Automatisering gör skäl för sin licenskostnad när den tar bort samordningsarbete för personal som redan är på språng. Den blir en kostnad när den lägger till ytterligare en skärm att hålla koll på. Vilket av de två du slutar med avgörs oftast innan du skriver på, under utvärderingen, och det är därför det lönar sig att bedöma plattformar utifrån en fast uppsättning kriterier snarare än utifrån vilken demo du såg senast.

Vad blir fel när en automatiseringsplattform för hotell inte passar verksamheten?

Missmatchen är sällan uppenbar under ett säljmöte. Fyra mönster står för merparten av missnöjet.

Den byggdes för en kedja med ett eget IT-team

Vissa plattformar förutsätter en central IT-funktion, en projektledare och en konfigurationsfas som mäts i månader. Funktionsdjupet är på riktigt, och det gäller även inlärningskurvan. För ett fristående hotell eller en säsongsverksamhet med ett litet team är den komplexiteten en kostnad snarare än en fördel, och det visar sig vanligtvis i form av ett system som bara en enda person vet hur man ändrar i.

Den byggdes för stationära datorer och används av folk på språng

Städpersonal, underhållstekniker och jourhavande arbetsledare arbetar stående och gående. Om plattformen förväntar sig att någon ska sitta vid en skärm för att uppdatera en rumsstatus eller logga ett fel sker uppdateringen senare, samlat i efterhand, ur minnet. Försenade data gör att rum inte blir klara i tid lika effektivt som saknade data gör.

Den ser imponerande ut och förblir tyst oanvänd

Användningsgraden är det enda mätvärdet som betyder något under månad två. Om ditt team glider tillbaka till WhatsApp-grupper, komradio och korridorsprat är plattformen inte den centrala källan för information och varje rapport den skapar blir missvisande. Håll under en provperiod koll på vad folk faktiskt gör snarare än vad de säger under utvärderingsmötet.

Den ansluter inte till ditt PMS

Om ändringar i bokningar, ankomster och avresor inte överförs automatiskt sitter någon och skriver in dem manuellt på nytt. Fråga vilka PMS-händelser plattformen tar emot, hur ofta, och vad som händer när anslutningen bryts. Leverantörens utvecklardokumentation svarar ärligare på detta än vad en säljare gör: både Mews Connector API-dokumentation och Apaleos utvecklardokumentation anger exakt vilka händelser som är tillgängliga för en ansluten applikation.

Vad bör du jämföra när du väljer en automatiseringsplattform för hotell?

Bedöm varje utvald leverantör mot samma kriterier, i samma ordning, före den första demon. Det här är tabellen vi skulle använda.

Vilka frågor bör du ställa till varje leverantör?

Tio frågor, i den ordning som sparar mest tid.

1. Vilka PMS-system integrerar ni med, och finns vårt med på den officiella listan?

2. Kan uppgifter tilldelas automatiskt utifrån realtidshändelser som en tidig utcheckning?

3. Arbetar städ, underhåll och reception i samma verktyg eller i separata?

4. Är appen designad som mobil-först från början, eller är det en skrivbordsprodukt som gjorts responsiv?

5. Hur lång tid tar det att lära upp någon som aldrig har använt systemet?

6. Vilka av våra nuvarande rutiner med komradio, WhatsApp och papper ersätter detta från dag ett?

7. Hur många språk stöds, och omfattar det översättning av vad personalen skriver till varandra?

8. Vilka rutinarbetsflöden, som inspektioner och uppföljningar, kan automatiseras utan kundanpassad utveckling?

9. Vad ingår i onboardingen, vad kostar den och vem håller i den?

10. Vad är priset per säljbart rum och månad, per modul?

Frågorna ett, fyra och tio gallrar bort fler leverantörer än de andra sju tillsammans, så ställ dem först.

Hur står sig Sweeply mot dessa kriterier?

Sweeply är ett operativt skikt ovanpå PMS:et snarare än ett PMS i sig. Det hanterar städning, underhåll, gästförfrågningar och AI-agenter, eftersom samordningen mellan dessa fyra är där hotellens tid rinner iväg.

Gällande integrationer ansluter Sweeply till mer än 20 PMS-system, däribland Mews, Apaleo och Oracle OPERA Cloud. Med ett PMS som stöds kan ett hotell vara i drift inom 24 timmar, och de flesta team utbildas på en till två dagar.

När det gäller mobil design och användning uttryckte The Views Hotels på Madeira, 750 rum, det så här: ”Det tog oss ungefär tre dagar, den fjärde dagen kände sig personalen bekväm. Efter en månad slutade vi helt med papper.”

När det gäller ärendehantering mellan avdelningar blir en städnotering en underhållsuppgift utan telefonsamtal, och en sen utcheckning uppdaterar städplaneringen utan att en lapp behöver lämnas över i receptionen. Íslandshótel, med 18 anläggningar på Island, sparar 22 000 timmar om året mellan avdelningarna och berättade för oss att ”införandet av Sweeply har lättat vår arbetsbörda och gett genuin tillfredsställelse och glädje till vår personal”.

När det gäller språk stödjer Sweeply över 30 språk med realtidsöversättning av både gränssnittet och vad folk skriver till varandra, vilket gör större skillnad i ett team med 33 nationaliteter än vad någon dashboard någonsin gör.

När det gäller prissättning debiteras per säljbart rum, per månad, per modul. Icke-säljbara ytor är kostnadsfria. Den strukturen är det som gör att du kan lägga in en faktisk siffra i en ROI-kalkyl innan du bestämmer dig, snarare än efteråt. Om du vill ha de operativa detaljerna bakom siffrorna beskriver vår 30-dagars blueprint för städintegration hur den första månaden ser ut, och vår guide för förändringsledning tar upp den del som mjukvara inte kan göra åt dig.

Vår oberoende profil finns på Hotel Tech Report, där de verifierade recensionerna och betyget 4,9 ligger utanför vår kontroll. Det är precis därför den är värd att hänvisa till.

När dessa råd inte gäller

Om du driver under cirka 20 rum med ett enda team som sköter allting kan det samordningsarbete som en automatiseringsplattform tar bort faktiskt vara mindre än licenskostnaden. En gemensam gruppchatt och en utskriven tavla kan vara helt rätt lösning vid den storleken, och det säger vi också rakt ut under ett samtal.

Om ditt PMS inte finns med på listan över system som stöds och saknar ett öppet API bör du vänta. Att köpa ett operativt skikt som inte kan se bokningar innebär att någon måste skriva in ankomster manuellt varje morgon, och det är ett sämre jobb än det du hade från början.

Sweeply är inte heller lösningen på flera andra problem som vi får frågor om. Det är inte ett PMS, inte en channel manager och inte ett revenue management-system, och det löser inte en verklig personalbrist. Om dina rum blir klara sent för att du saknar tre städare minskar en bättre samordning klyftan, men den sluter den inte. Var på det klara med vilket av dessa två problem du har innan du väljer ut leverantörer, för de kräver olika budgetar.

Prata med vårt säljteam

Boka ett samtal med vårt säljteam med uppgift om ditt antal säljbara rum, ditt PMS, hur många anläggningar du vill ha pris för och vilka moduler du önskar, så får du priser du kan lägga direkt in i ditt eget beslutsunderlag.