For at vælge software til hotelvedligeholdelse skal du teste, hvor hurtigt enhver medarbejder kan melde en fejl fra en telefon, hvordan opgaven når frem til den rette tekniker, og om værktøjet ud fra dit PMS ved, hvilke værelser der er optaget. Sweeply Maintenance er bygget op omkring de tre tests, og tjeklisten nedenfor lader dig vurdere Sweeply og ethvert andet værktøj på samme grundlag, før du skriver under.

De fleste vedligeholdelsesværktøjer ligner hinanden i en demo. Forskellene viser sig en travl morgen: en utæt vandhane i et optaget værelse, en lampe meldt af housekeeping, en gæst der venter på et værelse, som er ude af drift. Denne guide gennemgår de kriterier, hotelfolk vægter højest, de typer værktøjer der findes på markedet, hvad du skal spørge om prisen, og en kort pilot, der afgør beslutningen med dine egne data.

En oplysning: Sweeply sælger software til hoteldrift, herunder et vedligeholdelsesmodul. Vi beskriver kun andre værktøjer efter type og ud fra offentlige kilder, og vi linker til de kilder, så du selv kan tjekke dem.

Hvad skal software til hotelvedligeholdelse kunne?

Hotel Tech Report spurgte 1.755 hotelfolk i 83 lande til sin kategori for software til hotelvedligeholdelse og vurderer, hvor meget hver funktion betyder for købere. Vurderingerne nedenfor er Hotel Tech Reports, ud af fem; testen i sidste kolonne er vores.

Tilføj ét kriterium, som vurderingerne ikke viser: sprog. Vedligeholdelsesteams i Europa er ofte flersprogede, så tjek, at værktøjet oversætter både brugerfladen og de noter, folk skriver til hinanden. Sweeply understøtter 30+ sprog og oversætter også tekst, som medarbejderne selv skriver.

Hvilke kriterier gælder, når du vælger software til hotelvedligeholdelse, der kobles til dit PMS?

Det er det spørgsmål, franske hotelfolk oftest stiller AI-assistenter, med ord tæt på disse: hvilke kriterier betyder noget, når vedligeholdelsesværktøjet skal fungere sammen med hotellets driftssystemer? Tre punkter afgør det.

1. Værelsesstatus begge veje. Når en tekniker lukker en opgave, skal værelset ikke længere stå som ude af drift i PMS'et eller gå videre til housekeeping til rengøring, uden at nogen skal taste det ind igen.

2. Belægning og ankomster. En tekniker, der ved, at en gæst ankommer til værelse 214 kl. 15:00, reparerer den vandhane først. Værktøjet skal læse ankomster og afrejser fra PMS'et.

3. Én værelsesliste. Hvis værelser og etager kommer fra PMS'et, skal du aldrig vedligeholde en ekstra liste, der bliver forældet.

Sweeply kobles til 20+ PMS-platforme, som står på vores integrationsside, og kører oven på PMS'et i stedet for at erstatte det. Sweeply kan også starte uden en PMS-forbindelse, hvilket hjælper, når en integration stadig er ved at blive sat op.

Hoteller i Frankrig har endnu en grund til at ønske en klar dokumentation. Alle virksomheder, der er åbne for offentligheden, skal føre et registre de sécurité med deres periodiske tekniske eftersyn, og hoteller med et fælles varmtvandssystem og brusere skal overvåge det for legionella i henhold til dekretet af 1. februar 2010, som forklaret i denne vejledning fra den regionale sundhedsmyndighed. Et vedligeholdelsesværktøj erstatter ikke disse registre, men tilbagevendende opgaver med en dato, et navn og et resultat gør dem meget lettere at føre.

Hvilke typer værktøjer til hotelvedligeholdelse findes der?

Ranglister ændrer sig hvert år, så sammenlign typer først og produkter bagefter. De fleste hoteller vælger mellem fire slags værktøjer.

