Felanmälan för hotellunderhåll fungerar när alla som upptäcker ett problem kan registrera det från telefonen på under en minut, med ett foto och rummet bifogade, och anmälan går direkt till den tekniker som ansvarar för den. Sweeply gör detta i sitt underhållssystem för hotell, så att housekeeping, reception och underhåll arbetar från samma lista i stället för med radioanrop, papperslappar och WhatsApp-grupper.

Den här guiden förklarar vad en bra felanmälan innehåller, hur du fördelar och prioriterar den, hur du kopplar den till rumsstatus och vilka siffror som visar om processen fungerar. Upplysning: Sweeply säljer programvara för hotelldrift, inklusive en underhållsmodul, så läs råden med det i åtanke.

Vad är felanmälan för underhåll på ett hotell?

Felanmälan är steget mellan att någon upptäcker ett problem och att en tekniker påbörjar reparationen. En städare ser en droppande kran, en gäst berättar för receptionen att luftkonditioneringen låter, en nattportier upptäcker att en lampa i korridoren är trasig. Var och en av de iakttagelserna behöver bli ett jobb med en ansvarig, en plats och en prioritet.

På många hotell bygger det steget fortfarande på minnet. En städare nämner kranen i slutet av passet, receptionen skriver ner bullerklagomålet i en loggbok och teknikern hör talas om lampan över radion medan han eller hon lagar något annat. Fel anmäls två gånger eller inte alls, och ingen kan i efterhand säga hur lång tid en reparation tog. Vår artikel om samordning mellan städning och underhåll tar upp den bredare överlämningen mellan de två teamen; den här fokuserar på själva anmälan.

Vad ska en bra felanmälan innehålla?

En anmälan är bara användbar om teknikern kan agera på den utan att ringa personen som skrev den. De här fälten täcker nästan alla fall:

Håll formuläret kort. Om det tar längre tid att registrera ett fel än att gå till underhållskontoret går personalen tillbaka till radion. De flesta fälten kan fyllas i automatiskt: rummet utifrån var medarbetaren arbetar, tid och anmälare från inloggningen och kategorin från en kort lista.

Kan städare anmäla fel från telefonen?

Ja, och det bör de göra, eftersom städarna ser mer av byggnaden än någon annan. De går in i varje belagt och utcheckat rum varje dag, så de är oftast först med att upptäcka en trasig lampa, ett löst duschmunstycke eller en fläck på mattan.

I Sweeply registrerar personalen ärenden från valfri telefon i samma stund som de upptäcker dem, med foto och plats bifogade, och anmälan skickas direkt till rätt tekniker. Gränssnittet och text som personalen skriver översätts till 30+ språk, så en städare kan skriva på polska eller tagalog medan teknikern läser det på tyska. På Lifestyle Hotel Vitar anmäler städarna fel med ett foto och hela teamet arbetar från en gemensam uppgiftsöversikt tillsammans med Rentlio PMS.

Hur organiserar hotell i Tyskland, Österrike och Schweiz sina underhållsanmälningar?

Hotell i DACH-regionen har ofta små tekniska team som täcker flera byggnader eller en blandning av hotellrum och serviced apartments, med personal som talar många olika språk. Det gör en tydlig anmälningskanal viktigare, inte mindre viktig: en tekniker kan inte svara i telefon, på radion och i tre chattgrupper samtidigt som han eller hon lagar en varmvattenberedare.

Mönstret som fungerar är enkelt. Varje avdelning anmäler till samma lista, varje anmälan har ett foto och ett rum, och teknikern ser en enda kö sorterad efter prioritet. Hotell som använder Apaleo eller Mews kan koppla listan till sitt PMS så att rumsstatus uppdateras åt båda hållen (se Apaleo-integrationen). THE FLAG Zurich, som använder Apaleo, använder Sweeply för att göra gästers synpunkter och klagomål till uppgifter och har minskat de klagomålsrelaterade uppgifterna med 80%.

