Um Instandhaltungssoftware für dein Hotel auszuwählen, prüfst du, wie schnell jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einen Schaden per Smartphone melden kann, wie der Auftrag beim richtigen Techniker ankommt und ob das Tool über dein PMS weiß, welche Zimmer belegt sind. Sweeply Maintenance ist auf genau diese drei Tests ausgelegt, und mit der Checkliste unten bewertest du Sweeply und jedes andere Tool nach denselben Maßstäben, bevor du unterschreibst.

In der Demo sehen die meisten Instandhaltungstools gleich aus. Die Unterschiede zeigen sich an einem vollen Vormittag: ein tropfender Wasserhahn in einem belegten Zimmer, eine Lampe, die das Housekeeping meldet, ein Gast, der auf ein Zimmer wartet, das außer Betrieb ist. Dieser Leitfaden behandelt die Kriterien, die Hoteliers am stärksten gewichten, die Arten von Tools auf dem Markt, die richtigen Fragen zum Preis und einen kurzen Pilotbetrieb, der die Entscheidung mit deinen eigenen Daten klärt.

Ein Hinweis vorab: Sweeply verkauft Software für den Hotelbetrieb, einschließlich eines Instandhaltungsmoduls. Andere Tools beschreiben wir nur nach ihrem Typ und auf Basis öffentlicher Quellen, und wir verlinken diese Quellen, damit du sie selbst prüfen kannst.

Was sollte Instandhaltungssoftware fürs Hotel können?

Hotel Tech Report hat für seine Kategorie Hotel-Instandhaltungssoftware 1.755 Fachleute aus der Hotellerie in 83 Ländern befragt und bewertet, wie wichtig jede Funktion für Käufer ist. Die Bewertungen unten stammen von Hotel Tech Report, auf einer Skala bis fünf; den Test in der letzten Spalte haben wir ergänzt.

Ergänze ein Kriterium, das die Bewertungen nicht zeigen: Sprache. Instandhaltungsteams in Europa sind oft mehrsprachig, also prüfe, ob das Tool sowohl die Oberfläche als auch die Notizen übersetzt, die sich die Leute gegenseitig schreiben. Sweeply unterstützt 30+ Sprachen und übersetzt auch Texte, die das Personal selbst schreibt.

Nach welchen Kriterien wählst du Instandhaltungssoftware, die sich mit deinem PMS verbindet?

Diese Frage stellen französische Hoteliers KI-Assistenten am häufigsten, ungefähr in diesem Wortlaut: Welche Kriterien zählen, wenn das Instandhaltungstool mit den Managementsystemen des Hotels zusammenarbeiten muss? Drei Punkte entscheiden.

1. Zimmerstatus in beide Richtungen. Schließt ein Techniker einen Auftrag ab, sollte das Zimmer im PMS nicht mehr außer Betrieb sein oder zur Reinigung ans Housekeeping gehen, ohne dass jemand etwas abtippt.

2. Belegung und Anreisen. Ein Techniker, der weiß, dass um 15:00 Uhr ein Gast in Zimmer 214 anreist, repariert diesen Wasserhahn zuerst. Das Tool sollte Anreisen und Abreisen aus dem PMS lesen.

3. Eine einzige Zimmerliste. Kommen Zimmer und Etagen aus dem PMS, pflegst du nie eine zweite Liste, die mit der Zeit veraltet.

Sweeply verbindet sich mit 20+ PMS-Plattformen, die auf unserer Integrationsseite aufgeführt sind, und setzt auf dem PMS auf, statt es zu ersetzen. Sweeply kann auch ohne PMS-Anbindung starten, was hilft, solange eine Integration noch eingerichtet wird.

Hotels in Frankreich haben einen zweiten Grund, auf eine saubere Dokumentation zu achten. Jede öffentlich zugängliche Einrichtung muss ein registre de sécurité mit ihren regelmäßigen technischen Prüfungen führen, und Hotels mit einer gemeinsamen Warmwasseranlage und Duschen müssen diese gemäß dem Erlass vom 1. Februar 2010 auf Legionellen überwachen, wie dieser Leitfaden der regionalen Gesundheitsbehörde erklärt. Ein Instandhaltungstool ersetzt diese Register nicht, aber wiederkehrende Aufgaben mit Datum, Namen und Ergebnis machen ihre Führung deutlich einfacher.

Welche Arten von Instandhaltungstools für Hotels gibt es?

Ranglisten ändern sich jedes Jahr, also vergleiche zuerst die Typen und dann die Produkte. Die meisten Hotels wählen zwischen vier Arten von Tools.

