En hotel-PMS-integration til housekeeping bør synkronisere værelsesstatus i begge retninger samt ankomster, afrejser, gæster, der bliver boende, antal gæster og reservationsnotater, efterhånden som de ændrer sig i løbet af dagen. Sweeply er software til housekeeping og drift på hoteller, der ligger oven på dit PMS via tovejsintegrationer med 20+ PMS-platforme, så receptionen og housekeeping-teamet altid arbejder ud fra den samme værelsesstatus.

Denne guide gennemgår de data, der betyder noget, viser, hvordan du kender forskel på en live tovejsintegration og en natlig eksport, og giver dig de spørgsmål, du skal stille en leverandør, før du skriver under. Oplysning: Sweeply sælger software til housekeeping og vedligeholdelse, der integrerer med PMS-platforme, så læs den med det i baghovedet.

Hvilke PMS-integrationer har et hotel brug for til housekeeping?

Start med én forbindelse: PMS'et til dit housekeeping-værktøj. PMS'et ved, hvem der ankommer, hvem der rejser, og hvem der bliver boende, og housekeeping ved, hvilke værelser der er rene, hvilke der er inspicerede, og hvilke der har et problem. Hvis de to sæt fakta ligger i hver sit system, må nogen bære dem over via telefon, radio eller papir, og det er dér, værelser bliver solgt urene eller står rene uden at blive frigivet.

Når den forbindelse virker, følger der som regel to mere. Gæsteforespørgsler fra en gæsteapp eller et beskedværktøj bør lande som opgaver hos det rigtige team, og det er netop, hvad Guest Connect gør. Reparationer bør spærre og frigive værelser i PMS'et, når en tekniker lukker en opgave, og det er jobbet for software til hotelvedligeholdelse. Alle tre bygger på det samme fundament: en pålidelig PMS-integration, der holder værelsesstatus korrekt overalt.

Hvis du ikke er sikker på, hvad dit nuværende PMS understøtter, viser integrationssiden hos Sweeply alle de PMS'er, vi forbinder til, og vores guide om fordelene ved integration af PMS og opgavestyring gennemgår forretningsgrundlaget mere detaljeret.

Hvilke data skal synkroniseres mellem PMS og housekeeping?

Ikke alle felter i PMS'et er nyttige for en rengøringsassistent. Tabellen nedenfor viser de data, der ændrer, hvordan housekeeping planlægger dagen, hvilken retning de skal flyde, og hvorfor de betyder noget.

Hvis koderne i dit PMS og dit housekeeping-værktøj ikke stemmer overens, må integrationen oversætte dem. Vores guide til statuskoder for hotelværelser forklarer, hvad VD, VC, OOO og OOS betyder, og hvorfor det er vigtigt, hvordan koderne kobles sammen.

Hvad er forskellen på envejs- og tovejsintegration?

En envejsintegration læser kun fra PMS'et. Housekeeping kan se dagens ankomster og afrejser, men når en rengøringsassistent er færdig med et værelse, skal nogen i receptionen stadig opdatere PMS'et manuelt. Det hul er lille på en stille dag og dyrt på en travl dag, fordi hvert rent værelse, der ikke bliver frigivet, er en gæst, der venter i lobbyen.

En tovejsintegration skriver også tilbage. Når et værelse markeres som rent eller inspiceret i housekeeping-appen, opdateres PMS'et af sig selv, og receptionen kan tjekke gæsten ind uden at ringe til nogen. Ændringer i PMS'et, som en værelsesflytning eller en sen udtjekning, flyder den anden vej ind i housekeeping-planen.

Tegn på, at en integration ikke reelt er tovejs:

• Housekeeping-status i PMS'et ændres først, når en supervisor opdaterer den ved en computer.

• Den daglige plan bygges ud fra en rapport, der eksporteres om morgenen, og ændres ikke derefter.

• Værelsesflytninger og sene udtjekninger når frem til housekeeping via telefon eller radio.

• Værelser, der er ude af drift, skal spærres to steder.

Hvor hurtigt skal værelsesstatus opdateres?

Hurtigt nok til, at ingen behøver at ringe. I praksis betyder det, at en ændring på en rengøringsassistents telefon dukker op i PMS'et, mens gæsten stadig står ved skranken, og at en værelsesflytning foretaget af receptionen dukker op på housekeeping-planen, før rengøringsassistenten når den forkerte dør.

Spørg leverandøren, hvordan opdateringer sendes for netop dit PMS. Nogle PMS-platforme sender ændringer i det øjeblik, de sker, mens andre tjekkes med et fast interval, og svaret kan være forskelligt for to hoteller på det samme housekeeping-værktøj. Hvis opdateringen afhænger af en planlagt synkronisering, så spørg, hvor ofte den kører, og hvad der sker, hvis den fejler.

