Housekeeping-software til serviced apartments planlægger rengøringer omkring ankomster, afrejser og længere ophold, sender hver opgave til den rette rengøringsassistent på telefonen og viser lederne status for hver enhed i hver bygning. Sweeply gør dette som et driftslag oven på dit PMS, så lejlighedsoperatører uden en reception, der er åben 24/7, kan drive housekeeping fra én live opgaveliste i stedet for regneark og chatgrupper.

Denne guide forklarer, hvordan housekeeping i lejligheder adskiller sig fra housekeeping på hoteller, hvad softwaren skal kunne håndtere, og hvordan du vælger et værktøj til en portefølje af serviced apartments, aparthotels eller professionelt drevne ferielejligheder. Sweeply sælger housekeeping-software til hoteller og lejligheder, så læs sammenligningen med det i baghovedet.

Hvordan fungerer planlægningen af housekeeping i serviced apartments sammenlignet med daglig hotelrengøring?

På et klassisk hotel får de fleste beboede værelser daglig service, og afrejserengøringen er én opgave blandt mange. I serviced apartments vender balancen. Gæsterne bor længere, laver selv mad og foretrækker ofte privatliv, så den fulde rengøring sker ved afrejse, og rengøring under opholdet følger et fast interval, for eksempel ugentligt, eller sker efter ønske.

Det ændrer planlægningsopgaven. Skiftedagene er de travle dage, hvor flere afrejser og ankomster falder i forskellige bygninger på samme tid. På stille dage tager teamet sig af intervalrengøringer, sengetøjsskift, genopfyldning og mindre reparationer. En plan bygget til en daglig hotelrunde passer ikke, og derfor dækker en separat guide housekeeping ved et langt hotelophold set fra gæstens side.

Hvorfor holder regneark og chatgrupper op med at fungere til housekeeping i lejligheder?

Mange lejlighedsoperatører starter med en Excel-plan og en WhatsApp-gruppe. Det fungerer, så længe én person kender hver enhed udenad. Det bryder sammen, når porteføljen vokser, fordi planen kopieres manuelt fra PMS’et, ændringer i løbet af dagen bliver lagt i en chat, og ingen med et hurtigt blik kan se, hvilken lejlighed der er klar til den næste gæst.

Glück Auf Appartements er et godt eksempel. Virksomheden driver 125 serviced apartment-enheder fordelt på 11 lokationer i 5 byer i Ruhrgebiet og Köln. Den erstattede et setup med Excel-ark og WhatsApp-grupper med Sweeply som sit primære værktøj til opgavestyring, forbundet med Apaleo PMS, så driften kunne vokse med forretningen. Læs casen om Glück Auf.

Hvad skal housekeeping-software til serviced apartments kunne?

Kig efter disse funktioner, før du sammenligner leverandører:

• Opgaver bygget ud fra PMS’et. Afrejser, ankomster, opholdets længde og værelsesflytninger bør automatisk oprette de rette rengøringer, så ingen skal taste planen ind igen hver morgen.

• Rengøring under opholdet med interval og efter ønske. Regler som en ugentlig rengøring, skift af sengetøj efter et bestemt antal nætter eller rengøring kun, når gæsten beder om det.

• Flere bygninger i én visning. Ledere har brug for status på hver enhed på hver lokation, filtreret efter bygning, by eller team.

• Blandede enhedstyper. Studios, større lejligheder, trappeopgange og vaskerum kræver forskellige tjeklister og tidsestimater.

• Tildeling efter område. Rengøringsassistenterne bevæger sig mellem bygninger, så opgaverne bør grupperes efter placering i stedet for at være spredt over hele byen.

• Fejlmelding med fotos. En defekt opvaskemaskine, der bliver opdaget under en afrejserengøring, bør nå teknikeren med det samme og ikke vente på et telefonopkald.

• Gæsternes præferencer. Gæster på langtidsophold bør kunne vælge eller fravælge service uden at ringe til nogen.

• Sprog, som dit team taler. Rengøringsteams i lejligheder er ofte flersprogede og delvist outsourcede, så appen og noterne i den bør vises på hver persons sprog. Sweeply fungerer på 30+ sprog og oversætter både brugerfladen og den tekst, medarbejderne skriver.

