Programvare for hotellrengjøring gjør den daglige rengjøringssyklusen om til én felles liste i sanntid: hvilke rom som er skitne, hvem som rengjør dem, når de blir inspisert og når resepsjonen kan selge dem igjen. Sweeply gjør dette i sin housekeeping-programvare for hotell, som ligger oppå PMS-et ditt og gir romassistenter, housekeepingsjefen og resepsjonen den samme romstatusen på telefonen.

Denne guiden følger ett rom fra utsjekk til inspisert, viser hva programvaren bør håndtere i hvert steg, og forklarer hvordan du vurderer om et verktøy faktisk vil bli brukt av teamet ditt. Sweeply selger programvare for housekeeping og vedlikehold, så les den med det i bakhodet; stegene gjelder uansett hvilket verktøy du velger.

Hva gjør egentlig programvare for hotellrengjøring?

De fleste hoteller har allerede informasjonen som trengs for å drive housekeeping: PMS-et vet hvem som reiser, hvem som blir og hvem som kommer. Problemet er å få den informasjonen ut til dem som rengjør, på deres språk, og å få fremdriften deres tilbake til resepsjonen uten telefonsamtaler. Rengjøringsprogramvare lukker den sløyfen. Den gjør fire jobber:

• Lager dagens plan fra PMS-data: utsjekk, rengjøring under oppholdet, ankomster, tidlige innsjekkinger og gjester som har takket nei til rengjøring.

• Tildeler rom til romassistentene og fordeler arbeidsmengden etter romtype og rengjøringstype, ikke bare etter antall rom.

• Følger hvert rom i sanntid fra skittent til under arbeid til rent til inspisert, med statusen sendt tilbake til PMS-et.

• Dokumenterer kvaliteten gjennom inspeksjoner, slik at housekeepingsjefen ser hvilke rom som ble godkjent, hvilke som ble sendt tilbake og hvorfor.

Hvis et verktøy bare gjør de to første, er det en digital versjon av den utskrevne listen. Verdien ligger i sanntidsstatusen og inspeksjonsloggen, fordi det er det som lar resepsjonen frigi rom tidligere og lar arbeidslederne slutte å gå gangene for å sjekke fremdriften.

Hvordan går et rom fra skittent til inspisert?

Her er rengjøringssyklusen for ett avreiserom, med hva som skjer på papir og hva som bør skje i programvaren. Stegene er de samme på et boutiquehotell med 40 rom og et resorthotell med 400 rom; bare volumet endrer seg.

Hver telefonsamtale eller gåtur i venstre kolonne er tid som verken romassistenten eller resepsjonen bruker på gjestene. Statuskodene for hotellrom som PMS-et ditt bruker (ledig skittent, ledig rent, inspisert, ute av drift) hjelper bare hvis de endres i det øyeblikket arbeidet endres.

Hvorfor inspeksjoner betyr mer enn rengjøringslisten

De fleste rengjøringsapper fokuserer på romassistentens liste. Den er viktig, men steget som beskytter vurderingene fra gjestene, er inspeksjonen. På mange hoteller sjekker housekeepingsjefen (gobernanta i Spania) hvert avreiserom før det frigis. På papir etterlater den sjekken seg ingen spor: du kan ikke se hvilke rom som ikke ble godkjent, hvorfor, eller om det samme punktet feiler hver uke.

Med inspeksjoner i programvaren går arbeidslederen gjennom en sjekkliste på telefonen, gir rommet en poengsum og sender punkter som ikke er godkjent tilbake som en oppgave med bilde. I løpet av en måned får du en oversikt over hva som oftest feiler (hår i dusjen, manglende fasiliteter, støv på høye flater), som viser deg hvor det trengs opplæring. Housekeeping-modulen i Sweeply har inspeksjoner med poengsum som en del av den vanlige arbeidsflyten.

Hvilke funksjoner bør du sjekke før du kjøper?

