Ett städsystem för lägenhetshotell planerar städningen kring ankomster, avresor och längre vistelser, skickar varje uppgift till rätt städare i mobilen och visar cheferna status för varje enhet i alla byggnader. Sweeply gör detta som ett driftlager ovanpå PMS:et, så att operatörer av lägenhetshotell utan reception som är öppen 24/7 kan sköta housekeeping från en enda uppgiftslista i realtid i stället för kalkylark och chattgrupper.

Den här guiden förklarar hur städning i lägenheter skiljer sig från städning på hotell, vad systemet måste klara och hur du väljer verktyg för en portfölj av serviced apartments, lägenhetshotell eller professionellt drivna semesterlägenheter. Sweeply säljer städsystem för hotell och lägenheter, så läs jämförelsen med det i åtanke.

Hur fungerar städplaneringen i lägenhetshotell jämfört med daglig hotellstädning?

På ett klassiskt hotell får de flesta belagda rum service varje dag, och avresestädningen är en uppgift bland många. I lägenhetshotell är det tvärtom. Gästerna stannar längre, lagar sin egen mat och vill ofta ha sitt privatliv i fred, så storstädningen sker vid avresa och städning under vistelsen följer ett fast intervall, till exempel varje vecka, eller sker på begäran.

Det förändrar planeringen. De intensiva dagarna är bytesdagarna, när flera avresor och ankomster infaller i olika byggnader samtidigt. På lugna dagar sköter teamet intervallstädningar, sängklädesbyten, påfyllning och mindre reparationer. En plan byggd för en daglig hotellrunda passar inte, och därför finns en separat guide om städning på en lång hotellvistelse ur gästens perspektiv.

Varför slutar kalkylark och chattgrupper att fungera för städningen i lägenhetshotell?

Många lägenhetsoperatörer börjar med en plan i Excel och en WhatsApp-grupp. Det fungerar så länge en person kan varje enhet utantill. Det fallerar när portföljen växer, eftersom planen kopieras för hand från PMS:et, ändringar under dagen läggs ut i en chatt och ingen kan se med en blick vilken lägenhet som är redo för nästa gäst.

Glück Auf Appartements är ett bra exempel. Företaget driver 125 enheter med serviced apartments fördelade på 11 anläggningar i 5 städer i Ruhrgebiet och Köln. Det ersatte en lösning med Excelark och WhatsApp-grupper med Sweeply som sitt huvudsakliga verktyg för uppgiftshantering, kopplat till PMS:et Apaleo, så att driften kunde växa i takt med verksamheten. Läs kundcaset om Glück Auf.

Vad ska ett städsystem för lägenhetshotell klara?

Titta efter de här funktionerna innan du jämför leverantörer:

• Uppgifter som skapas från PMS:et. Avresor, ankomster, vistelsens längd och rumsbyten ska skapa rätt städningar automatiskt, så att ingen behöver skriva in planen på nytt varje morgon.

• Städning under vistelsen med intervall och på begäran. Regler som en städning i veckan, sängklädesbyte efter ett visst antal nätter eller städning bara när gästen ber om det.

• Flera byggnader i en vy. Cheferna behöver se status för varje enhet på varje anläggning, filtrerat per byggnad, stad eller team.

• Blandade enhetstyper. Studios, större lägenheter, trapphus och tvättstugor behöver olika checklistor och tidsuppskattningar.

• Tilldelning per område. Städarna rör sig mellan byggnader, så uppgifterna ska grupperas efter plats i stället för att spridas ut över hela staden.

• Felanmälan med foton. En trasig diskmaskin som upptäcks vid en avresestädning ska nå teknikern direkt, inte vänta på ett telefonsamtal.

• Gästens önskemål. Gäster på långvistelse ska kunna välja eller avstå städning utan att behöva ringa någon.

