Et hotelværelse, der sælges én gang pr. nat, tjener penge én gang pr. nat. Det samme værelse solgt som et dagskontor mellem 09:00 og 15:00, og derefter til en overnattende gæst, tjener penge to gange på de samme kvadratmeter. Det samme gælder en terrasse, der udlejes til et aftenarrangement, en lobby-pod booket på timebasis eller et ekstra selskabslokale lejet til en familiefest.

Den kommercielle logik er ligetil. Den operationelle logik er dér, hvor disse tiltag går i stå, fordi et lokale, der har tre turnovers på en dag, kræver, at housekeeping, vedligeholdelse og receptionen er enige om dets status tre gange om dagen.

Hvad sælger hoteller egentlig, når de sælger et tidsrum?

Tid, plads og funktion, adskilt fra selve overnatningen.

En forretningsrejsende med fire timer mellem møder har ikke brug for en overnatning. Vedkommende ønsker et roligt værelse med hurtigt wi-fi, et skrivebord og et brusebad. En lokal beboer, der bor ti minutter væk, har intet at bruge en seng til, men booker gerne dit ekstra selskabslokale til en fødselsdag. Et flybesætningsmedlem, der ankommer med et tidligt fly, vil gerne have et sted at sove inden et vagtskifte kl. 14:00.

Der er ikke tale om det samme produkt solgt i mindre bidder. Det er forskellige produkter, der tilfældigvis gør brug af de faciliteter, du allerede ejer, og de fungerer bedst i netop de timer, hvor efterspørgslen på overnatning er lavest, hvilket gør dem særligt værdifulde uden for spidsbelastningsperioderne.

Hvilke lokaler er værd at sælge mere end én gang om dagen?

Ikke alle. Kriteriet er, om turnover-omkostningen er lille i forhold til den pris, du kan tage.

Hotelværelser har den højeste turnover-omkostning og den højeste pris, så de kræver den mest præcise koordinering. Pods og bokse kræver næsten ingenting, og derfor er de det letteste sted at starte.

Hvorfor skaber fleksibel omsætning problemer for driften?

Fordi forudsætningerne bag rengøringsplanerne er bygget op omkring én turnover pr. værelse pr. dag.

Går man op til to eller tre, bryder tre ting sammen på én gang. Rengøringsrækkefølgen kan ikke længere planlægges aftenen før, da den afhænger af, hvornår hver booking slutter. Værelsets status skal være synlig for receptionen inden for få minutter i stedet for først ved et helt etagetjek. Og sliddet på områder med høj turnover accelererer, så vedligeholdelsen er nødt til at spore disse områder særskilt i stedet for blot at lade dem indgå i den almindelige turnus.

Dette er almindeligt koordineringsarbejde, og det er netop den type arbejde, der vokser hurtigere end omsætningen, hvis det håndteres via beskeder og telefonopkald.

Hvordan gør man et område klar til flere daglige turnovers?

1. Vælg to områder, ikke tyve. Ansvarlig: General Manager sammen med Revenue. Varighed: 1 uge. Vælg ét lokale med høj værdi og ét område, der kræver en minimal indsats, så du lærer begge ender af turnover-omkostningerne at kende, før du forpligter dig fuldt ud.

2. Definér standarden for klargøring for hver type. Ansvarlig: Oldfrue / Head of Housekeeping. Varighed: 3 dage. Beskriv, hvad "klar" betyder for et dagsrum i forhold til et overnatningsværelse. Opfriskningsrengøring og fuld rengøring er to forskellige opgaver og bør ikke have samme tjekliste.

3. Konfigurer hvert område som sit eget operationelle rum. Ansvarlig: Systemansvarlig. Varighed: 1 dag. I Sweeply konfigureres et gæsteværelse, en terrasse og et mødelokale hver især som et område med sin egen status og opgaveliste, så en turnover midt på dagen fremstår som en selvstændig opgave og ikke som en undtagelse fra en almindelig værelsesrengøring.

