En PMS-integration för hotellstädning ska synka rumsstatus åt båda hållen, samt ankomster, avresor, kvarboende gäster, antal gäster och bokningsanteckningar, i takt med att de ändras under dagen. Sweeply är programvara för hotellstädning och hotelldrift som ligger ovanpå ditt PMS via tvåvägsintegrationer med 20+ PMS-plattformar, så att receptionen och städavdelningen alltid arbetar utifrån samma rumsstatus.

Den här guiden listar vilken data som spelar roll, visar hur du skiljer en tvåvägsintegration i realtid från en nattlig export och ger dig frågorna du bör ställa till en leverantör innan du skriver på. Upplysning: Sweeply säljer programvara för städning och underhåll som integreras med PMS-plattformar, så läs guiden med det i åtanke.

Vilka PMS-integrationer behöver ett hotell för städningen?

Börja med en enda koppling: PMS:et till ditt städverktyg. PMS:et vet vem som anländer, vem som checkar ut och vem som bor kvar, och städavdelningen vet vilka rum som är städade, vilka som är inspekterade och vilka som har ett problem. Om de två uppgifterna finns i separata system måste någon föra dem vidare via telefon, radio eller papper, och det är där rum säljs ostädade eller står städade utan att frisläppas.

När den kopplingen fungerar följer oftast två till. Gästförfrågningar från en gästapp eller ett meddelandeverktyg ska komma in som uppgifter till rätt team, vilket är vad Guest Connect gör. Reparationer ska spärra och frisläppa rum i PMS:et när en tekniker avslutar ett jobb, vilket är uppgiften för underhållssystem för hotell. Alla tre bygger på samma grund: en pålitlig PMS-integration som håller rumsstatusen korrekt överallt.

Om du inte är säker på vad ditt nuvarande PMS stöder listar Sweeplys integrationssida alla PMS vi kopplar till, och vår guide om fördelarna med att integrera PMS och uppgiftshantering går igenom affärsnyttan mer i detalj.

Vilken data ska synkas mellan PMS:et och städavdelningen?

Inte alla fält i PMS:et är användbara för en hotellstädare. Tabellen nedan listar den data som påverkar hur städavdelningen planerar dagen, åt vilket håll den ska flöda och varför den spelar roll.

Om koderna i ditt PMS och ditt städverktyg inte stämmer överens måste integrationen översätta dem. Vår guide till rumsstatuskoder på hotell förklarar vad VD, VC, OOO och OOS betyder och varför mappningen spelar roll.

Vad är skillnaden mellan envägs- och tvåvägsintegration?

En envägsintegration läser bara från PMS:et. Städavdelningen ser dagens ankomster och avresor, men när en städare är klar med ett rum måste någon i receptionen fortfarande uppdatera PMS:et manuellt. Det glappet är litet en lugn dag och dyrt en hektisk dag, eftersom varje städat rum som inte frisläpps är en gäst som väntar i lobbyn.

En tvåvägsintegration skriver också tillbaka. När ett rum markeras som städat eller inspekterat i städappen uppdateras PMS:et automatiskt, och receptionen kan checka in gästen utan att ringa någon. Ändringar som görs i PMS:et, till exempel ett rumsbyte eller en sen utcheckning, flödar åt andra hållet in i städplanen.

Tecken på att en integration inte är en riktig tvåvägsintegration:

• Städstatusen i PMS:et ändras först när en arbetsledare uppdaterar den vid en dator.

• Dagsplanen bygger på en rapport som exporteras på morgonen och ändras inte efter det.

• Rumsbyten och sena utcheckningar når städavdelningen via telefon eller radio.

• Rum som är ur funktion måste spärras på två ställen.

Hur snabbt ska rumsstatusen uppdateras?

Så snabbt att ingen behöver ringa. I praktiken betyder det att ändringen som görs i en städares telefon syns i PMS:et medan gästen fortfarande står vid disken, och att ett rumsbyte som receptionen gör syns i städplanen innan städaren når fel dörr.

Fråga leverantören hur uppdateringarna förs över för just ditt PMS. Vissa PMS-plattformar skickar ändringar i samma ögonblick som de sker, medan andra kontrolleras med ett visst intervall, och svaret kan skilja sig mellan två hotell som använder samma städverktyg. Om uppdateringen bygger på en schemalagd synkning, fråga hur ofta den körs och vad som händer om den misslyckas.

