Städprogramvara tilldelar rum automatiskt genom att ge varje rum en viktning baserat på det arbete som krävs, och delar sedan upp rummen så att varje städare på skiftet får en likvärdig arbetsbörda. Viktningen baseras på rumstyp och typ av städning (en avresestädning tar längre tid än städning under vistelsen) och uttrycks i poäng/credits, minuter eller kvadratmeter. Programvaran hämtar rumsstatus i realtid från PMS:et, grupperar rum efter våningsplan eller zon för att minska gångtiden, och planerar om under dagen när utcheckningar, tidiga ankomster och frånvaro förändrar läget.

Ett förtydligande innan vi börjar. Den här artikeln handlar om att tilldela rum till städpersonal. Att tilldela rum till gäster är en annan uppgift som görs i PMS:et eller av en agent som Sweeplys rumstilldelningsagent.

Varför är rumsantal fel sätt att fördela arbetet på?

Därför att alla rum inte är lika. Föreställ dig två städare med 14 rum var. Den ena har tio utcheckningar, inklusive två sviter, utspridda över tre våningsplan. Den andra har tolv städningar under vistelsen i en och samma korridor. På pappret är fördelningen rättvis. I praktiken blir den ena städaren klar tidigt medan den andra drar över på övertid, receptionen väntar på rum och arbetsledaren tvingas kasta om schemat via komradio. Att balansera arbetsinsats istället för antal rum är hela poängen med automatisk tilldelning.

Vilken information använder automatisk tilldelning?

• Rumsstatus från PMS: avresor, gäster som stannar kvar, ankomster, lediga rum och rum ur funktion.

• Typ av städning: avresestädning, städning under vistelsen, storstädning eller ingen städning alls eftersom gästen valt bort det.

• Rumstyp och storlek: en svit eller lägenhet kräver mer tid än ett standarddubbelrum.

• Vem som jobbar: hur många städare som är på plats och hur många timmar var och en arbetar.

• Zoner och våningsplan: att hålla varje städare inom ett område minskar tiden som läggs på att gå runt.

• Prioriteringar: tidiga incheckningar, VIP-ankomster och rum som receptionen har lovat ut.

Vad är städpoäng (housekeeping credits)?

En städpoäng (credit) är en enhet för utfört arbete. Varje kombination av rumstyp och städtyp får ett poängvärde, och varje städare får ett poängmål för sitt skift. Programvaran fyller sedan på varje städares lista tills målet har uppnåtts. Ett enkelt upplägg kan se ut så här:

Värdena är bara ett exempel; varje verksamhet bör sätta sina egna. Stora system fungerar på samma sätt. Oracles OPERA Cloud bygger uppgiftslistor utifrån rumspoäng och ett maxtak per städare, flyttar rum som inte får plats till en reservlista och kan lägga till förflyttningspoäng när en städares rum sträcker sig över flera våningar.

Poäng, minuter eller kvadratmeter?

Kvadratmeter är inte ett teoretiskt alternativ. Enligt City of Los Angeles Hotel Worker Protection Ordinance, som gäller sedan augusti 2022, får städpersonal på hotell med 60 eller fler rum inte städa mer än 3 500 kvadratfot (ca 325 m²) under ett åttatimmars skift. Taket sänks ytterligare när de städar fler än fem avreserum eller rum med extrasängar, och överskrids gränsen innebär det dubbel lön för hela dagen. Andra städer i Kalifornien har liknande tak. Företagssystem som Amadeus HotSOS kan tilldela efter poäng, minuter eller yta just av denna anledning.

Hur många rum bör en städare städa per skift?

Branschkällor nämner ofta 12 till 16 rum per skift på fullservicehotell, där en avresestädning tar ungefär 20 till 35 minuter och städning under vistelsen 15 till 25 minuter. Se detta snarare som ungefärliga intervall än standarder, eftersom rumsstorlek, bekvämligheter, vistelsens längd och dina egna städstandarder påverkar siffrorna avsevärt. Det bästa är att mäta själv: tidtagare i personalens telefoner visar hur lång tid varje städtyp faktiskt tar på ditt hotell, och dessa siffror ger en rättvis poängsättning.

Vad händer när planen ändras under dagen?

Det gör den alltid. En gäst checkar ut sent, receptionen lovar en tidig ankomst, någon sjukanmäler sig, en gäst som avböjt städning ändrar sig. I det läget spricker pappersplaner; bra programvara planerar om. Rum flyttas mellan listor allteftersom statusar ändras i PMS:et, prioriterade rum går före i kön och arbetsledaren ser den nya beräknade sluttiden för varje städare istället för att överraskas i slutet av passet.

Hur tilldelar Sweeply rum?

Sweeply Housekeeping tilldelar rum automatiskt efter zon och arbetsbelastning. Städpoäng fördelar rummen effektivt för att förhindra överbemanning, systemet förutser när varje städares skift kommer att ta slut så att övertid syns i förväg, och tidtagning i realtid loggar städförloppet direkt via personalens telefoner. Gästpreferenser som registreras via tillval av städning matas in direkt, så ett rum där gästen valt bort städning försvinner helt enkelt från listan.

Effekten är omedelbar. Excellence Hotels i Stockholm och Gävle, där städledaren tidigare lade mycket tid på att tilldela rum manuellt, slutade med manuella rumstilldelningar efter att ha kopplat Sweeply till sitt VisBook PMS. Woolacombe Bay Hotel lade in uppskattade städtider per rumstyp för att göra tilldelningen snabbare att sätta upp och mer rättvis att arbeta efter.

Hur man ställer in automatisk tilldelning

1. Lista dina städtyper: avresestädning, städning under vistelsen, storstädning, kvällsbäddning (turndown) och eventuella hotellspecifika varianter.

2. Klocka ett urval av varje städtyp för varje rumstyp under en vanlig vecka.

3. Omvandla dessa tider till poäng eller minuter, och sätt ett mål per städare och arbetspass.

4. Dela in dina zoner så att varje lista håller sig till så få våningsplan som möjligt.

5. Kör systemet i två veckor, jämför beräknade och faktiska sluttider och justera värdena.

När den här guiden inte gäller

Sweeply säljer städprogramvara, så läs produktavsnittet med vetskap om att vi har ett egenintresse. Mycket små anläggningar med en eller två städare kanske inte behöver automatisk tilldelning alls. Kollektivavtal eller lokala lagar kan fastställa rumskvoter eller ytgränser som din konfiguration måste följa, så kontrollera dessa innan du sätter målen. Och automatisering balanserar bara det arbete du matar in: om ett skift är underbemannat kommer programvaran att visa övertiden tidigare, inte ta bort den.

Prata med vårt säljteam

Boka ett samtal med vårt säljteam för att gå igenom din anläggning, ditt PMS och modulerna du behöver, samt få en prisuppgift för din lösning.