• De språk ditt team talar. Städteam i lägenhetshotell är ofta flerspråkiga och delvis inhyrda, så appen och anteckningarna i den ska visas på varje persons eget språk. Sweeply fungerar på 30+ språk och översätter både gränssnittet och texten som personalen skriver.

Vilket städsystem fungerar för semesterlägenheter som drivs som ett företag?

Verktyg byggda för privata värdar fokuserar på kalendrar från bokningsplattformar och på att hitta frilansande städare för enskilda annonser. Hotellverktyg fokuserar på en byggnad med reception. Operatörer av serviced apartments och lägenhetshotell hamnar oftast mittemellan: de har egna eller anlitade städteam, använder ett professionellt PMS och behöver samma tillförlitlighet som ett hotell, men utan bemannad reception.

För den gruppen är de avgörande frågorna om verktyget integreras med ditt PMS, om det klarar flera byggnader och om städning och underhåll delar ett och samma system. Sweeply kopplas till 20+ PMS-system, som listas på integrationssidan, bland annat Apaleo, som många lägenhetsoperatörer i Tyskland, Österrike och Schweiz använder.

Hur sköter lägenhetshotell städningen utan reception?

Utan reception tar systemet över den samordning som en receptionist annars skulle göra. PMS:et talar om för systemet vem som checkar ut och vem som anländer. Systemet gör om det till uppgifter, tilldelar dem och visar teamledaren vilka lägenheter som är städade, kontrollerade eller spärrade för en reparation.

BOOK-IT Apartments i Erlangen driver fler än 200 serviced apartments på flera anläggningar. Deras modell, med längre vistelser, glesare service och ingen reception öppen 24/7, kräver att städning och underhåll fungerar på egen hand. Sweeply ersatte ett splittrat programvarulandskap med en central plattform på Apaleo och minskade samordningstiden för städavdelningens teamledare med cirka 30 %. Läs kundcaset om BOOK-IT.

Hur kombinerar du städning och underhåll i lägenheter?

Lägenheter har mer utrustning per enhet än ett hotellrum: en spis, ett kylskåp, en diskmaskin och ibland en tvättmaskin. Städarna ser felen först, så den enklaste vinsten är att låta dem anmäla ett fel med ett foto i samma app som de använder för städningen. Lägenheten kan sedan markeras som spärrad tills reparationen är klar, och nästa städning väntar på teknikern.

Sweeplys underhållssystem fungerar sida vid sida med städningen i samma system, så båda teamen ser samma status för varje enhet. För hela processen, läs guiden om samordning mellan städning och underhåll.

Hur ska du jämföra städsystem för lägenheter?

Sweeply prissätts per säljbart rum eller enhet per månad och modul, och ytor som inte säljs, till exempel korridorer och tvättstugor, är gratis. Det finns inga publika priser, eftersom totalkostnaden beror på antalet enheter och moduler.

Hur väljer gäster sin egen städning i lägenheter?

Gäster på långvistelse vill ofta själva bestämma när någon går in i deras lägenhet. Med Guest Connect kan gästerna själva välja eller avstå städning, och valet blir en del av städplanen. Hotell som arbetar på det här sättet har sett att många avstår: på Íslandshótel valde cirka 70 % av gästerna bort daglig städning. För mer bakgrund, läs vad städning på begäran innebär.

När den här guiden inte gäller

• Privata värdar med ett eller två fritidshus och inget eget team behöver oftast en enkel städkalender snarare än ett driftsystem.

• Operatörer som lägger ut städningen helt, där entreprenören använder sitt eget system, behöver kanske bara statusuppdateringar från entreprenören.

• Mycket små portföljer under 25 enheter som inte ingår i en grupp klarar sig ofta bra med städvyn i sitt PMS.

Prata med vårt säljteam

Om du driver serviced apartments eller ett lägenhetshotell och vill se hur städning och underhåll fungerar i alla dina byggnader i ett och samma system, Boka ett samtal med vårt säljteam.