Hvilken housekeeping-software fungerer til ferielejligheder, der drives som en forretning?

Værktøjer bygget til private værter fokuserer på kalendere fra bookingplatforme og på at finde freelancerengøringsfolk til enkelte opslag. Hotelværktøjer fokuserer på én bygning med en reception. Operatører af serviced apartments og aparthotels ligger som regel midt imellem: de driver egne eller eksterne rengøringsteams, bruger et professionelt PMS og har brug for samme pålidelighed som et hotel uden den bemandede reception.

For den gruppe er de afgørende spørgsmål, om værktøjet integrerer med dit PMS, om det kan håndtere flere bygninger, og om housekeeping og vedligeholdelse deler ét system. Sweeply forbinder med 20+ PMS-systemer, som er listet på integrationssiden, herunder Apaleo, som mange lejlighedsoperatører i Tyskland, Østrig og Schweiz bruger.

Hvordan driver serviced apartments housekeeping uden en reception?

Uden en reception overtager softwaren den koordinering, som en receptionist normalt ville stå for. PMS’et fortæller systemet, hvem der rejser, og hvem der ankommer. Systemet omsætter det til opgaver, tildeler dem og viser teamlederen, hvilke lejligheder der er rengjort, inspiceret eller blokeret af en reparation.

BOOK-IT Apartments i Erlangen driver mere end 200 serviced apartments fordelt på flere lokationer. Virksomhedens model, med længere ophold, sjældnere service og ingen reception, der er åben 24/7, kræver, at housekeeping og vedligeholdelse kan køre af sig selv. Sweeply erstattede et spredt softwarelandskab med én central platform på Apaleo og reducerede housekeeping-teamlederens koordineringstid med omkring 30 %. Læs casen om BOOK-IT.

Hvordan kombinerer du housekeeping og vedligeholdelse i lejligheder?

Lejligheder har mere udstyr per enhed end et hotelværelse: et kogeblus, et køleskab, en opvaskemaskine og nogle gange en vaskemaskine. Rengøringsassistenterne ser fejlene først, så den nemmeste gevinst er at lade dem melde en fejl med et foto fra den samme app, som de bruger til rengøringen. Lejligheden kan derefter markeres som blokeret, indtil reparationen er udført, og den næste rengøring venter på teknikeren.

Sweeplys vedligeholdelsessoftware fungerer side om side med housekeeping i samme system, så begge teams ser den samme status for enheden. Den bredere proces kan du læse om i guiden om koordinering af housekeeping og vedligeholdelse.

Hvordan bør du sammenligne housekeeping-software til lejligheder?

Sweeply prissættes per salgbart værelse eller enhed per måned per modul, og ikke-salgbare områder som gange og vaskerum er gratis. Der er ingen offentlige priser, fordi den samlede pris afhænger af antallet af enheder og moduler.

Hvordan vælger gæster selv deres housekeeping i lejligheder?

Gæster på langtidsophold vil ofte selv bestemme, hvornår nogen kommer ind i deres lejlighed. Med Guest Connect kan gæsterne selv vælge eller fravælge service, og valget bliver en del af housekeeping-planen. Hoteller, der bruger denne tilgang, har set høje fravalgsrater: på Íslandshótel fravalgte omkring 70 % af gæsterne daglig housekeeping. Som baggrund kan du læse hvad tilvalgt housekeeping er.

Hvor denne guide ikke gælder

• Private værter med et eller to feriehuse og intet eget team har som regel brug for en simpel rengøringskalender frem for et driftssystem.

• Operatører, der outsourcer rengøringen fuldstændigt, hvor leverandøren bruger sit eget system, har måske kun brug for statusopdateringer fra leverandøren.

• Meget små porteføljer under 25 enheder, som ikke er en del af en gruppe, klarer sig ofte fint med housekeeping-visningen i deres PMS.

Tal med vores salgsteam

Hvis du driver serviced apartments eller et aparthotel og vil se, hvordan housekeeping og vedligeholdelse fungerer på tværs af alle dine bygninger i ét system, så book et opkald med vores salgsteam.