Hvordan fungerer det på et rigtigt hotel?

The Views Hotels driver 750 værelser fordelt på tre hoteller på Madeira og havde arbejdet med Host PMS i mere end ti år. Før Sweeply blev housekeeping-skemaer, vedligeholdelsesanmodninger og opdateringer om, hvorvidt værelser var klar, håndteret på papir eller via telefon. Med Host PMS-integrationen henter Sweeply værelsesstatus og housekeeping-skemaer fra Host i realtid og sender opdateringer tilbage, hvilket udløser rengøringsopgaver og klargøring af værelser uden manuel opfølgning.

Efter en måned holdt hotellet helt op med at bruge papir. Gruppen rapporterer 60% færre housekeeping-aktiviteter og anslåede besparelser på EUR 5.370 om måneden på The Views Oasis, blandt andet fordi gæster kan fravælge daglig rengøring, og fravalget automatisk når frem til housekeeping. Du kan læse hele historien i casestudiet om The Views Hotels.

Reservationsnotater er det andet felt, der er værd at automatisere. På THE FLAG Zurich, der kører på Apaleo, læser AI-agenten Tracey fra Sweeply notater fra PMS'et og sender dem videre som opgaver til det rigtige team med 99,7% nøjagtighed og mere end 8 timer sparet om ugen. Se hvordan THE FLAG Zurich bruger den og oversigten over AI-agenter.

Hvilke spørgsmål skal du stille en leverandør om PMS-integration?

Et logo på en integrationsside fortæller dig, at der findes en forbindelse, men ikke hvad den gør. Disse spørgsmål viser, om den vil fungere for dit hotel:

1. Er integrationen med vores PMS tovejs, og hvilke felter skriver den tilbage?

2. Hvor hurtigt vises ændringer i værelsesstatus i hvert system, og gælder det samme for vores PMS?

3. Læser den servicevalg for gæster, der bliver boende, som fx gæster, der har fravalgt daglig rengøring?

4. Læser den reservationsnotater, antal gæster, ekstrasenge og VIP-markeringer?

5. Hvordan håndteres værelsesflytninger, sene udtjekninger og bookinger samme dag i løbet af vagten?

6. Kan værelser, der er ude af drift, spærres og frigives fra housekeeping- eller vedligeholdelsesappen?

7. Hvem opsætter forbindelsen, hvem supporterer den, og hvor lang tid tager det for et hotel som vores?

Hvis du planlægger selve projektet, gennemgår vores integrationsplan på 30 dage trinnene fra første opkald til go-live.

Hvad går galt med PMS-integrationer til housekeeping?

De fleste problemer er ikke tekniske fejl. De skyldes antagelser, som ingen tjekkede før go-live:

• Uoverensstemmende status. PMS'et har ingen status for inspiceret, så et værelse, der er markeret som rent, bliver frigivet, før en supervisor har tjekket det. Aftal, hvilken status der frigiver et værelse.

• Servicevalg gemt i notater. Hvis gæster fravælger daglig rengøring via en fritekstnote, læser integrationen den måske ikke. Brug et dedikeret felt eller en service, hvor PMS'et tillader det.

• To steder at spærre et værelse. Hvis vedligeholdelse spærrer værelser i ét system og receptionen i et andet, kommer beholdningen ud af trit. Vælg én kilde, og lad integrationen føre ændringen videre.

• Hotelgrupper på flere PMS-platforme. En hotelgruppe med forskellige PMS-platforme på de enkelte hoteller skal have hver forbindelse testet for sig, ikke kun den på hovedkontoret.

Hvor denne guide ikke gælder

Meget små hoteller, hvor én person står for både receptionen og rengøringen, får måske ikke meget ud af et separat housekeeping-værktøj, fordi statussen allerede ligger i ét hoved. Det samme gælder, hvis dit PMS ikke har et åbent interface eller kører på en lokal server uden en understøttet forbindelse: tjek integrationslisten først, for intet housekeeping-værktøj kan synkronisere data, som PMS'et ikke deler. Ferielejligheder, der rengøres af en ekstern leverandør, som aldrig logger ind i hotellets systemer, falder også uden for denne guide, da integrationen slutter der, hvor dit team holder op med at bruge appen.

For hoteller med et dedikeret housekeeping-team viser siden om housekeeping-software til hoteller, hvordan Sweeply bygger den daglige plan ud fra PMS-data.

Tal med vores salgsteam

Hvis du vil se, hvilke data dit PMS kan synkronisere med Sweeply, og hvordan værelsesstatus vil flyde mellem din reception og dit housekeeping-team, så book et opkald med vores salgsteam.