Så lät Sand Hotel gästerna välja, och 82 % avstod från städning under vistelsen

Om Sand Hotel och Keahotels

Keahotels driver 10 tre- och fyrstjärniga hotell med mer än 800 rum i tre regioner på Island: sex i Reykjavík och fyra på södra och norra Island, från Hotel Katla nära Vík till Hotel Kea i Akureyri, där kedjan började.

Sand Hotel är ett av kedjans fyrstjärniga stadshotell, med 78 rum i åtta kategorier, från standardrum till en stor svit. Sævar Snorrason är General Manager och har arbetat på Keahotels sedan 2021.

De flesta gäster är fritidsresenärer, och för många är Island en resa man gör en gång i livet. Det innebär höga förväntningar, med några av Europas högsta driftskostnader.

Utmaningen: att arbeta i blindo

Arbetskostnaderna på Island stiger i hela ekonomin, så alla leveranskostnader stiger med dem. Högre priser innebär högre förväntningar från gästerna. Sævar kallade det ”en mycket tunn linje”: att hålla teamen slimmade och samtidigt upprätthålla varje standard.

Med Sævars ord byggde det gamla arbetssättet på ”utskrivna listor och ständiga meddelanden”. Varje dag började med att nattreceptionisten skrev ut uppgiftslistor till städavdelningen. Städarna bar med sig papperet och uppdaterade det för hand. Rummen släpptes till receptionen ett meddelande i taget, via en chattapp liknande WhatsApp.

• Receptionen arbetade i blindo. Personalen fick hela tiden fråga om rummen var klara, och gästerna fick vänta.

• Städarna tappade tempot. Varje meddelande innebar att de fick avbryta arbetet i ett rum för att ta hand om ett annat.

• Cheferna saknade data. Det fanns inget tillförlitligt sätt att mäta framsteg eller prestationer, så varje förändring var ett experiment. ”I slutändan är det bara gissningar.”

Lösningen: Sweeply ovanpå hotellets PMS

Sweeply synkas med Keahotels PMS, så avresor och rumsstatusar flödar in automatiskt. Varje morgon fördelas dagens rum till städarna på passet.

1. Städarna ser i mobilen så fort ett rum checkar ut, så de går direkt dit i stället för att vänta eller jaga information.

2. De trycker på start när de går in i ett rum och på stopp när de är klara. Receptionen ser i realtid vem som är i vilket rum.

3. En avslutande checklista täcker det som måste dubbelkollas innan ett rum går vidare.

4. Rummet går till inspektion, och en arbetsledare släpper det som städat. Varje uppdatering synkas tillbaka till hotellets PMS.

Eftersom varje städning tidsmäts har Sævar tagit fram en tidsnorm för var och en av de åtta rumstyperna. Han använder den för att fördela arbetsbördan jämnt och se vart tiden tar vägen.

Utbildningen var enkel. Han beskriver appen som användarvänlig och i stort sett självförklarande för städarna.

Ett nytt sätt att se på städning under vistelsen

Att digitalisera det gamla arbetssättet var steg ett. Den större vinsten kom av att fråga gästerna vad de vill ha.

Det första steget var Sweeplys opt-in-städning. Receptionen frågade varje gäst vid incheckningen hur ofta de ville få rummet städat, och Sweeply gjorde om svaren till dagens uppgifter. Det tog Sand Hotel till mellan 36 och 46 % kvarboendenätter utan service.

Men vid incheckningen ”vill gästerna bara få det överstökat”, så många funderade aldrig riktigt på frågan.

Före sommaren 2026 lade Sand Hotel till Sweeply Guest Connect. Frågan flyttade från incheckningen till gästernas mobiler, där de bestämmer i lugn och ro. Gästerna kan ange sina önskemål i mejlet före ankomst, upp till två dagar innan de anländer, eller från rummet och ändra sig under vistelsen, och varje val går direkt in i Sweeply som en städuppgift.

Med Guest Connect steg andelen utan service till ett sommargenomsnitt på 72 %, och 82 % i oktober.

Resultat

Den största vinsten är en bemanning som matchar den verkliga arbetsbördan. Städningarna som gästerna nu avstår från frigör 0,75 FTE vid full beläggning, och Sævar betonar att det handlar om balans: ”ingen är överbelastad”.

• Lugnare kommunikation. Chatten mellan städavdelningen och receptionen har minskat till en femtedel av den tidigare volymen. Det som är kvar är det som spelar roll, så mindre faller mellan stolarna.

• Färre misstag. Automatiska statusuppdateringar ersätter manuella frisläppningar, vilket tar bort en hel kategori av mänskliga fel.

• Beslut baserade på data. Tidsmätta städningar per rumstyp ersätter gissningar vid planering av arbetspass eller test av förändringar.

• Gästerna bestämmer. Gästerna får exakt den service de ber om, med mindre vatten, kemikalier och textilier som går åt till städningar som ingen ville ha.

Det bygger vidare på Keahotels tidigare resultat med Sweeply i hela kedjan: 179 sparade timmar under den första månaden av opt-in-piloten (fallstudie).

Vad händer härnäst

Sævars mål för receptionen är enkelt: mindre administration, mer service. När städningen sköter sig själv kan personalen ägna tiden åt att tipsa om utflykter och hjälpa gästerna att planera sina dagar.

Härnäst ställer han in Sweeplys återkommande uppgifter för förebyggande arbete. Varje rum får en påminnelse om att vända madrassen var tredje månad, vilket förlänger madrassens livslängd och minskar kostnaderna för att byta ut den.