Gluck Auf Appartements : bâtir les fondations de la croissance

Aperçu

Gluck Auf Appartements gère 125 appartements avec services répartis sur 11 établissements dans 5 villes de la région de la Ruhr et à Cologne, en Allemagne. Le responsable des opérations, Stefan, a mené une transformation numérique pour abandonner un système obsolète basé sur des feuilles de calcul Excel et des groupes WhatsApp, qui ne permettait aucune évolution. Grâce à Sweeply comme outil principal de gestion des tâches, intégré au PMS Apaleo, l'équipe a mis en place des opérations capables de croître au rythme de l'entreprise.

Défi

Gluck Auf souhaitait se développer dans toutes les directions, mais son infrastructure existante ne laissait absolument aucune marge de progression. De nombreux processus reposaient encore sur des tableaux Excel complexes ou sur du papier et un stylo, avec une communication dispersée sur de nombreux groupes WhatsApp, ce qui entraînait régulièrement des erreurs, des problèmes de communication, des clients insatisfaits, un personnel frustré, un surcroît de travail et une baisse de revenus. Les quelques applications utilisées étaient complexes et ne communiquaient ni ne s'intégraient entre elles. Pire encore, des flux de travail compliqués avaient poussé chaque membre de l'équipe à s'hyper-spécialiser dans certains aspects des opérations, ce qui compliquait le remplacement en cas d'absence et l'intégration des nouvelles recrues. L'équipe souhaitait simplifier les flux de travail tout en les rendant évolutifs pour soutenir l'expansion future.

Approche

Gluck Auf a mis en œuvre Sweeply comme outil principal de communication et de gestion des tâches pour le service des étages et la maintenance. L'attribution des tâches et des plannings de nettoyage est devenue plus simple et plus fiable, permettant à l'équipe de savoir exactement ce qui devait être fait, quand et où. La progression du ménage pouvant être suivie en temps réel, il est devenu possible de fournir aux clients de meilleures estimations de disponibilité des chambres sans nécessiter d'échanges supplémentaires avec le personnel. La possibilité de personnaliser les logements, les règles et les catégories a permis à l'équipe de s'adapter rapidement sans avoir recours à une assistance technique. Sweeply a été intégré à Apaleo, la référence absolue pour l'ensemble des réservations et des données : les arrivées, les départs et les modifications se synchronisent en temps réel pour déclencher les bons flux de travail et fournir au personnel le contexte de réservation nécessaire pour installer des lits d'appoint, préparer un kit bébé ou répondre à des demandes particulières, le statut de chambre nettoyée étant ensuite transmis en retour à Apaleo.

Résultats

L'efficacité s'est améliorée dans toutes les équipes, les routines quotidiennes devenant beaucoup plus prévisibles et moins sujettes aux erreurs, ce qui a permis de réduire considérablement les oublis de tâches et les urgences de dernière minute. Grâce à des équipes travaillant toutes à partir des mêmes informations en temps réel, la communication interne s'est améliorée et les allers-retours ont diminué, permettant au personnel de se concentrer sur l'exécution plutôt que sur la coordination, et de résoudre les problèmes plus rapidement. La satisfaction des clients et l'esprit d'équipe se sont tous deux améliorés, et le parcours client automatisé a permis d'économiser des heures de travail chaque semaine. Plus important encore, la limite à l'expansion qui avait motivé cette démarche a disparu : les opérations ne dépendent plus de spécialistes irremplaçables, les flux de travail sont suffisamment simples pour être assimilés par de nouvelles recrues, et les systèmes communiquent entre eux plutôt que de générer du travail supplémentaire.