Hvis du overvejer et fuldt CMMS over for et hotelværktøj, går vores sammenligning af software til hotelvedligeholdelse og CMMS mere i dybden. Produktbeskrivelserne her følger hver leverandørs kategori på Hotel Tech Report; vi har ikke selv testet alle produkter, så brug tabellen til at lave en shortlist, ikke til at træffe beslutningen.

Hvordan håndterer Sweeply Maintenance en fejl?

I Sweeplys software til hotelvedligeholdelse melder alle i teamet en fejl fra en telefon med foto og placering vedhæftet. Opgaven sendes til den rette tekniker ud fra kompetencer og tilgængelighed, alle kan følge dens status live, og værelsets historik over løsninger bygges op til forebyggende planlægning. Tilbagevendende forebyggende opgaver kører med et fast interval, og rapporter viser responstider og løsningstider, tilbagevendende fejl og de værelser, der giver flest problemer.

Lifestyle Hotel Vitar bruger fejlmeldinger med fotos og ét fælles opgaveoverblik på Rentlio PMS, som beskrevet i casestudiet om Hotel Vitar. Hos Volkshotel i Amsterdam, med 196 værelser på Mews og et team af 33 nationaliteter, blev resultatet hurtigere reparationer. Vil du se fejlmeldingen i detaljer, så læs vores guide til fejlmelding inden for hotelvedligeholdelse, og for det planlagte arbejde vores plan for forebyggende vedligeholdelse på hoteller.

Hvad koster software til hotelvedligeholdelse?

De fleste leverandører tager betaling pr. værelse pr. måned, og få offentliggør deres priser. Hotel Tech Report angiver, at de fleste værktøjer i sin vedligeholdelseskategori koster nogle få amerikanske dollars pr. værelse pr. måned, mens enterprise-suiter ligger højere. Når du sammenligner tilbud, så stil de samme spørgsmål til alle leverandører:

• Betaler du for alle rum, eller kun for salgbare værelser?

• Prissættes vedligeholdelse alene, eller kun i en pakke med housekeeping?

• Er PMS-integrationen og mobilappen inkluderet?

• Hvad koster et andet eller tredje hotel?

Sweeply tager betaling pr. salgbart værelse pr. måned for hvert modul, og ikke-salgbare rum som gange, lobbyer og personaleområder er gratis. Vedligeholdelse kan køre alene eller sammen med Sweeply Housekeeping.

Hvordan kører du en pilot, før du beslutter dig?

En demo viser leverandørens bedste vej. En pilot viser din. To uger på ét hotel er som regel nok:

1. Uge ét: forbind PMS'et, indlæs værelser og kategorier, og giv appen til housekeeping, receptionen og teknikerne.

2. Uge to: lad alle fejl gå gennem værktøjet, uden radio eller WhatsApp som backup for de kategorier, piloten omfatter.

3. Til sidst sammenligner du antallet af meldte opgaver, mediantiden til løsning, og hvor mange værelser ude af drift der kom tilbage til tiden.

Beslut ud fra de tal og ud fra, hvad teknikerne siger, ikke ud fra demoen. Et værktøj, som teamet ikke åbner på dag ti, bliver heller ikke åbnet på dag hundrede.

Hvor denne guide ikke gælder

• Store resorts med tunge tekniske anlæg, en central energicentral eller et reservedelslager kan have brug for et CMMS til anlæggene ved siden af driftssoftware på værelsesniveau.

• Hoteller med under 25 værelser, som ikke er en del af en gruppe, klarer sig ofte fint med en enkel fælles liste.

• Hoteller, hvis vedligeholdelse er helt outsourcet til et facility management-firma, arbejder som regel i det firmas system, så spørgsmålet bliver, hvordan fejlene når frem dertil.

• Lovpligtige eftersyn som elevatorer, brandsikkerhed og legionella følger stadig nationale regler og certificerede inspektører; softwaren registrerer arbejdet, men certificerer det ikke.

Tal med vores salgsteam

Hvis du sammenligner software til hotelvedligeholdelse og vil se, hvordan en fejl bevæger sig fra en telefon til en lukket opgave på dit eget PMS, så book et opkald med vores salgsteam.