4. Gør status synlig for receptionen. Ansvarlig: Front Office Manager. Varighed: 2 dage. Den person, der sælger tidsrummet kl. 15:00, skal kunne se, om klargøringen fra kl. 14:00 er afsluttet, uden at skulle ringe til en supervisor på etagen.

5. Hold særskilt styr på slitage i områder med høj turnover. Ansvarlig: Vedligeholdelsesansvarlig. Varighed: Løbende. En pod, der bruges otte gange om dagen, slides hurtigere end et værelse, der bruges én gang. Sweeplys vedligeholdelsesmodul gemmer denne historik direkte på det enkelte område.

6. Gennemgå enhedsøkonomien efter 60 dage. Ansvarlig: Revenue Manager. Varighed: En halv dag. Sammenlign omsætningen pr. område med de faktiske turnover-minutter registreret af housekeeping frem for de estimater, der blev brugt i business casen. Vores ROI- og automatiseringsberegnerguide gennemgår den samme sammenligning for opgaveautomatisering generelt.

Hvordan fungerer Sweeply og Mews Spaces sammen?

Dit PMS bestemmer, hvad der kan sælges, og hvordan. Mews Spaces giver et hotel mulighed for at nytænke sin kapacitet, så et område kan sælges på timebasis, efter zone eller til et helt nyt formål. Det er det kommercielle lag.

Sweeply er det operationelle lag ovenpå. Hvert område, der er oprettet i Sweeply, har sin egen status, sine egne opgaver og sin egen historik. På den måde ved housekeeping præcis, hvad der skal gøres rent og hvornår (selv ved flere bookinger om dagen), mens vedligeholdelsen sporer slitage på de mest belastede områder, og receptionen kan se lokalernes status i realtid. Da Sweeply benytter visuelle ikoner, farvekoder og enkle arbejdsgange samt fungerer på over 30 sprog med realtidsoversættelse af både brugerfladen og personalenoter, behøver to medarbejdere på forskellige vagter ikke at tale samme modersmål for at overlevere et lokale korrekt.

Arbejdsdelingen er klar. Mews gør området salgbart. Sweeply gør området operationelt. Volkshotel i Amsterdam, som har 196 værelser og et team bestående af 33 nationaliteter, kørte med netop denne kombination gennem deres Mews-migrering, og STAYERY udfasede regneark til fordel for samme princip til planlægning af rengøring under opholdet på deres lejlighedshoteller.

Hvor udlejning på timebasis ikke kan betale sig

Visse hoteller bør holde sig fra dette, i hvert fald for nu.

Hvis dine værelser er udsolgt de fleste nætter, er dagsudlejning blot en forstyrrelse. Hver time, et værelse fungerer som kontor, er en time med risiko for forsinket rengøring i forhold til kapacitet, du alligevel ville have solgt. Fleksibel brug giver værdi i de tomme perioder, ikke når der er fuldt booket.

Hvis dit housekeeping-team i forvejen er presset, vil flere turnovers blot forværre situationen, før nogen form for teknologi kan nå at hjælpe. Få styr på bemanding og vagtplanlægning først.

Og hvis lokalet kræver større investeringer for overhovedet at kunne sælges (naturligt lys, strøm, lydisolering, ordentligt wi-fi), så er det ærlige svar, at dette er en renoveringsbeslutning snarere end en driftsbeslutning. Sweeply kan vise dig, hvad en turnover rent faktisk koster i minutter, hvilket er et værdifuldt input til beslutningen, men det træffer ikke valget for dig.

Sweeply er heller ikke en bookingmotor eller en salgskanal. At sælge lokalet er PMS'ets opgave. Vi tager os af alt det, der sker, efter bookingen er oprettet.

Tal med vores salgsteam

Book et møde med vores salgsteam for at få priser samt de benchmarks for turnover-tider, vi ser hos tilsvarende hoteller. Sweeply afregnes pr. salgbart værelse, pr. måned, pr. modul, og ikke-salgbare områder som bagområder og fællesarealer er gratis. Sweeply er vurderet til 4,9 på Hotel Tech Report og bruges af hoteller i mere end 30 lande.