Den bedste måde at spore hotelvedligeholdelse digitalt på er at gøre enhver fejl til en sag: et foto, et værelse, en ansvarlig og en status, oprettet på telefonen af den, der opdager den, og sendt direkte videre til den person, der kan løse den. Tilføj tilbagevendende forebyggende opgaver og en historik pr. værelse, forbind det til dit PMS, og vedligeholdelse hører ikke længere hjemme i telefonopkald, WhatsApp-grupper og hukommelsen. Denne guide dækker, hvordan det ser ud, hvad du skal kigge efter i vedligeholdelsessoftware, og hvordan du udruller det uden et langvarigt projekt.

Hvorfor bliver vedligeholdelsesfejl overset på hoteller?

Fordi de fleste af dem opdages af nogen, der ikke arbejder med vedligeholdelse. En rengøringsassistent bemærker den dryppende vandhane, en receptionist hører om det defekte klimaanlæg, en gæst nævner det flakkende lys ved udtjekning. Hver rapport skal derefter overleve en hel række af personer, før en tekniker ser den. På papir, over radio eller i en chatgruppe har den række ingen ejer, ingen status og ingen registrering, så ingen kan se, om vandhanen blev repareret eller bare glemt.

Lifestyle Hotel Vitar, et boutiquehotel med 27 værelser i Kroatien, beskrev præcis dette: Rapportering af vedligeholdelse var afhængig af skriftlige beskrivelser, hvilket førte til misforståelser. Skiftet til fotobaserede rapporter i Sweeply, forbundet med deres Rentlio PMS, gav housekeeping og vedligeholdelse én fælles opgaveoversigt og eliminerede de konstante opkald for at tjekke op på tingene.

Hvad gør software til hotelvedligeholdelse?

Hotel Tech Report, som anmelder 34 vedligeholdelsesprodukter baseret på feedback fra 1.614 hotelejere, oplister de kernefunktioner, købere leder efter i deres kategori for software til hotelvedligeholdelse. Mobile værktøjer, arbejdsordrer og forebyggende vedligeholdelse betyder mest for hotelejere. I praksis betyder det:

Hvordan bør en fejl bevæge sig fra rapportering til udbedring?

1. Rapporter: Den, der opdager det, tager et foto i appen. Værelse og placering tilknyttes, og vedkommende vælger en kategori.

2. Diriger: Sagen sendes til den rette tekniker baseret på kategori, kompetencer og hvem der er på vagt. Ingen skal viderebringe beskeden manuelt.

3. Prioriter: Vedligeholdelsesafdelingen justerer prioritet og underkategori efter indsendelse. En fejl i et optaget værelse, der påvirker gæsten, ryger øverst på listen.

4. Udbedr og luk: Teknikeren opdaterer statussen fra sin telefon og lukker sagen, ideelt set med et foto.

5. Lær: Udbedringen gemmes i værelsets historik, og gentagne fejl markeres, så du kan løse årsagen frem for blot symptomet.

Prøven på et godt system er det sidste trin. Hvis du ikke på få sekunder kan svare på: "Hvor mange gange reparerede vi bruseren på værelse 214 i år?", sporer du opgaver, ikke vedligeholdelse.

Forebyggende vedligeholdelse: Hvad bør være på tidsplanen?

Reaktivt arbejde er det, gæsterne bemærker. Forebyggende arbejde er det, der forhindrer det. En digital tidsplan forvandler tilbagevendende tjek til opgaver, der dukker op på den rigtige dag hos den rigtige person, med dokumentation for, at de blev udført. Typiske opgaver er HVAC-filtre og serviceeftersyn, elevatorer, pool- og spa-anlæg, køkkenudsugning, brandsikkerhedsudstyr og vandsystemer.

Vand fortjener en særlig omtale. I Storbritannien foreskriver Health and Safety Executives vejledning om legionella, at varmt brugsvand skal opbevares ved 60 °C eller derover og nå mindst 50 °C ved aftapningssteder inden for et minut, med temperaturovervågning og registreringer ført som en del af et skriftligt kontrolprogram. Værelser, der står tomme i flere dage, er en kendt risiko, og derfor kan Sweeplys værelsestildelingsagent, Roomey, tage hensyn til legionellarotation ved tildeling af værelser. Tjek de regler, der gælder i dit land, hos din leverandør af vandhygiejne.

Hvad koster et værelse, der er ude af drift, egentlig?

