Rengøringssoftware til hoteller gør den daglige rengøringscyklus til én fælles liveliste: hvilke værelser er beskidte, hvem gør dem rent, hvornår de inspiceres, og hvornår receptionen kan sælge dem igen. Sweeply gør det i sin housekeeping-software til hoteller, som ligger oven på dit PMS og giver rengøringsassistenter, housekeepingchefen og receptionen den samme værelsesstatus på telefonen.

Denne guide følger ét værelse fra afrejse til inspiceret, viser, hvad softwaren bør håndtere i hvert trin, og forklarer, hvordan du vurderer, om dit team rent faktisk vil bruge et værktøj. Sweeply sælger software til housekeeping og vedligeholdelse, så læs den med det i baghovedet; trinene gælder, uanset hvilket værktøj du vælger.

Hvad gør rengøringssoftware til hoteller egentlig?

De fleste hoteller har allerede de oplysninger, der skal til for at drive housekeeping: PMS'et ved, hvem der rejser, hvem der bliver, og hvem der ankommer. Problemet er at få de oplysninger ud til dem, der gør rent, på deres eget sprog, og at få deres fremskridt tilbage til receptionen uden telefonopkald. Rengøringssoftware lukker den sløjfe. Den har fire opgaver:

• Lægger dagens plan ud fra PMS-data: afrejser, ophold, ankomster, tidlige check-ins og gæster, der har fravalgt rengøring.

• Tildeler værelser til rengøringsassistenterne og fordeler arbejdsbyrden efter værelsestype og rengøringstype i stedet for kun efter antal værelser.

• Følger hvert værelse live fra beskidt til i gang til rent til inspiceret, og status sendes tilbage til PMS'et.

• Dokumenterer kvaliteten gennem inspektioner, så housekeepingchefen kan se, hvilke værelser der bestod, hvilke der blev sendt tilbage, og hvorfor.

Hvis et værktøj kun klarer de to første, er det en digital udgave af den udskrevne liste. Værdien ligger i livestatus og inspektionshistorikken, for det er dem, der gør, at receptionen kan frigive værelser hurtigere, og at supervisorer ikke længere skal gå gangene igennem for at tjekke, hvor langt man er.

Hvordan går et værelse fra beskidt til inspiceret?

Her er rengøringscyklussen for ét afrejseværelse, med hvad der sker på papir, og hvad der bør ske i software. Trinene er de samme på et boutiquehotel med 40 værelser og et resort med 400 værelser; det er kun mængden, der ændrer sig.

Hvert telefonopkald eller hver gåtur i venstre kolonne er tid, som hverken rengøringsassistenten eller receptionen bruger på gæsterne. De statuskoder for hotelværelser, dit PMS bruger (ledigt beskidt, ledigt rent, inspiceret, ude af drift), hjælper kun, hvis de ændrer sig i det øjeblik, arbejdet ændrer sig.

Hvorfor inspektioner betyder mere end rengøringslisten

De fleste rengøringsapps fokuserer på rengøringsassistentens liste. Den er vigtig, men det trin, der beskytter dine anmeldelsesscorer, er inspektionen. På mange hoteller tjekker housekeepingchefen (gobernantaen i Spanien) hvert afrejseværelse, før det frigives. På papir efterlader det tjek ingen spor: du kan ikke se, hvilke værelser der ikke bestod, hvorfor, eller om det samme punkt fejler hver uge.

Med inspektioner i softwaren går supervisoren en tjekliste igennem på telefonen, giver værelset en score og sender punkter, der ikke bestod, tilbage som en opgave med et foto. Over en måned får du et overblik over, hvad der oftest fejler (hår i bruseren, manglende toiletartikler, støv på høje flader), og det viser dig, hvor der er brug for oplæring. Sweeplys Housekeeping-modul har inspektioner med scoring som en del af standardarbejdsgangen.

Hvilke funktioner skal du tjekke, før du køber?

