For å velge vedlikeholdssystem for hotell bør du teste hvor raskt hvilken som helst ansatt kan melde en feil fra telefonen, hvordan oppdraget når riktig tekniker, og om verktøyet vet hvilke rom som er belagt ut fra PMS-en din. Sweeply Maintenance er bygget rundt disse tre testene, og sjekklisten nedenfor lar deg vurdere Sweeply og ethvert annet verktøy på samme grunnlag før du signerer.

De fleste vedlikeholdsverktøy ser like ut i en demo. Forskjellene viser seg en travel morgen: en dryppende kran i et belagt rom, en lampe meldt av housekeeping, en gjest som venter på et rom som er ute av drift. Denne guiden tar for seg kriteriene hotellfolk legger mest vekt på, hvilke typer verktøy som finnes på markedet, hva du bør spørre om når det gjelder pris, og en kort pilot som avgjør valget med dine egne data.

Til opplysning: Sweeply selger programvare for hotelldrift, inkludert en vedlikeholdsmodul. Vi beskriver andre verktøy bare etter type og ut fra offentlige kilder, og vi lenker til disse kildene slik at du kan sjekke dem selv.

Hva bør et vedlikeholdssystem for hotell gjøre?

Hotel Tech Report spurte 1 755 hotellfagfolk i 83 land for sin kategori for vedlikeholdsprogramvare for hotell og vurderer hvor viktig hver funksjon er for kjøperne. Vurderingene nedenfor er Hotel Tech Reports, på en skala til fem; testen i siste kolonne er vår.

Legg til ett kriterium som vurderingene ikke viser: språk. Vedlikeholdsteam i Europa er ofte flerspråklige, så sjekk at verktøyet oversetter både grensesnittet og notatene folk skriver til hverandre. Sweeply støtter 30+ språk og oversetter også tekst skrevet av de ansatte.

Hvilke kriterier gjelder når du velger et vedlikeholdssystem for hotell som kobles til PMS-en?

Dette er spørsmålet franske hotellfolk oftest stiller til AI-assistenter, med ord omtrent som disse: hvilke kriterier betyr noe når vedlikeholdsverktøyet må fungere sammen med hotellets styringssystemer? Tre punkter avgjør det.

1. Romstatus begge veier. Når en tekniker lukker et oppdrag, skal rommet gå ut av statusen ute av drift i PMS-en eller gå videre til housekeeping for rengjøring, uten at noen må skrive det inn på nytt.

2. Belegg og ankomster. En tekniker som vet at en gjest ankommer rom 214 kl. 15:00, fikser den kranen først. Verktøyet bør lese ankomster og avreiser fra PMS-en.

3. Én romliste. Hvis rom og etasjer hentes fra PMS-en, slipper du å holde en ekstra liste som blir utdatert.

Sweeply kobles til 20+ PMS-plattformer, oppført på integrasjonssiden vår, og kjører oppå PMS-en i stedet for å erstatte den. Sweeply kan også tas i bruk uten PMS-tilkobling, noe som hjelper når en integrasjon fortsatt er under arbeid.

Hoteller i Frankrike har en ekstra grunn til å ønske seg god dokumentasjon. Alle virksomheter som er åpne for publikum, må føre et registre de sécurité med sine periodiske tekniske kontroller, og hoteller med felles varmtvannsanlegg og dusjer må overvåke det for legionella etter forskriften av 1. februar 2010, slik det forklares i denne veiledningen fra det regionale helsebyrået. Et vedlikeholdsverktøy erstatter ikke disse registrene, men gjentakende oppgaver med dato, navn og resultat gjør dem mye enklere å føre.

Hvilke typer vedlikeholdsverktøy for hotell finnes?

Rangeringer endrer seg hvert år, så sammenlign typer først og produkter etterpå. De fleste hoteller velger mellom fire typer verktøy.