Hur ska du prioritera och fördela felanmälningar?

Fördelningen avgör vem som får jobbet; prioriteten avgör när. Kom överens om båda i förväg så att ingen behöver bedöma varje anmälan från början.

Sätt dina egna tidsmål; tabellen visar en utgångspunkt, inte en standard. Fördela först efter kategori (VVS, el, möbler, IT) och sedan efter byggnad eller våning om du har fler än en tekniker. Externa entreprenörer ska få samma anmälan med foto, inte en omskriven sammanfattning.

Hur hänger felanmälningar ihop med rumsstatus?

Varje fel besvarar en fråga för receptionen: kan rummet fortfarande säljas? Om svaret är nej ska anmälan ändra rumsstatusen samtidigt. Vår guide till rumsstatuskoder på hotell förklarar skillnaden mellan out of order, som tar bort ett rum ur lagret, och out of service, som behåller det säljbart men flaggar det.

• Markera rummet som out of order när felet gör det oanvändbart, till exempel inget vatten eller ett trasigt fönster.

• Markera det som out of service när det kan säljas men snart behöver åtgärdas, till exempel en fläck eller en låda som kärvar.

• Ange ett beräknat återlämningsdatum, så att revenue och reception kan planera efter det.

• Släpp rummet först när teknikern har stängt jobbet och, helst, housekeeping har inspekterat det.

Sweeply Maintenance är byggt för hotell som hanterar out of order-rum vid sidan av den dagliga städningen, så att en avslutad reparation syns för städaren och receptionen utan ett telefonsamtal.

Vilka siffror visar att felanmälan fungerar?

När varje fel registreras på ett ställe kan du mäta processen i stället för att gissa. Fyra siffror räcker för att börja:

1. Svarstid: minuter från anmälan till att en tekniker accepterar jobbet.

2. Åtgärdstid: timmar från anmälan till att jobbet stängs, uppdelat efter prioritet.

3. Återkommande fel: samma fel i samma rum eller på samma utrustning mer än en gång i månaden, vilket pekar på en orsak snarare än ett symtom.

4. Out of order-nätter: rumsnätter som förloras på grund av fel, vilket sätter en kostnad på långsamma reparationer.

Sweeply visar svars- och åtgärdstider och flaggar återkommande fel, så att underhållsansvarig kan flytta upprepade problem till planen för förebyggande underhåll. Volkshotel i Amsterdam, med 196 rum på Mews, rapporterade effektivare processer och snabbare reparationer inom fyra månader efter att ha börjat använda Sweeply Maintenance.

Hur inför du en ny process för felanmälan?

1. Kom överens om kategorier och prioritetsnivåer med underhållsansvarig innan du väljer verktyg.

2. Välj en anmälningskanal och stäng av de andra, inklusive underhållets chattgrupp, efter en kort övergångsperiod.

3. Börja med housekeeping och reception, eftersom de anmäler flest fel, och lägg sedan till andra avdelningar.

4. Gå igenom svarstider och återkommande fel varje vecka under den första månaden och justera fördelningen.

Du kan börja innan ditt PMS är kopplat: Sweeply Maintenance fungerar fristående och kopplas till ditt PMS senare via någon av dess 20+ PMS-integrationer.

När den här guiden inte gäller

• Mycket små anläggningar där ägaren också är tekniker och ser varje fel personligen behöver kanske ingen formell anmälningsprocess.

• Hotell som behöver fullständig tillgångsförvaltning med reservdelslager och avskrivningar behöver dessutom ett särskilt system för tillgångs- eller anläggningsförvaltning.

• Lagstadgade besiktningar, till exempel av brandskydd eller dricksvatten, följer lokala regler och certifierade entreprenörer; en felanmälan ersätter dem inte.

Prata med vårt säljteam

Om du vill att varje fel på ditt hotell registreras med ett foto, skickas till rätt tekniker och följs upp tills det är åtgärdat, boka ett samtal med vårt säljteam.