Opt-in-städning är en servicemodell där ett gästrum städas under vistelsen endast när gästen ber om det. Förberedelser inför ankomst och avresestädningar förblir precis som vanligt. Det som förändras är städningen under själva vistelsen, och därmed den dagliga arbetsbelastningen för städteamet.

Hotell inför detta av tre skäl som förstärker varandra. Gäster vill ha kontroll över vem som går in i deras rum och när. Kostnader för linne, vatten och kemikalier minskar för varje städning som hoppas över. Och en avdelning där det är svårt att hitta personal får en lättare och mer förutsägbar arbetsdag.

Vad är opt-in-städning?

I en opt-in-modell sker ingen städning under vistelsen såvida inte gästen begär det. Gästen gör det valet vid bokning, vid incheckning eller under vistelsen, och valet blir en uppgift för städteamet snarare än en rad på ett fast schema.

Sweeply stöder detta genom Guest Connect. Gästens beslut kommer in på samma tavla som städteamet redan arbetar utifrån, komplett med rum, önskat tidsintervall och eventuella anteckningar, så att ingen behöver skriva in det manuellt i ett kalkylblad eller vidarebefordra det via komradio.

Den praktiska effekten blir en förflyttning från schemastyrd till efterfrågestyrd städning. En arbetsledare slutar planera för varje upptaget rum och börjar istället planera för ankomster, avresor och de förfrågningar som faktiskt har kommit in.

Hur skiljer sig opt-in-städning från opt-out-städning?

Båda modellerna ger gästen ett val. Skillnaden ligger i vad som händer när gästen inte säger något, och det standardvalet avgör merparten av din arbetsbelastning.

Opt-out är en mjukare förändring som gästerna är mer vana vid, vilket är anledningen till att de flesta gröna initiativ börjar där. Opt-in ger en större verksamhetsmässig förändring, eftersom standardvalet i sig bär beslutet. Vår fördjupande artikel om att införa gröna städval utan att minska personalens timmar belyser hur varje modell påverkar städpersonalens arbetstid och hur man kan skydda den.

Varför väljer hotell opt-in-städning?

För att siffrorna håller, och för att gästerna nappar på erbjudandet i en utsträckning som de flesta hotellägare underskattar.

Hos Íslandshótel, med 18 anläggningar på Island, valde 70 % av gästerna bort daglig städning och koncernen registrerar 22 000 sparade timmar per år. Hos Keahotels minskade förfrågningarna om daglig städning med 71 % och 179 timmar sparades under en enda månad. Hos The Views Hotels på Madeira, med 750 rum i hela koncernen, minskade städaktiviteterna med 60 % och hotellen sparade 5 370 euro i månaden.

Tre saker följer av siffror i den skalan.

Miljöbelastningen minskar i takt med arbetet. En överhoppad städning innebär tvätt som inte behöver tvättas, vatten som inte behöver värmas, kemikalier som inte används och en dammsugare som inte körs. Det är en av få hållbarhetsåtgärder som kostar mindre istället för mer.

Hotellen får tid tillbaka. Sparade timmar är inte automatiskt besparingar. De utgör kapacitet, och vad du gör med dem är ett ledningsbeslut: mer noggranna avresestädningar, eftersatt arbete i allmänna utrymmen, fler kvalitetskontroller eller färre pass med inhyrd personal under högsäsong.

Pressen på en svårrekryterad avdelning minskar. American Hotel & Lodging Association har rapporterat att 72 % av hotellen fortfarande kämpade med personalbrist. Att minska antalet rum som måste städas varje enskild dag är ett av få verktyg som faktiskt krymper problemet snarare än att tvinga ett underbemannat team att arbeta snabbare.

Gästerna får också en verklig fördel. De styr över sitt eget schema, slipper vänta i lobbyn på att en städvagn ska lämna korridoren, och avskildhet blir standard snarare än något man måste be om.

Hur introducerar man opt-in-städning?

Behandla det som ett verksamhetsprojekt, inte bara ett budskap på en dörrhängare. Denna process fungerar både för en enskild anläggning och för en hel koncern.

1. Bestäm modell och minimiservice. Ansvarig: hotelldirektör tillsammans med husfrun/städchefen. Tidsåtgång: 1 vecka. Bestäm opt-in eller opt-out, om en belöning ska kopplas till valet och vilken service som garanteras oavsett, exempelvis en fullständig städning var tredje natt vid längre vistelser.

2. Fastställ nyckeltalen du ska följa. Ansvarig: driftschef. Tidsåtgång: 2 dagar. Andel som väljer bort/till, städningar per upptaget rum, minuter per avresestädning och kontrakterade timmar per städare. Mät ett utgångsläge före lansering, annars kan du inte bevisa något resultat i efterhand.

3. Koppla gästens val till uppgiftslistan. Ansvarig: systemansvarig. Tidsåtgång: 1 dag. Sweeply driftsätts inom 24 timmar på ett PMS som stöds och ansluter till över 20 PMS-plattformar, så gästens svar når städavdelningen som en uppgift utan manuell hantering.

4. Utbilda teamet i undantagen. Ansvarig: husfru/städchef. Tidsåtgång: 1–2 dagar. Det mesta av utbildningstiden ägnas åt vad som sker när en gäst ändrar sig, hur man hanterar ett rum där städningen hoppats över flera nätter i rad och hur eskalering ska gå till. Vår guide till förändringsledning inom hotellbranschen täcker kommunikationsdelen.

5. Omvärdera tidsåtgången för avresestädning. Ansvarig: husfru/städchef. Tidsåtgång: från vecka 1, därefter löpande. Rum som lämnats ostädade i flera nätter tar längre tid att återställa. Justera för dessa minuter innan antalet opt-in-val stiger, inte efter att teamet har legat efter i schemat under två veckor.

6. Utvärdera efter 30 och 90 dagar. Ansvarig: hotelldirektör. Tidsåtgång: en halv dag vardera. Jämför mot utgångsläget och justera den garanterade miniminivån om gästfeedback visar att standarden har satts för lågt.

När opt-in-städning är fel val

Det är inte rätt standardval överallt, och att låtsas som det är anledningen till att satsningar avbryts efter ett halvår.

Anläggningar med en genomsnittlig vistelse på en eller två nätter har väldigt lite att vinna, eftersom det knappt finns några städningar under vistelsen att hoppa över. Lyx- och resorthotell som säljer daglig städning och service som en del av själva produkten riskerar att skada just den produkten genom att ta bort den, även om kvällsbäddning och handduksbyten fortfarande kan göras valfria. Anläggningar som verkar under reglerade hygien- eller spastandarder kan ha inspektionsintervall som modellen måste respektera.

Det finns också en personalmässig konsekvens som förtjänar mer uppmärksamhet än den vanligtvis får. Om efterfrågan på daglig städning minskar och inget annat ändras, minskar också arbetstimmarna för personerna som utför arbetet. Det är ett ledningsbeslut, inte ett resultat av mjukvaran, och inget verktyg kan fatta det beslutet åt dig.

Slutligen är Sweeply ett operativt lager ovanpå ditt PMS, inte ett PMS i sig och inte en bokningsmotor. Om du vill att städvalet ska visas i själva bokningsflödet hör den delen hemma i ditt PMS eller hos din bokningsleverantör.

Prata med vårt säljteam

Boka ett samtal med vårt säljteam för att gå igenom din anläggning, ditt PMS och vilka moduler du behöver, samt få en prisuppgift för din verksamhet. Sweeply prissätts per säljbart rum, per månad, per modul. Utrymmen som inte säljs är kostnadsfria.