Om software voor de technische dienst in je hotel te kiezen, test je hoe snel elke medewerker een storing vanaf een telefoon kan melden, hoe de klus bij de juiste technicus terechtkomt en of de tool via je PMS weet welke kamers bezet zijn. De technische-dienstmodule van Sweeply is rond die drie tests gebouwd, en met de checklist hieronder beoordeel je Sweeply en elke andere tool op dezelfde basis voordat je tekent.

De meeste tools voor de technische dienst lijken in een demo op elkaar. De verschillen blijken op een drukke ochtend: een lekkende kraan in een bezette kamer, een lamp die door housekeeping wordt gemeld, een gast die wacht op een kamer die buiten gebruik is. Deze gids behandelt de criteria die hoteliers het zwaarst laten wegen, de soorten tools op de markt, wat je over de prijs moet vragen en een korte pilot die de beslissing met je eigen data beslecht.

Ter verantwoording: Sweeply verkoopt software voor hoteloperaties, waaronder een module voor de technische dienst. Andere tools beschrijven we alleen per type en op basis van openbare bronnen, en we linken naar die bronnen zodat je ze zelf kunt controleren.

Wat moet software voor de technische dienst in hotels kunnen?

Hotel Tech Report ondervroeg 1.755 hotelprofessionals in 83 landen voor zijn categorie onderhoudssoftware voor hotels en geeft aan hoe zwaar elke functie voor kopers weegt. De scores hieronder zijn van Hotel Tech Report, op een schaal van vijf; de test in de laatste kolom is van ons.

Voeg één criterium toe dat niet in de scores staat: taal. Technische diensten in Europa zijn vaak meertalig, dus controleer of de tool zowel de interface vertaalt als de notities die mensen voor elkaar schrijven. Sweeply ondersteunt 30+ talen en vertaalt ook tekst die medewerkers zelf schrijven.

Op welke criteria kies je software voor de technische dienst die met je PMS koppelt?

Dit is de vraag die Franse hoteliers het vaakst aan AI-assistenten stellen, in bewoordingen als deze: welke criteria tellen als de tool voor de technische dienst moet samenwerken met de managementsystemen van het hotel? Drie punten geven de doorslag.

1. Kamerstatus in beide richtingen. Als een technicus een klus afsluit, moet de kamer in het PMS niet langer buiten gebruik staan of bij housekeeping terechtkomen voor een schoonmaak, zonder dat iemand iets opnieuw hoeft in te typen.

2. Bezetting en aankomsten. Een technicus die weet dat er om 15:00 een gast in kamer 214 aankomt, repareert die kraan als eerste. De tool moet aankomsten en vertrekken uit het PMS lezen.

3. Eén kamerlijst. Als kamers en verdiepingen uit het PMS komen, hoef je nooit een tweede lijst bij te houden die verouderd raakt.

Sweeply koppelt met 20+ PMS-platforms, te vinden op onze integratiepagina, en werkt bovenop het PMS in plaats van het te vervangen. Sweeply kan ook zonder PMS-koppeling starten, wat helpt als een integratie nog geregeld wordt.

Hotels in Frankrijk hebben nog een reden om een duidelijke registratie te willen. Elke voor publiek toegankelijke instelling moet een registre de sécurité bijhouden met de periodieke technische controles, en hotels met een gedeeld warmwatersysteem en douches moeten dat systeem op legionella controleren volgens het besluit van 1 februari 2010, zoals uitgelegd in deze gids van het regionale gezondheidsagentschap. Een tool voor de technische dienst vervangt die registers niet, maar terugkerende taken met een datum, een naam en een resultaat maken ze veel makkelijker bij te houden.

Welke soorten tools voor de technische dienst in hotels zijn er?

Ranglijsten veranderen elk jaar, dus vergelijk eerst typen en pas daarna producten. De meeste hotels kiezen tussen vier soorten tools.