Mere end de fleste hoteller registrerer. Som et eksempel: Et værelse, der er ude af drift i tre nætter om måneden med en gennemsnitlig dagspris (ADR) på 150 EUR, koster 450 EUR om måneden eller 5.400 EUR om året, og det er endda før, man medregner den gæst, der måtte flyttes, anmeldelsen, der nævner det, og personalets tid brugt på at håndtere situationen. Indsæt din egen gennemsnitspris og antal nætter ude af drift i det regnestykke. Hurtigere udbedringer og færre gentagne fejl slår direkte igennem på antallet af salgbare værelsesdøgn.

Hvad skal du kigge efter i software til hotelvedligeholdelse?

• Rapportering tager få sekunder. Hvis en rengøringsassistent skal bruge mere end et foto og et enkelt tryk, vender rapporteringen tilbage til radioen.

• Det taler dit teams sprog. Vedligeholdelses- og housekeeping-teams er ofte flersprogede. Sweeply understøtter 30 sprog og oversætter de noter, kolleger skriver til hinanden.

• Det deler ét samlet system med housekeeping. De fleste fejl opdages af housekeeping. To separate værktøjer betyder et ekstra led mellem dem.

• Det forbinder til dit PMS. Receptionen bør se et værelsesproblem, før en gæst tjekkes ind på det pågældende værelse.

• Historikken er pr. værelse. Tilbagevendende fejl bør markeres automatisk og ikke først opdages ved den årlige budgetgennemgang.

• Du kan eksportere data. Ejere, forsikringsselskaber og revisorer vil bede om dokumentation.

De største udbydere med fokus på hoteller omfatter hotelkit, Snapfix, Actabl, Flexkeeping, hub OS, Quore og Amadeus HotSOS, og Hotel Tech Reports kategoriside rangerer dem på baggrund af verificerede anmeldelser. Vores guide til sammenligning af housekeeping-software forklarer, hvordan man kører et retvisende pilotprojekt, og den samme metode fungerer for vedligeholdelse.

Hvordan Sweeply håndterer vedligeholdelse

Sweeply Maintenance kører i samme app som housekeeping. Fejl rapporteres med foto og placering tilknyttet automatisk, sorteres med dynamiske problemkategorier, som enhver afdeling kan præcisere efter indsendelse, og dirigeres automatisk til den rette tekniker efter kompetence og tilgængelighed. Opgaver spores live, tilbagevendende forebyggende opgaver planlægges, og hvert værelse bevarer en komplet udbedringshistorik med markering af gentagne fejl og eksport med et enkelt klik til rapportering.

Teams, der kombinerer de to områder, mærker effekten på koordineringstiden. BOOK-IT Apartments styrer housekeeping og vedligeholdelse for over 200 ferielejligheder uden en døgnåben reception fra én platform, og deres housekeeping-teamleder skar omkring 30 % af tiden brugt på kommunikation. Íslandshótel erstattede Trello til vedligeholdelse og sparede 22.000 timer på tværs af 18 hoteller på et enkelt år.

Sådan udruller du det på to uger

1. Uge 1: Bliv enige om ti problemkategorier, hvem der ejer hver kategori, og hvilke fejl der tæller som akutte. Indlæs dine værelser fra PMS'et.

2. Uge 1: Opret de fem vigtigste forebyggende opgaver, såsom kontrol af vandtemperatur og HVAC-filtre.

3. Uge 2: Oplær housekeeping først, da de rapporterer de fleste fejl. Fem minutter til hver er som regel nok.

4. Uge 2: Luk den gamle kanal. Hvis radioen eller WhatsApp-gruppen forbliver åben, vil rapporteringerne fortsætte der.

5. Efter en måned: Gennemgå værelseshistorikken for gentagne fejl og den gennemsnitlige tid fra rapportering til udbedring.

Hvor denne guide ikke gælder

Sweeply sælger vedligeholdelsessoftware, så læs produktsektionen som et synspunkt med en part i sagen. Store resorts med teknikrum, energimåling eller større anlægsprojekter kan have brug for et komplet CMMS- eller facility management-system sideløbende med et hoteldriftsværktøj; Sweeply håndterer den daglige vedligeholdelse og forebyggende opgaver, ikke indkøb, kontrakter eller energimåling. Lovkrav varierer fra land til land, så betragt legionella-tallene som det britiske eksempel, de er, og bekræft dine forpligtelser lokalt.

Tal med vores salgsteam

Book en samtale med vores salgsteam for at drøfte dit hotel, dit PMS og de moduler, du har brug for, og få en pris for din løsning.