Sådan lod Sand Hotel gæsterne vælge, og 82 % sprang rengøring under opholdet over

Om Sand Hotel og Keahotels

Keahotels driver 10 tre- og firestjernede hoteller med mere end 800 værelser i tre regioner af Island: seks i Reykjavík og fire i Syd- og Nordisland, fra Hotel Katla ved Vík til Hotel Kea i Akureyri, hvor kæden startede.

Sand Hotel er et af kædens firestjernede byhoteller med 78 værelser i otte kategorier, fra standardværelser til en stor suite. Sævar Snorrason er General Manager og har været hos Keahotels siden 2021.

De fleste gæster er ferierejsende, og for mange er Island en rejse, man kun tager én gang i livet. Det betyder høje forventninger, med nogle af de højeste driftsomkostninger i Europa.

Udfordringen: at arbejde i blinde

Lønomkostningerne i Island stiger i hele økonomien, så alle forsyningsomkostninger stiger med dem. Højere priser betyder højere forventninger fra gæsterne. Sævar kaldte det »en meget hårfin grænse«: at holde teamene slanke og samtidig fastholde alle standarder.

Med Sævars ord kørte den gamle måde på »udskrevne lister og konstante beskeder«. Hver dag begyndte med, at nattereceptionisten printede opgavelister til housekeeping. Rengøringsassistenterne bar papiret rundt og opdaterede det i hånden. Værelserne blev frigivet til receptionen én besked ad gangen via en chatapp, der minder om WhatsApp.

• Receptionen arbejdede i blinde. Personalet måtte hele tiden spørge, om værelserne var klar, og gæsterne ventede.

• Rengøringsassistenterne mistede rytmen. Hver besked betød, at de måtte stoppe arbejdet i ét værelse for at tage sig af et andet.

• Lederne havde ingen data. Der var ingen pålidelig måde at måle fremdrift eller præstation på, så enhver ændring var et eksperiment. »Til syvende og sidst er det bare gætværk.«

Løsningen: Sweeply oven på hotellets PMS

Sweeply synkroniserer med Keahotels’ PMS, så afrejser og værelsesstatusser kommer ind automatisk. Hver morgen fordeles dagens værelser til rengøringsassistenterne på vagt.

1. Rengøringsassistenterne ser på telefonen, i det øjeblik et værelse tjekker ud, så de går direkte derhen i stedet for at vente eller rykke for svar.

2. De trykker start, når de går ind i et værelse, og stop, når de er færdige. Receptionen ser i realtid, hvem der er i hvilket værelse.

3. En afsluttende tjekliste dækker det, der skal dobbelttjekkes, før et værelse går videre.

4. Værelset går til inspektion, og en supervisor frigiver det som rent. Hver opdatering synkroniseres tilbage til hotellets PMS.

Fordi hver rengøring bliver tidsmålt, har Sævar lavet en tidsstandard for hver af de otte værelsestyper. Han bruger den til at fordele arbejdsbyrden jævnt og se, hvor tiden går.

Oplæringen var let. Han beskriver appen som brugervenlig og stort set selvforklarende for rengøringsassistenterne.

Et nyt syn på rengøring under opholdet

At digitalisere den gamle proces var første skridt. Den største gevinst kom ved at spørge gæsterne, hvad de vil have.

Det første skridt var Sweeplys opt-in housekeeping. Receptionen spurgte hver gæst ved check-in, hvor ofte de ville have værelset gjort rent, og Sweeply omsatte svarene til dagens opgaver. Det bragte Sand Hotel op på mellem 36 og 46 % opholdsnætter uden service.

Men ved check-in vil gæsterne »bare have det overstået«, så mange tænkte aldrig rigtig over spørgsmålet.

Før sommeren 2026 tilføjede Sand Hotel Sweeply Guest Connect. Spørgsmålet flyttede fra check-in til gæsternes telefoner, hvor de bestemmer i deres eget tempo. Gæsterne kan angive deres ønsker i e-mailen før ankomst, op til to dage før de ankommer, eller fra værelset og skifte mening under opholdet, og hvert valg går direkte ind i Sweeply som en housekeeping-opgave.

Med Guest Connect steg andelen uden service til et sommergennemsnit på 72 %, og 82 % i oktober.

Resultater

Den største gevinst er en bemanding, der passer til den reelle arbejdsbyrde. De rengøringer, gæsterne nu fravælger, frigør 0,75 FTE ved fuld belægning, og Sævar understreger, at det handler om balance: »ingen er overbebyrdet«.

• Roligere kommunikation. Chatten mellem housekeeping og reception er nede på en femtedel af den tidligere mængde. Det, der er tilbage, er det, der betyder noget, så mindre går tabt.

• Færre fejl. Automatiske statusopdateringer erstatter manuelle frigivelser, hvilket fjerner en hel kategori af menneskelige fejl.

• Beslutninger baseret på data. Tidsmålte rengøringer pr. værelsestype erstatter gætværk, når vagter skal planlægges, eller ændringer testes.

• Gæsterne har kontrollen. Gæsterne får præcis den service, de beder om, og der bruges mindre vand, kemikalier og linned på rengøringer, som ingen ønskede.

Det bygger videre på Keahotels’ tidligere resultater med Sweeply i hele kæden: 179 sparede timer i den første måned af opt-in-pilotprojektet (kundecase).

Det næste skridt

Sævars mål for receptionen er enkelt: mindre administration, mere service. Når housekeeping kører af sig selv, kan personalet bruge tiden på at anbefale ture og hjælpe gæsterne med at planlægge deres dage.

Som det næste opsætter han Sweeplys tilbagevendende opgaver til forebyggende arbejde. Hvert værelse får en påmindelse om at vende madrassen hver tredje måned, hvilket forlænger madrassens levetid og sænker udskiftningsomkostningerne.