Housekeeping-programvare for leilighetshotell planlegger rengjøring rundt ankomster, avreiser og lengre opphold, sender hver oppgave til riktig rengjører på telefonen og viser lederne status for hver enhet i hver bygning. Sweeply gjør dette som et operativt lag oppå PMS-en, slik at leilighetsoperatører uten resepsjon 24/7 kan drive housekeeping fra én levende oppgaveliste i stedet for regneark og chattegrupper.

Denne guiden forklarer hvordan housekeeping i leiligheter skiller seg fra housekeeping på hotell, hva programvaren må håndtere, og hvordan du velger et verktøy for en portefølje av serviced apartments, aparthotell eller profesjonelt drevne ferieleiligheter. Sweeply selger housekeeping-programvare for hotell og leiligheter, så les sammenligningen med det i bakhodet.

Hvordan fungerer planlegging av housekeeping i leilighetshotell sammenlignet med daglig hotellrengjøring?

På et klassisk hotell får de fleste belagte rom daglig service, og avreisevasken er én oppgave blant mange. I leilighetshotell er balansen snudd. Gjestene bor lenger, lager mat selv og ønsker ofte å være i fred, så hovedrengjøringen skjer ved avreise, og rengjøring under oppholdet følger et fast intervall, for eksempel ukentlig, eller skjer på forespørsel.

Det endrer planleggingsoppgaven. Det er byttedagene som er travle, når flere avreiser og ankomster faller samtidig i ulike bygninger. På rolige dager tar teamet seg av intervallrengjøring, sengetøyskift, påfylling og små reparasjoner. En plan laget for en daglig hotellrunde passer ikke, og derfor finnes det en egen guide om housekeeping ved lange hotellopphold sett fra gjestens side.

Hvorfor slutter regneark og chattegrupper å fungere for housekeeping i leiligheter?

Mange leilighetsoperatører starter med en Excel-plan og en WhatsApp-gruppe. Det fungerer så lenge én person kan hver enhet utenat. Det bryter sammen når porteføljen vokser, fordi planen kopieres manuelt fra PMS-en, endringer i løpet av dagen legges ut i en chat, og ingen ser med et raskt blikk hvilken leilighet som er klar for neste gjest.

Glück Auf Appartements er et godt eksempel. Selskapet driver 125 serviced apartment-enheter fordelt på 11 overnattingssteder i 5 byer i Ruhrgebiet og Köln. Det erstattet et oppsett med Excel-ark og WhatsApp-grupper med Sweeply som sitt viktigste verktøy for oppgavestyring, koblet til Apaleo PMS, slik at driften kunne vokse i takt med virksomheten. Les kundecaset om Glück Auf.

Hva bør housekeeping-programvare for leilighetshotell gjøre?

Se etter disse funksjonene før du sammenligner leverandører:

• Oppgaver bygd fra PMS-en. Avreiser, ankomster, oppholdets lengde og rombytter bør automatisk opprette riktig rengjøring, så ingen trenger å skrive inn planen på nytt hver morgen.

• Rengjøring under oppholdet etter intervall og på forespørsel. Regler som en ukentlig rengjøring, sengetøyskift etter et bestemt antall netter eller rengjøring bare når gjesten ber om det.

• Flere bygninger i én visning. Ledere trenger status for hver enhet på hvert overnattingssted, filtrert etter bygning, by eller team.

• Blandede enhetstyper. Studioer, større leiligheter, trappeoppganger og vaskerom trenger ulike sjekklister og tidsestimater.

• Tildeling etter område. Rengjørerne reiser mellom bygninger, så oppgavene bør grupperes etter beliggenhet i stedet for å spres utover hele byen.

• Feilmelding med bilder. En ødelagt oppvaskmaskin som oppdages under en avreisevask, bør nå teknikeren med en gang, ikke vente på en telefonsamtale.

• Gjestepreferanser. Langtidsgjester bør kunne velge eller hoppe over service uten å ringe noen.

• Språkene teamet ditt snakker. Rengjøringsteam i leiligheter er ofte flerspråklige og delvis innleid, så appen og notatene i den bør vises på hver persons språk. Sweeply fungerer på 30+ språk og oversetter både grensesnittet og teksten de ansatte skriver.