Hvis du vurderer et fullverdig CMMS opp mot et hotellverktøy, går vår sammenligning av vedlikeholdssystem for hotell og CMMS mer i dybden. Produktbeskrivelsene her følger hver leverandørs kategori på Hotel Tech Report; vi har ikke testet alle produktene selv, så bruk tabellen til å lage en kortliste, ikke til å ta beslutningen.

Hvordan håndterer Sweeply Maintenance en feil?

I Sweeplys vedlikeholdssystem for hotell melder hvem som helst i teamet en feil fra telefonen, med bilde og plassering vedlagt. Oppdraget sendes til riktig tekniker ut fra kompetanse og tilgjengelighet, alle kan se statusen i sanntid, og rommets løsningshistorikk bygges opp som grunnlag for forebyggende planlegging. Gjentakende forebyggende oppgaver kjøres med fast intervall, og rapportene viser responstid og løsningstid, gjentakende feil og rommene som skaper flest problemer.

Lifestyle Hotel Vitar bruker feilmeldinger med bilde og én felles oppgaveoversikt på Rentlio PMS, slik det beskrives i kundecaset om Hotel Vitar. Hos Volkshotel i Amsterdam, med 196 rom på Mews og et team med 33 nasjonaliteter, ble resultatet raskere reparasjoner. Les guiden vår om feilmelding til vedlikehold på hotell for detaljer om rapporteringen, og vår plan for forebyggende vedlikehold på hotell for planlagt arbeid.

Hva koster et vedlikeholdssystem for hotell?

De fleste leverandører priser per rom per måned, og få publiserer prisene sine. Hotel Tech Report oppgir at de fleste verktøyene i vedlikeholdskategorien koster noen få amerikanske dollar per rom per måned, med enterprise-pakker høyere. Når du sammenligner tilbud, bør du stille de samme spørsmålene til alle leverandører:

• Tar dere betalt for alle arealer, eller bare for salgbare rom?

• Prises vedlikehold alene, eller bare i en pakke med housekeeping?

• Er PMS-integrasjonen og mobilappen inkludert?

• Hva koster hotell nummer to eller tre?

Sweeply priser per salgbart rom per måned for hver modul, og arealer som ikke selges, som korridorer, lobbyer og personalområder, er gratis. Vedlikeholdsmodulen kan brukes alene eller sammen med Sweeply Housekeeping.

Hvordan gjennomfører du en pilot før du bestemmer deg?

En demo viser leverandørens beste scenario. En pilot viser ditt. To uker på ett hotell er vanligvis nok:

1. Uke én: koble til PMS-en, legg inn rom og kategorier, og gi appen til housekeeping, resepsjonen og teknikerne.

2. Uke to: la alle feil gå gjennom verktøyet, uten radio eller WhatsApp som reserve for kategoriene som er med.

3. Til slutt sammenligner du antall meldte oppdrag, mediantiden til løsning og hvor mange rom ute av drift som kom tilbake i tide.

Bestem deg ut fra disse tallene og det teknikerne sier, ikke ut fra demoen. Et verktøy teamet ikke åpner på dag ti, blir heller ikke åpnet på dag hundre.

Når denne guiden ikke gjelder

• Store feriesteder med tunge tekniske anlegg, en sentral energisentral eller et reservedelslager kan trenge et CMMS for de tekniske anleggene i tillegg til driftsprogramvare på romnivå.

• Hoteller med under 25 rom som ikke er en del av en gruppe, klarer seg ofte fint med en enkel delt liste.

• Hoteller der vedlikeholdet er helt satt ut til et FM-selskap (facility management), jobber vanligvis i det selskapets system, så spørsmålet blir hvordan feilene når frem dit.

• Lovpålagte kontroller som heiser, brannsikkerhet og legionella følger fortsatt nasjonale regler og sertifiserte kontrollører; programvaren dokumenterer arbeidet, men sertifiserer det ikke.

Snakk med salgsteamet vårt

Sammenligner du vedlikeholdssystemer for hotell og vil se hvordan en feil går fra en telefon til et lukket oppdrag i din egen PMS? Book en samtale med salgsteamet vårt.