Slik lot Sand Hotel gjestene velge, og 82 % droppet rengjøring under oppholdet
·
Erlendur Steinn Guðnason
Oppholdsnetter uten ønsket service, oktober 2026
72 %
Oppholdsnetter uten ønsket service, snitt for sommeren
36 til 46 %
Andel uten service med Sweeplys opt-in ved innsjekking, før Guest Connect
omtrent 80 %
Færre chattemeldinger mellom housekeeping og resepsjonen
0,75 FTE
Frigjort arbeidskraft ved fullt belegg
Sævar Snorrason,
General Manager, Sand Hotel by Keahotels
Om Sand Hotel og Keahotels
Keahotels driver 10 tre- og firestjerners hoteller med mer enn 800 rom i tre regioner på Island: seks i Reykjavík og fire på Sør- og Nord-Island, fra Hotel Katla ved Vík til Hotel Kea i Akureyri, der kjeden startet.
Sand Hotel er et av kjedens firestjerners byhoteller, med 78 rom i åtte kategorier, fra standardrom til en stor suite. Sævar Snorrason er General Manager og har vært i Keahotels siden 2021.
De fleste gjestene er feriereisende, og for mange er Island en reise man bare tar én gang i livet. Det betyr høye forventninger, med noen av de høyeste driftskostnadene i Europa.
Utfordringen: å jobbe i blinde
Lønnskostnadene på Island stiger i hele økonomien, så alle innkjøpskostnader stiger med dem. Høyere priser betyr høyere forventninger fra gjestene. Sævar kalte det «en svært hårfin grense»: å holde teamene slanke og samtidig holde hver standard.
Med Sævars ord gikk den gamle måten på «utskrevne lister og konstante meldinger». Hver dag startet med at nattresepsjonisten skrev ut oppgavelister til housekeeping. Romassistentene bar med seg papiret og oppdaterte det for hånd. Rommene ble frigitt til resepsjonen én melding om gangen, gjennom en chatteapp som ligner på WhatsApp.
Resepsjonen jobbet i blinde. De ansatte måtte stadig spørre om rommene var klare, og gjestene ventet.
Romassistentene mistet flyten. Hver melding betydde å avbryte arbeidet i ett rom for å ta seg av et annet.
Lederne hadde ingen data. Det fantes ingen pålitelig måte å måle fremdrift eller resultater på, så enhver endring var et eksperiment. «Til syvende og sist er det bare gjetning.»
Løsningen: Sweeply på toppen av PMS-et
Sweeply synkroniseres med Keahotels’ PMS, slik at avreiser og romstatuser kommer inn automatisk. Hver morgen fordeles dagens rom på romassistentene som er på vakt.
Romassistentene ser på mobilen i det øyeblikket et rom sjekker ut, så de går rett dit i stedet for å vente eller mase.
De trykker start når de går inn i et rom, og stopp når de er ferdige. Resepsjonen ser i sanntid hvem som er i hvilket rom.
En avsluttende sjekkliste dekker det som må dobbeltsjekkes før et rom går videre.
Rommet går til inspeksjon, og en supervisor frigir det som rent. Hver oppdatering synkroniseres tilbake til PMS-et.
Fordi hver rengjøring tidsmåles, har Sævar laget en tidsstandard for hver av de åtte romtypene. Han bruker den til å fordele arbeidsmengden jevnt og se hvor tiden går.
Opplæringen var enkel. Han beskriver appen som brukervennlig og i stor grad selvforklarende for romassistentene.
En ny tilnærming til rengjøring under oppholdet
Å digitalisere den gamle prosessen var steg én. Den største gevinsten kom av å spørre gjestene hva de ønsker.
Det første steget var Sweeplys opt-in-rengjøring. Resepsjonen spurte hver gjest ved innsjekking hvor ofte de ønsket rommet rengjort, og Sweeply gjorde svarene om til dagens oppgaver. Det tok Sand Hotel til mellom 36 og 46 % oppholdsnetter uten service.
Men ved innsjekking vil gjestene «bare få det unnagjort», så mange tenkte aldri ordentlig over spørsmålet.
Før sommeren 2026 tok Sand Hotel i bruk Sweeply Guest Connect. Spørsmålet flyttet fra innsjekkingen til gjestenes mobiler, der de bestemmer i sitt eget tempo. Gjestene kan angi ønskene sine i e-posten før ankomst, inntil to dager før de kommer, eller fra rommet og ombestemme seg under oppholdet, og hvert valg går rett inn i Sweeply som en housekeepingoppgave.
Med Guest Connect steg andelen uten service til et sommersnitt på 72 %, og 82 % i oktober.
Resultater
Den største gevinsten er bemanning som passer den faktiske arbeidsmengden. Rengjøringene gjestene nå hopper over, frigjør 0,75 FTE ved fullt belegg, og Sævar understreker at det handler om balanse: «ingen er overarbeidet».
Roligere kommunikasjon. Chattingen mellom housekeeping og resepsjonen er nede i en femtedel av det gamle volumet. Det som er igjen, er det som betyr noe, så mindre går tapt.
Færre feil. Automatiske statusoppdateringer erstatter manuelle frigivinger, noe som fjerner en hel kategori menneskelige feil.
Beslutninger basert på data. Tidsmålte rengjøringer per romtype erstatter gjetning når vakter planlegges eller endringer testes.
Gjestene har kontrollen. Gjestene får akkurat den servicen de ber om, med mindre vann, kjemikalier og sengetøy brukt på rengjøringer ingen ønsket.
Dette bygger videre på Keahotels’ tidligere resultater med Sweeply i hele kjeden: 179 timer spart den første måneden av opt-in-piloten (kundehistorie).
Hva skjer videre
Sævars mål for resepsjonen er enkelt: mindre administrasjon, mer service. Når housekeeping går av seg selv, kan de ansatte bruke tiden på å anbefale turer og hjelpe gjestene med å planlegge dagene sine.
Nå setter han opp Sweeplys gjentakende oppgaver for forebyggende arbeid. Hvert rom får en påminnelse om å snu madrassen hver tredje måned, noe som forlenger madrassens levetid og kutter utskiftingskostnadene.
