Gli hotel nordici hanno bisogno di un software operativo che riduca i tempi di coordinamento, poiché il costo del lavoro è tra i più alti d'Europa; che si adatti a forti oscillazioni stagionali; che funzioni nelle lingue di un team multinazionale e spesso stagionale; e che gestisca hotel, appartamenti, chalet e resort in un unico sistema. Dovrebbe inoltre connettersi alle piattaforme PMS diffuse nella regione, come VisBook, Mews, Oracle OPERA Cloud e Infor.

Cosa rende diverse le operazioni alberghiere nei Paesi nordici?

Iniziamo dal costo orario. I dati Eurostat sul costo del lavoro per il 2025 indicano che il costo orario medio del lavoro nei servizi di alloggio e ristorazione si attesta a circa 21 EUR in tutta l'UE. Nei Paesi nordici è decisamente superiore:

Quando un'ora costa il doppio della media UE, ogni minuto trascorso a recarsi alla reception, a telefonare a un supervisore o a ricontrollare una camera costa anch'esso il doppio. Il tempo di coordinamento è la prima cosa che un software operativo dovrebbe eliminare.

A questo si aggiunge la stagionalità. In Islanda, i pernottamenti in hotel hanno raggiunto circa 654.000 presenze a luglio 2025 contro circa 291.000 a gennaio, secondo i dati di Statistics Iceland, e il tasso di occupazione delle camere d'albergo ha toccato l'88,9% a luglio. Le stazioni sciistiche in Norvegia e Svezia registrano picchi nel periodo opposto dell'anno. I team aumentano e diminuiscono a seconda della stagione, gli edifici aprono e chiudono, e il nuovo personale stagionale deve essere operativo sin dal primo turno.

Infine, la forza lavoro è internazionale. Gli immigrati rappresentavano circa il 19% delle persone occupate in Islanda nel 2019 e nel 2020, e il settore dei servizi di alloggio e ristorazione è quello che ne impiega di più, secondo Statistics Iceland. Può capitare facilmente che i componenti di un team al lavoro sullo stesso piano non condividano alcuna lingua comune.

Cosa dovrebbe fare un software operativo per una struttura nordica?

• Eliminare i tempi di coordinamento. Lo stato delle camere, le attività e i guasti dovrebbero arrivare direttamente sul telefono della persona giusta, senza bisogno di telefonate o passaggi alla reception.

• Adattarsi alla stagione. Aggiungere personale stagionale, aprire un edificio o attivare e disattivare chalet dovrebbe richiedere solo pochi minuti, e i prezzi non dovrebbero penalizzarti per le camere che non stai vendendo.

• Funzionare in qualsiasi lingua. Sia l'interfaccia che le note scritte tra colleghi dovrebbero essere tradotte. Sweeply supporta oltre 30 lingue.

• Gestire tipologie di strutture miste. Camere d'albergo, appartamenti, chalet e aree comuni richiedono regole di pulizia differenti all'interno di un unico sistema.

• Supportare l'housekeeping opzionale. Nella regione, gli ospiti rinunciano volentieri al riassetto durante il soggiorno quando viene loro proposto, e ogni pulizia saltata rappresenta un'ora preziosa risparmiata.

• Integrarsi con il tuo PMS. Lo strumento dovrebbe connettersi al PMS che utilizzi oggi e a quello verso cui potresti migrare in futuro.

Quale PMS utilizzano gli hotel nordici?

Una varietà di soluzioni, ed è per questo che l'indipendenza dal PMS è fondamentale. VisBook, un PMS norvegese che fa parte di Visit Group, conta circa 1.250 hotel nei Paesi nordici. Mews, Oracle OPERA Cloud e Infor sono diffusi tra i gruppi più grandi e gli hotel cittadini, mentre l'Islanda ha sistemi locali come GoDo. Sweeply si connette a VisBook, Mews, OPERA Cloud, Infor, GoDo e a più di una dozzina di altri sistemi elencati nella pagina delle integrazioni.

Strutture nordiche che utilizzano Sweeply

I risultati riflettono la logica dei costi descritta in precedenza. Íslandshótel ha risparmiato 22.000 ore nelle sue 18 strutture in un anno. Keahotels ha risparmiato 179 ore di carico di lavoro di housekeeping in un solo mese, grazie al fatto che gli ospiti hanno rifiutato il servizio giornaliero il 71% delle volte. Excellence Hotels ha eliminato l'assegnazione manuale delle camere in un hotel e tre residence a Stoccolma e Gävle.

Domande da porre a qualsiasi fornitore

1. Si integra con il nostro attuale PMS in modo bidirezionale, e cosa succede se cambiamo PMS?

2. Come funziona il modello di prezzo per le strutture stagionali e per le aree che non vengono vendute, come corridoi e locali per il personale?

3. Quali lingue supporta l'interfaccia e traduce ciò che il personale scrive?

4. Quanto tempo occorre per l'inserimento di un nuovo dipendente stagionale?

5. Un unico sistema è in grado di gestire le nostre camere d'albergo, gli appartamenti, gli chalet e le aree comuni?

6. Dove ha sede l'assistenza ed è disponibile nei fine settimana durante l'alta stagione?

Ambiti in cui questa guida non si applica

Sweeply collabora con molte strutture nordiche, pertanto ti invitiamo a leggere la sezione clienti come un punto di vista di parte. I dati sul costo del lavoro sono medie Eurostat relative all'intero settore ricettivo e della ristorazione e variano a seconda della struttura e dei contratti collettivi. La Danimarca non è inclusa nella tabella poiché il dato del settore per il 2025 presente nel database Eurostat appare poco coerente. Inoltre, le piccole strutture che operano con un numero limitato di dipendenti tutto l'anno potrebbero non necessitare affatto di uno strumento operativo dedicato.

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