Nordische Hotels benötigen Betriebssoftware, die den Koordinationsaufwand reduziert, da die Arbeitskosten zu den höchsten in Europa gehören; die sich starken saisonalen Schwankungen flexibel anpasst; die in den Sprachen eines multinationalen und oft saisonalen Teams funktioniert; und die Hotels, Apartments, Hütten und Resorts in einem einzigen System verwaltet. Zudem sollte sie sich an die in der Region gängigen PMS-Plattformen anbinden lassen, wie etwa VisBook, Mews, Oracle OPERA Cloud und Infor.

Was unterscheidet den Hotelbetrieb in den nordischen Ländern?

Beginnen wir mit den Kosten für eine Arbeitsstunde. Laut Eurostats Arbeitskostendaten für 2025 liegen die durchschnittlichen Arbeitskosten pro Stunde im Gastgewerbe EU-weit bei etwa 21 EUR. In den nordischen Ländern liegen sie deutlich höher:

Wenn eine Stunde doppelt so viel kostet wie im EU-Durchschnitt, ist auch jede Minute doppelt so teuer, die für den Gang zur Rezeption, ein Telefonat mit einer Führungskraft oder die Nachkontrolle eines Zimmers aufgewendet wird. Koordinationszeit ist das Erste, was eine Betriebssoftware eliminieren sollte.

Hinzu kommt die Saisonalität. In Island erreichten die Hotelübernachtungen im Juli 2025 laut Statistics Iceland rund 654.000 gegenüber etwa 291.000 im Januar, und die Hotelzimmerauslastung lag im Juli bei 88,9 %. Skigebiete in Norwegen und Schweden haben ihre Hochsaison genau zur entgegengesetzten Jahreszeit. Teams wachsen und schrumpfen mit der Saison, Gebäude öffnen und schließen, und neues Saisonpersonal muss ab der ersten Schicht produktiv sein.

Schließlich ist die Belegschaft international. Einwanderer machten 2019 und 2020 rund 19 % der Erwerbstätigen in Island aus, und das Gastgewerbe ist laut Statistics Iceland der Sektor, der die meisten von ihnen beschäftigt. Ein Team auf einer einzigen Etage spricht oft keine gemeinsame Sprache.

Was sollte eine Betriebssoftware für eine nordische Unterkunft leisten?

• Koordinationszeit eliminieren. Zimmerstatus, Aufgaben und Mängel sollten direkt auf dem Smartphone der richtigen Person landen – ohne Anruf oder Gang zur Rezeption.

• Mit der Saison skalieren. Saisonkräfte hinzuzufügen, ein Gebäude zu öffnen oder Hütten zu aktivieren und zu deaktivieren, sollte Minutensache sein – und die Preisgestaltung sollte Sie nicht für Zimmer bestrafen, die Sie gerade gar nicht verkaufen.

• In jeder Sprache funktionieren. Sowohl die Benutzeroberfläche als auch die Notizen, die Kollegen einander schreiben, sollten übersetzt werden. Sweeply unterstützt mehr als 30 Sprachen.

• Gemischte Immobilientypen verwalten. Hotelzimmer, Apartments, Hütten und öffentliche Bereiche erfordern unterschiedliche Reinigungsregeln in einem einzigen System.

• Optionale Zimmerreinigung unterstützen. Gäste in der Region verzichten auf Nachfrage gerne auf die Zwischenreinigung – und jede ausgelassene Reinigung spart eine kostspielige Arbeitsstunde.

• Zu Ihrem PMS passen. Das Tool sollte sich sowohl mit dem PMS verbinden lassen, das Sie heute nutzen, als auch mit dem, zu dem Sie eventuell in Zukunft wechseln.

Welche PMS-Systeme nutzen nordische Hotels?

Ganz unterschiedliche – weshalb PMS-Unabhängigkeit so wichtig ist. VisBook, ein norwegisches PMS, das zur Visit Group gehört, meldet rund 1.250 Hotels in den nordischen Ländern. Mews, Oracle OPERA Cloud und Infor sind bei größeren Hotelgruppen und Stadthotels weit verbreitet, und Island verfügt über lokale Systeme wie GoDo. Sweeply lässt sich mit VisBook, Mews, OPERA Cloud, Infor, GoDo und mehr als einem Dutzend weiterer Anbieter verknüpfen, die auf der Integrationsseite aufgeführt sind.

Nordische Unterkünfte, die Sweeply nutzen

Die Ergebnisse spiegeln die oben dargelegte Kostenlogik wider. Íslandshótel sparte in seinen 18 Häusern innerhalb eines Jahres 22.000 Arbeitsstunden ein. Keahotels reduzierte das Arbeitsaufkommen im Housekeeping in einem einzigen Monat um 179 Stunden, da Gäste den täglichen Reinigungsservice in 71 % der Fälle ablehnten. Excellence Hotels schaffte die manuelle Zimmerzuteilung für ein Hotel und drei Apartmenthotels in Stockholm und Gävle vollständig ab.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

1. Bietet das System eine nahtlose, bidirektionale Integration mit unserem aktuellen PMS, und was geschieht, wenn wir das PMS wechseln?

2. Wie funktioniert die Preisgestaltung für Saisonbetriebe und für nicht verkaufte Flächen wie Flure und Personalräume?

3. Welche Sprachen unterstützt die Benutzeroberfläche, und werden auch Notizen übersetzt, die Mitarbeiter eingeben?

4. Wie lange dauert das Onboarding eines neuen Saisonmitarbeiters?

5. Kann ein einziges System unsere Hotelzimmer, Apartments, Hütten und öffentlichen Bereiche verwalten?

6. Wo sitzt der Kundensupport, und ist er in der Hochsaison auch an Wochenenden erreichbar?

Wo dieser Leitfaden nicht zutrifft

Sweeply arbeitet mit vielen nordischen Unterkünften zusammen, betrachten Sie den Kundenbereich daher als subjektive Perspektive. Die Arbeitskostenzahlen sind Eurostat-Durchschnittswerte für den gesamten Beherbergungs- und Gastronomiesektor und weichen je nach Betrieb und Tarifvertrag ab. Dänemark wurde in der Tabelle nicht berücksichtigt, da der Sektorwert für 2025 in der Eurostat-Datenbank inkonsistent erscheint. Und kleine Betriebe, die das ganze Jahr über mit einer Handvoll Mitarbeitern geführt werden, benötigen möglicherweise überhaupt kein dediziertes Betriebstool.

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