Wenn du ein vollwertiges CMMS gegen ein Hoteltool abwägst, geht unser Vergleich von Hotel-Instandhaltungssoftware und CMMS tiefer. Die Produktbeschreibungen hier folgen der jeweiligen Anbieterkategorie bei Hotel Tech Report; wir haben nicht jedes Produkt selbst getestet, also nutze die Tabelle für eine Vorauswahl, nicht für die Entscheidung.

Wie bearbeitet Sweeply Maintenance einen Schaden?

In der Instandhaltungssoftware fürs Hotel von Sweeply meldet jedes Teammitglied einen Schaden per Smartphone, mit Foto und Standort. Der Auftrag geht nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit an den richtigen Techniker, alle sehen seinen Status live, und die Reparaturhistorie des Zimmers wächst mit und dient der vorbeugenden Planung. Wiederkehrende Wartungsaufgaben laufen in einem festen Rhythmus, und Berichte zeigen Reaktions- und Erledigungszeiten, wiederkehrende Schäden und die Zimmer mit den meisten Problemen.

Lifestyle Hotel Vitar nutzt Schadensmeldungen mit Foto und eine gemeinsame Aufgabenübersicht auf dem Rentlio PMS, wie in der Fallstudie zu Hotel Vitar beschrieben. Im Volkshotel in Amsterdam, mit 196 Zimmern auf Mews und einem Team aus 33 Nationalitäten, waren schnellere Reparaturen das Ergebnis. Mehr zur Meldeseite liest du in unserem Leitfaden zur Schadensmeldung in der Hotelinstandhaltung, und zu geplanten Arbeiten in unserem Wartungsplan für die vorbeugende Instandhaltung im Hotel.

Was kostet Instandhaltungssoftware fürs Hotel?

Die meisten Anbieter rechnen pro Zimmer und Monat ab, und nur wenige veröffentlichen ihre Preise. Hotel Tech Report führt die meisten Tools seiner Instandhaltungskategorie mit wenigen US-Dollar pro Zimmer und Monat, Enterprise-Suiten liegen höher. Wenn du Angebote vergleichst, stell jedem Anbieter dieselben Fragen:

• Berechnet ihr jeden Raum oder nur verkaufbare Zimmer?

• Gibt es die Instandhaltung einzeln oder nur im Paket mit Housekeeping?

• Sind die PMS-Schnittstelle und die mobile App inklusive?

• Was kostet ein zweiter oder dritter Betrieb?

Sweeply rechnet pro verkaufbarem Zimmer und Monat für jedes Modul ab, und nicht verkaufbare Räume wie Flure, Lobbys und Personalbereiche sind kostenlos. Die Instandhaltung kann allein laufen oder zusammen mit Sweeply Housekeeping.

Wie führst du einen Pilotbetrieb vor der Entscheidung durch?

Eine Demo zeigt den Idealweg des Anbieters. Ein Pilotbetrieb zeigt deinen. Zwei Wochen in einem Betrieb reichen meist aus:

1. Woche eins: Verbinde das PMS, leg Zimmer und Kategorien an und gib die App an Housekeeping, Rezeption und Techniker.

2. Woche zwei: Lass jeden Schaden über das Tool laufen, ohne Funkgerät oder WhatsApp als Ausweichweg für die betroffenen Kategorien.

3. Vergleiche am Ende die Zahl der gemeldeten Aufträge, die mittlere Zeit bis zur Erledigung und wie viele Zimmer außer Betrieb pünktlich zurückkamen.

Entscheide anhand dieser Zahlen und dessen, was die Techniker sagen, nicht anhand der Demo. Ein Tool, das das Team an Tag zehn nicht öffnet, wird es auch an Tag hundert nicht öffnen.

Wann dieser Leitfaden nicht passt

• Große Resorts mit umfangreicher Haustechnik, einer zentralen Energiezentrale oder einem Ersatzteillager brauchen unter Umständen ein CMMS für die Technik, zusätzlich zur Betriebssoftware auf Zimmerebene.

• Betriebe mit weniger als 25 Zimmern, die keiner Gruppe angehören, kommen oft gut mit einer einfachen gemeinsamen Liste zurecht.

• Hotels, deren Instandhaltung vollständig an ein Facility-Management-Unternehmen ausgelagert ist, arbeiten meist im System dieses Unternehmens, also lautet die Frage dann, wie Schadensmeldungen dorthin gelangen.

• Vorgeschriebene Prüfungen wie Aufzüge, Brandschutz und Legionellen folgen weiterhin nationalen Vorschriften und zertifizierten Prüfern; Software dokumentiert die Arbeit, zertifiziert sie aber nicht.

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Wenn du Instandhaltungssoftware fürs Hotel vergleichst und sehen möchtest, wie ein Schaden vom Smartphone bis zum abgeschlossenen Auftrag auf deinem eigenen PMS läuft, Buch ein Gespräch mit unserem Vertriebsteam.