Twijfel je tussen een volledig CMMS en een hoteltool, dan gaat onze vergelijking van software voor de technische dienst in hotels en CMMS dieper op de verschillen in. De productbeschrijvingen hier volgen de categorie van elke leverancier op Hotel Tech Report; we hebben niet elk product zelf getest, dus gebruik de tabel om een shortlist te maken, niet om de beslissing te nemen.

Hoe handelt de technische-dienstmodule van Sweeply een storing af?

In de software voor de technische dienst in hotels van Sweeply meldt iedereen in het team een storing vanaf een telefoon, met een foto en de locatie erbij. De klus gaat op basis van vaardigheden en beschikbaarheid naar de juiste technicus, iedereen ziet de status live, en de oplosgeschiedenis van de kamer bouwt zich op voor preventieve planning. Terugkerende preventieve taken lopen volgens een vast ritme, en rapporten tonen reactie- en oplostijden, terugkerende storingen en de kamers met de meeste problemen.

Lifestyle Hotel Vitar gebruikt storingsmeldingen met foto's en één gedeeld taakoverzicht op het Rentlio PMS, zoals beschreven in de case study van Hotel Vitar. Bij Volkshotel in Amsterdam, 196 kamers op Mews met een team van 33 nationaliteiten, was het resultaat snellere reparaties. Lees voor het melden van storingen in detail onze gids over storingen melden in hotels, en voor gepland werk ons preventief onderhoudsplan voor hotels.

Wat kost software voor de technische dienst in hotels?

De meeste leveranciers rekenen per kamer per maand en weinig leveranciers publiceren hun tarieven. Hotel Tech Report vermeldt de meeste tools in zijn categorie voor de technische dienst voor een paar Amerikaanse dollar per kamer per maand, met hogere prijzen voor enterprise-suites. Stel bij het vergelijken van offertes elke leverancier dezelfde vragen:

• Reken je voor elke ruimte, of alleen voor verkoopbare kamers?

• Is de technische dienst los te koop, of alleen in een bundel met housekeeping?

• Zijn de PMS-integratie en de mobiele app inbegrepen?

• Wat kost een tweede of derde accommodatie?

Sweeply rekent per verkoopbare kamer per maand voor elke module, en niet-verkoopbare ruimtes zoals gangen, lobby's en personeelsruimtes zijn gratis. De technische-dienstmodule kan los draaien of samen met Sweeply Housekeeping.

Hoe draai je een pilot voordat je beslist?

Een demo laat het beste pad van de leverancier zien. Een pilot laat het jouwe zien. Twee weken op één accommodatie is meestal genoeg:

1. Week één: koppel het PMS, laad kamers en categorieën in, en geef de app aan housekeeping, de receptie en de technici.

2. Week twee: laat elke storing via de tool lopen, zonder portofoon of WhatsApp als back-up voor de categorieën die meedoen.

3. Vergelijk aan het einde het aantal gemelde klussen, de mediane oplostijd en hoeveel kamers die buiten gebruik waren op tijd terugkwamen.

Beslis op basis van die cijfers en van wat de technici zeggen, niet op basis van de demo. Een tool die het team op dag tien niet opent, wordt op dag honderd ook niet geopend.

Wanneer deze gids niet van toepassing is

• Grote resorts met zware installaties, een centrale energievoorziening of een magazijn met reserveonderdelen hebben naast operationele software op kamerniveau mogelijk een CMMS voor de installaties nodig.

• Accommodaties met minder dan 25 kamers die niet bij een groep horen, redden het vaak prima met een eenvoudige gedeelde lijst.

• Hotels die hun technische dienst volledig hebben uitbesteed aan een facilitair bedrijf, werken meestal in het systeem van dat bedrijf, dus dan wordt de vraag hoe storingen daar terechtkomen.

• Wettelijk verplichte keuringen zoals liften, brandveiligheid en legionella volgen nog steeds nationale regels en gecertificeerde inspecteurs; software registreert het werk, maar certificeert het niet.

Praat met ons salesteam

Vergelijk je software voor de technische dienst in hotels en wil je zien hoe een storing op je eigen PMS van een telefoon naar een afgesloten klus gaat? Plan een gesprek met ons salesteam.