Hvilken housekeeping-programvare passer for ferieleiligheter som drives som en virksomhet?

Verktøy laget for private verter fokuserer på kalendere fra bookingplattformer og på å finne frilansende rengjørere til enkeltannonser. Hotellverktøy fokuserer på én bygning med resepsjon. Operatører av serviced apartments og aparthotell befinner seg som regel midt imellom: de har egne eller innleide rengjøringsteam, bruker et profesjonelt PMS og trenger samme pålitelighet som et hotell, uten bemannet resepsjon.

For denne gruppen er de avgjørende spørsmålene om verktøyet integreres med PMS-en din, om det håndterer flere bygninger, og om housekeeping og vedlikehold deler ett system. Sweeply kobles til 20+ PMS-systemer, oppført på integrasjonssiden, blant annet Apaleo, som mange leilighetsoperatører i Tyskland, Østerrike og Sveits bruker.

Hvordan driver leilighetshotell housekeeping uten resepsjon?

Uten resepsjon tar programvaren over koordineringen som en resepsjonist ellers ville gjort. PMS-en forteller systemet hvem som reiser og hvem som kommer. Systemet gjør dette om til oppgaver, tildeler dem og viser teamlederen hvilke leiligheter som er rengjort, inspisert eller blokkert av en reparasjon.

BOOK-IT Apartments i Erlangen driver mer enn 200 serviced apartments fordelt på flere overnattingssteder. Modellen, med lengre opphold, sjeldnere service og ingen resepsjon 24/7, krever at housekeeping og vedlikehold går av seg selv. Sweeply erstattet et fragmentert programvarelandskap med én sentral plattform på Apaleo og kuttet koordineringstiden til teamlederen for housekeeping med rundt 30 %. Les kundecaset om BOOK-IT.

Hvordan kombinerer du housekeeping og vedlikehold i leiligheter?

Leiligheter har mer utstyr per enhet enn et hotellrom: en koketopp, et kjøleskap, en oppvaskmaskin, noen ganger en vaskemaskin. Rengjørerne ser feilene først, så den enkleste gevinsten er å la dem melde en feil med bilde fra den samme appen de bruker til rengjøringen. Leiligheten kan da merkes som blokkert til reparasjonen er utført, og neste rengjøring venter på teknikeren.

Vedlikeholdsprogramvaren fra Sweeply fungerer side om side med housekeeping i samme system, så begge team ser den samme enhetsstatusen. For hele prosessen, se guiden om koordinering av housekeeping og vedlikehold.

Hvordan bør du sammenligne housekeeping-programvare for leiligheter?

Sweeply prises per salgbart rom eller enhet per måned per modul, og ikke-salgbare arealer som korridorer og vaskerom er gratis. Det finnes ingen offentlige priser, fordi totalen avhenger av antall enheter og moduler.

Hvordan velger gjestene sin egen housekeeping i leiligheter?

Langtidsgjester vil ofte selv bestemme når noen går inn i leiligheten deres. Med Guest Connect kan gjestene selv velge eller hoppe over service, og valget blir en del av housekeepingplanen. Hotell som bruker denne tilnærmingen, har sett høye andeler som takker nei: på Íslandshótel takket rundt 70 % av gjestene nei til daglig housekeeping. For bakgrunn, les hva tilvalgsbasert housekeeping er.

Når denne guiden ikke gjelder

• Private verter med ett eller to feriehus og uten eget team trenger som regel en enkel rengjøringskalender i stedet for et driftssystem.

• Operatører som setter ut rengjøringen helt, der leverandøren bruker sitt eget system, trenger kanskje bare statusoppdateringer fra leverandøren.

• Svært små porteføljer under 25 enheter som ikke er del av en gruppe, klarer seg ofte godt med housekeepingvisningen i PMS-en sin.

Snakk med salgsteamet vårt

Hvis du driver serviced apartments eller et aparthotell og vil se hvordan housekeeping og vedlikehold fungerer på tvers av alle bygningene dine i ett system, Book en samtale med salgsteamet vårt.