Alla hotell förlorar samma timmar på samma tre ställen. En felanmälan kommer in som en mening istället för en uppgift. En gästförfrågan hamnar i kö bakom tre incheckningar i receptionen. Och städtavlan fördelar rummen jämnt när rummen är allt annat än jämna. Sweeplys senaste funktioner tar sig an var och en av dessa direkt, och så här fungerar de.

Varför tar det så lång tid för felanmälningar att nå rätt person?

Eftersom de flesta av dem skrivs som fritext, och fritext måste läsas, tolkas och vidarebefordras innan någon kan agera. "Något är fel med luftkonditioneringen i 214" är ett meddelande. Det är inte en uppgift med en avdelning, en kategori, en ansvarig och en deadline.

Dynamiska felkategorier ersätter detta med strukturerad rapportering. En anläggning definierar sina egna fält, vanligtvis Avdelning, Föremål och Problem, så att en städare kan rapportera ett fel med ett par tryck: Underhåll, Fläkt, Trasig. Uppgiften styrs direkt till ansvarigt team och är synlig för alla som behöver se den.

• Anpassade fält återspeglar de avdelningar och den utrustning du faktiskt har

• Rapporteringen kräver bara ett par tryck istället för ett helt stycke text

• Tilldelningen sker automatiskt och är synlig för relevanta teammedlemmar

• Datainnehållet blir rent och enhetligt, så att det kan exporteras och analyseras

Den andra fördelen är med tiden viktigare än den första. När fel kategoriseras på samma sätt varje gång kan du se vilket föremål som går sönder oftast och i vilka rum, vilket ger underlag för förebyggande underhåll snarare än ännu en reaktiv reparation. Hela bilden finns på sidan för Underhåll.

Hur kan gäster göra förfrågningar utan att gå via receptionen?

Guest Connect är en mobilportal som nås genom att skanna en QR-kod eller öppna en länk kopplad till bokningen. Det finns ingen app att ladda ner och inget konto att skapa. Därifrån kan en gäst efterfråga bekvämligheter som extra kuddar eller påfyllning av minibaren, välja bort eller boka om sin städning, eller rapportera problem som en läckande kran. Förfrågningar synkroniseras omedelbart till Sweeply och notifierar teamet i realtid.

Vinsten handlar inte bara om snabbhet. Den handlar om att receptionen slipper fungera som en telefonväxel under incheckningstoppen. Och möjligheten att avstå från städning visar sig vara värd mer än det verkar:

Detta är Sweeplys egna kunder och dess egna publicerade fallstudier, så se dem som förstahandsbevis snarare än en branschuppskattning. Hur det fungerar ur gästens perspektiv beskrivs på sidan för Guest Connect.

Hur gör man städteamets arbetsbörda rättvis?

Genom att mäta arbetsinsats snarare än att räkna rum. En svit tar längre tid än ett enkelrum. En avresestädning är inte samma sak som en lättare städning för en kvarstannande gäst. En våning med sex utcheckningar innebär en helt annan arbetsdag än en våning med två, även om båda står som sex rum på en lista.

Credits låter en chef tilldela ett värde till varje uppgift baserat på svårighetsgrad, tid eller plats, för att sedan se den totala belastningen per person eller per område i realtid. Arbete kan omfördelas mitt under ett skift när siffrorna glider isär, och samma data blir underlag för att planera nästa månads bemanning.

1. Ange kreditvärden för dina uppgiftstyper. Ansvarig: städchef, med Sweeplys onboarding. Tidsåtgång: en halv dag, en gång.

2. Fördela dagens arbete som vanligt. Ansvarig: våningsansvarig. Tidsåtgång: minuter, där Sweeply visar den löpande totalsumman per person.

3. Balansera om under skiftets gång. Ansvarig: våningsansvarig. Tidsåtgång: sekunder per flytt.

4. Utvärdera veckan. Ansvarig: chef för housekeeping. Tidsåtgång: 30 minuter, och resultatet lägger grunden för nästa månads schema.

Effekten på personalens motivation är den verkliga poängen. När fördelningen är synlig och förklarad upphör diskussionerna om vem som fick den jobbiga våningen att vara ett problem. Det finns mer information om det dagliga arbetet kring detta i förbättra samarbete och kommunikation inom housekeeping.

Måste teamet arbeta på engelska?

Nej. Sweeply stöder över 30 språk på både webb och mobil, och översätter såväl gränssnittet som innehållet som medarbetarna skriver till varandra, så att en anteckning skriven av en arbetsledare på ett språk kan läsas av en städare på ett annat. Den senaste versionen lade till fem nya: danska, svenska, norska, nederländska och bulgariska.

Detta har störst betydelse där teamet har en verkligt blandad bakgrund. Volkshotel Amsterdam driver en anläggning med 196 rum och 33 nationaliteter i personalstyrkan, och använde Sweeply under hela sin migrering till Mews, vilket resulterade i snabbare reparationer och smidigare introduktion. Detaljerna finns i fallstudien om Volkshotel.

Här hjälper inte dessa funktioner

• Credits är ett mått på arbetsbörda, inte ett personalsystem. De schemalägger inte, prognostiserar inte personalbehov och utgör inte underlag för lönehantering. De ger underlag för dessa beslut, men fattar dem inte.

• Strukturerad felrapportering kräver ett konfigurationsbeslut. Någon måste definiera de avdelningar, föremål och problem som passar din anläggning. Hoppar du över det får du bara en kortare version av samma vaga rapport.

• Guest Connect bygger på att gästerna faktiskt använder det. Anläggningar som gömmer QR-koden eller aldrig förklarar alternativet får låg användning och inga besparingar. Placering och formulering gör det mesta av arbetet här.

• Översättning är inte utbildning. Det tar bort en språkbarriär i mjukvaran. Det lär inte en nyanställd dina standarder.

• Inget av detta löser underbemanning. Om en våning behöver sju personer och bara har fyra gör en bättre fördelning dagen mer rättvis, inte kortare.

Prata med vårt säljteam

Sweeply prissätts per säljbart rum, per månad, per modul, och icke-säljbara ytor är kostnadsfria. Boka ett samtal med vårt säljteam för att gå igenom din anläggning, ditt PMS och modulerna du behöver, samt få en prisuppgift för din konfiguration. Om du vill läsa oberoende recensioner först har Sweeply betyget 4,9 på Hotel Tech Report.