Excellence Hotels : la fin de l'attribution manuelle des chambres

Le défi

Avant Sweeply, le service d'étages d'Excellence Hotels fonctionnait avec des attributions manuelles de chambres, des listes de contrôle sur papier et des allers-retours constants entre les services. Le superviseur du service d'étages passait un temps considérable à attribuer manuellement les chambres, ce qui était inefficace, tandis que les lacunes de communication entre la réception et les équipes d'étages augmentaient le risque d'erreur humaine, comme le nettoyage de mauvaises chambres ou des demandes de service oubliées. L'équipe utilisait déjà le PMS VisBook pour les données relatives aux chambres et aux clients, mais il n'existait aucun lien opérationnel clair entre les informations du PMS et les actions possibles du service d'étages. Le personnel s'était également habitué au papier et s'est montré initialement sceptique face au changement.

Comment Sweeply a aidé

Excellence Hotels a pris conscience que VisBook contenait déjà les bonnes données ; le défi consistait à transmettre ces informations aux personnes qui en avaient besoin. L'intégration de Sweeply à VisBook a créé une passerelle directe entre les données clients et l'exécution opérationnelle : les statuts des chambres, les tâches prioritaires et les demandes de service passent ainsi automatiquement du PMS à Sweeply et sont instantanément distribués à l'équipe d'étages. Cela a libéré les superviseurs de la distribution manuelle des listes de tâches, leur permettant de se concentrer sur la gestion des imprévus, l'accompagnement des équipes et la supervision stratégique.

Le résultat

La journée de travail commence désormais différemment. Sweeply récupérant les données en direct depuis VisBook, les tâches sont réparties dès que le statut d'une chambre change, permettant au personnel de se connecter, de voir ce qui doit être fait et de commencer plus tôt sans attendre les listes imprimées. L'interface claire et dotée d'un code couleur a amélioré l'organisation et la planification quotidienne, réduisant ainsi la confusion et les erreurs : le personnel d'étage sait quelles sont les priorités, la réception visualise l'état de nettoyage en temps réel et les superviseurs bénéficient d'une visibilité totale sans faire de microgestion. La direction a également obtenu des extractions de données faciles d'accès favorisant une planification budgétaire plus précise, et cette clarté renforcée a instauré un climat de confiance au sein de l'ensemble des opérations.