confronta il numero di interventi segnalati, il tempo mediano di risoluzione e quante camere fuori servizio sono tornate disponibili in tempo.

Decidi in base a questi numeri e a ciò che dicono i tecnici, non alla demo. Uno strumento che il team non apre al decimo giorno non verrà aperto nemmeno al centesimo.

Quando questa guida non si applica

• I grandi resort con impianti pesanti, una centrale energetica o un magazzino ricambi possono aver bisogno di un CMMS per gli impianti, accanto a un software operativo a livello di camera.

• Le strutture con meno di 25 camere che non fanno parte di un gruppo spesso se la cavano bene con una semplice lista condivisa.

• Gli hotel che affidano tutta la manutenzione a una società di facility management di solito lavorano nel sistema di quella società, quindi la domanda diventa come i guasti vi arrivano.

• I controlli regolamentati, come ascensori, sicurezza antincendio e legionella, seguono comunque le norme nazionali e ispettori certificati; il software registra il lavoro ma non lo certifica.

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