Hur fungerar det på ett riktigt hotell?

The Views Hotels har 750 rum fördelade på tre hotell på Madeira och hade arbetat med Host PMS i mer än tio år. Innan Sweeply hanterades städscheman, underhållsförfrågningar och uppdateringar om vilka rum som var klara på papper eller via telefon. Med Host PMS-integrationen hämtar Sweeply rumsstatus och städscheman från Host i realtid och skickar tillbaka uppdateringar, vilket startar städuppgifter och omställning av rum utan manuell uppföljning.

Efter en månad slutade hotellet helt att använda papper. Gruppen rapporterar 60% färre städaktiviteter och uppskattade besparingar på 5 370 EUR i månaden på The Views Oasis, delvis för att gäster kan välja bort daglig städning och det valet automatiskt når städavdelningen. Du kan läsa hela berättelsen i fallstudien om The Views Hotels.

Bokningsanteckningar är det andra fältet som är värt att automatisera. På THE FLAG Zurich, som använder Apaleo, läser Sweeplys AI-agent Tracey anteckningar från PMS:et och skickar dem som uppgifter till rätt team, med 99,7% träffsäkerhet och mer än 8 timmar sparade i veckan. Se hur THE FLAG Zurich använder den och översikten över AI-agenter.

Vilka frågor ska du ställa till en leverantör om PMS-integration?

En logotyp på en integrationssida visar att en koppling finns, inte vad den gör. De här frågorna visar om den kommer att fungera för ditt hotell:

1. Är integrationen med vårt PMS en tvåvägsintegration, och vilka fält skriver den tillbaka?

2. Hur snabbt syns ändringar i rumsstatus i respektive system, och gäller det också för vårt PMS?

3. Läser den gästernas val av städning under vistelsen, till exempel gäster som har valt bort daglig städning?

4. Läser den bokningsanteckningar, antal gäster, extrasängar och VIP-markeringar?

5. Hur hanteras rumsbyten, sena utcheckningar och bokningar samma dag under arbetspasset?

6. Kan rum som är ur funktion spärras och frisläppas från städ- eller underhållsappen?

7. Vem sätter upp kopplingen, vem ger support på den och hur lång tid tar det för en anläggning som vår?

Om du planerar själva projektet går vår integrationsplan på 30 dagar igenom stegen från första samtalet till driftstart.

Vad går fel med PMS-integrationer för städning?

De flesta problem är inte tekniska fel. De kommer från antaganden som ingen kontrollerade före driftstart:

• Statusen stämmer inte överens. PMS:et har ingen status för inspekterat, så ett rum som markerats som städat frisläpps innan en arbetsledare har kontrollerat det. Kom överens om vilken status som frisläpper ett rum.

• Val av service som ligger kvar i anteckningar. Om gäster väljer bort daglig städning via en fritextanteckning kanske integrationen inte läser den. Använd ett särskilt fält eller en särskild tjänst där PMS:et tillåter det.

• Två ställen att spärra ett rum på. Om underhåll spärrar rum i ett system och receptionen i ett annat glider rumsinventariet isär. Välj en källa och låt integrationen föra över ändringen.

• Hotellgrupper med flera PMS-plattformar. En hotellgrupp med olika PMS-plattformar per anläggning behöver testa varje koppling för sig, inte bara den på huvudkontoret.

När den här guiden inte gäller

Mycket små anläggningar där en person sköter både receptionen och städningen har kanske liten nytta av ett separat städverktyg, eftersom statusen redan finns i ett och samma huvud. Detsamma gäller om ditt PMS saknar ett öppet gränssnitt eller körs på en lokal server utan en koppling som stöds: kontrollera integrationslistan först, eftersom inget städverktyg kan synka data som PMS:et inte delar. Semesterlägenheter som städas av en extern entreprenör som aldrig loggar in i hotellets system ligger också utanför den här guiden, eftersom integrationen slutar där ditt team slutar använda appen.

För hotell med en egen städavdelning visar sidan om programvara för hotellstädning hur Sweeply bygger dagsplanen utifrån data från PMS:et.

Prata med vårt säljteam

Om du vill se vilken data ditt PMS kan synka med Sweeply och hur rumsstatus skulle flöda mellan din reception och din städavdelning, boka ett samtal med vårt säljteam.