Brug disse spørgsmål i en demo. Bed leverandøren vise hvert punkt på en rigtig telefon, ikke på slides.

Sweeply oversætter både brugerfladen og den tekst, personalet skriver, til mere end 30 sprog. Det betyder noget i teams, hvor rengøringsassistenten, supervisoren og receptionisten måske hver især foretrækker et andet sprog. Se en bredere sammenligning af leverandører i sådan sammenligner du housekeeping-software til hoteller.

Hvordan bruger hoteller i Spanien og Portugal det?

Når et hotel har store sæsonteams, mange værelser med rengøring under opholdet på en resortdestination eller en blanding af egne og eksterne rengøringsfolk, er en fælles liveliste endnu mere værdifuld, fordi nye medarbejdere skal være produktive på deres første vagt, og eksterne teams har brug for en faktuel registrering af de værelser, de har gjort rent.

The Views Hotels på Madeira er et godt eksempel. Ved at kombinere Sweeply Housekeeping med gæstens valg af service via Guest Connect reducerede gruppen housekeeping-aktiviteterne med 60 % og sparede EUR 5.370 om måneden. Færre unødvendige rengøringer under opholdet betød, at teamet kunne bruge mere tid på afrejseværelser og inspektioner.

Sweeply fungerer med 20+ PMS-systemer, som er listet på siden med integrationer, så værelsesstatus, ankomster og afrejser kommer ind automatisk, uanset hvilket PMS dit hotel bruger.

Hvad med rengøringsassistenterne, der bruger det hver dag?

Rengøringssoftware fejler, når rengøringsassistenterne ikke bruger den. Det afgørende er sjældent funktionslisten; det er, om en ny rengøringsassistent kan forstå sin liste på første dag uden oplæring. Kig efter farvekodede statusser, ikoner for belægning og prioritet, store knapper og en brugerflade på rengøringsassistentens eget sprog. Vores guide til en housekeeping-app til hotelpersonale går mere i detaljer med rengøringsassistentens side.

Det hjælper også, når den samme app håndterer fejl. Hvis en rengøringsassistent finder en dryppende vandhane, melder hun eller han det fra værelset med et foto, og meldingen når frem til teknikeren via Sweeply Maintenance. Volkshotel i Amsterdam, med 196 værelser og personale fra 33 nationaliteter, driver housekeeping med Sweeply oven på Mews.

Sådan måler du, om det virker

Vælg tre eller fire tal, før du starter, og sammenlign dem efter den første måned:

• Gennemsnitlig tid fra afrejse til inspiceret, især før eftermiddagens ankomstspids.

• Antal opkald eller radiobeskeder mellem receptionen og housekeeping om dagen.

• Andelen af inspektioner, der bestås første gang, og de punkter, der oftest fejler.

• Værelser gjort rent pr. rengøringsassistent pr. vagt, opdelt på afrejserengøring og rengøring under opholdet.

Hvis tiden fra afrejse til inspiceret falder, og opkaldene bliver færre, gør softwaren sit arbejde. Hvis personalet stadig spørger supervisoren, hvad de skal lave som det næste, så se på, hvordan reglerne og tildelingerne er sat op, før du giver teamet skylden.

Hvor denne guide ikke gælder

• Meget små hoteller, hvor én person gør rent og tjekker hvert værelse, har måske ikke brug for arbejdsgange til inspektion.

• Hoteller, der outsourcer hele housekeeping, kan opleve, at rengøringsfirmaet allerede bruger sit eget system; spørgsmålet er så, hvordan værelsesstatus når frem til dit PMS.

• Lovpligtige hygiejnekontroller, for eksempel legionellakontrol, følger lokale regler og certificerede leverandører; rengøringssoftware kan registrere opgaver, men erstatter ikke de forpligtelser.

Tal med vores salgsteam

Hvis du vil se, hvordan et værelse går fra afrejse til inspiceret på dit eget hotel, med dit PMS og dit teams sprog, så book et opkald med vores salgsteam.