Bruk disse spørsmålene i en demo. Be leverandøren vise hvert punkt på en ekte telefon, ikke på lysbilder.

Sweeply oversetter både grensesnittet og teksten de ansatte skriver til 30+ språk, noe som betyr mye for team der romassistenten, arbeidslederen og resepsjonisten kanskje foretrekker hvert sitt språk. For en bredere sammenligning av leverandører, se slik sammenligner du housekeeping-programvare for hotell.

Hvordan bruker hoteller i Spania og Portugal det?

Der et hotell har store sesongteam, mange rom med rengjøring under oppholdet på et feriested eller en blanding av egne og innleide rengjøringsansatte, er en felles liste i sanntid enda mer verdifull, fordi nye ansatte må være produktive fra første vakt og innleide team trenger en saklig oversikt over rommene de har rengjort.

The Views Hotels på Madeira er et godt eksempel. Ved å kombinere Sweeply Housekeeping med gjestenes valg av rengjøring gjennom Guest Connect reduserte gruppen housekeeping-aktivitetene med 60 % og sparte EUR 5 370 i måneden. Færre unødvendige rengjøringer under oppholdet gjorde at teamet kunne bruke mer tid på avreiserom og inspeksjoner.

Sweeply fungerer med 20+ PMS-systemer, som er oppført på siden for integrasjoner, slik at romstatus, ankomster og avreiser kommer inn automatisk uansett hvilket PMS hotellet ditt bruker.

Hva med romassistentene som bruker det hver dag?

Rengjøringsprogramvare mislykkes når romassistentene ikke bruker den. Det avgjørende er sjelden funksjonslisten; det er om en ny romassistent kan forstå listen sin den første dagen uten opplæring. Se etter fargekodede statuser, ikoner for belegg og prioritet, store knapper og et grensesnitt på romassistentens eget språk. Guiden vår om en housekeeping-app for hotellansatte går nærmere inn på romassistentens side.

Det hjelper også når den samme appen håndterer feil. Hvis en romassistent finner en kran som drypper, melder vedkommende det fra rommet med et bilde, og meldingen når teknikeren gjennom Sweeply Maintenance. Volkshotel i Amsterdam, med 196 rom og ansatte fra 33 nasjonaliteter, driver housekeeping med Sweeply oppå Mews.

Slik måler du om det fungerer

Velg tre eller fire tall før du starter, og sammenlign dem etter den første måneden:

• Gjennomsnittlig tid fra utsjekk til inspisert, særlig før ankomsttoppen på ettermiddagen.

• Antall samtaler eller radiomeldinger mellom resepsjonen og housekeeping per dag.

• Andel inspeksjoner som godkjennes første gang, og hvilke punkter som oftest feiler.

• Rengjorte rom per romassistent per vakt, fordelt på avreisevask og rengjøring under oppholdet.

Hvis tiden fra utsjekk til inspisert går ned og samtalene blir færre, gjør programvaren jobben sin. Hvis de ansatte fortsatt spør arbeidslederen hva de skal gjøre nå, bør du se på hvordan reglene og tildelingene er satt opp før du legger skylden på teamet.

Når denne guiden ikke gjelder

• Svært små overnattingssteder der én person rengjør og sjekker alle rom, trenger kanskje ikke arbeidsflyter for inspeksjon.

• Hoteller som setter ut hele housekeeping kan oppleve at rengjøringsfirmaet allerede bruker sitt eget system; spørsmålet blir da hvordan romstatusen når PMS-et ditt.

• Lovpålagte hygienekontroller, som legionellakontroll, følger lokale forskrifter og sertifiserte leverandører; rengjøringsprogramvare kan registrere oppgaver, men erstatter ikke disse forpliktelsene.

Snakk med salgsteamet vårt

Hvis du vil se hvordan et rom går fra utsjekk til inspisert på ditt eget hotell, med ditt PMS og teamets språk, Book en samtale med salgsteamet vårt.